Gestion des dossiers du personnel : conservation, droit de consultation et délais de suppression

L'enjeu réel de la tenue des dossiers du personnel

Un dossier du personnel sert deux intérêts qui peuvent diverger. L'employeur en a besoin à des fins probatoires et pour remplir ses obligations légales, telles que la délivrance d'un certificat de travail. Les données des collaborateurs sont toutefois liées à une finalité précise et doivent être traitées avec ménagement.

Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) précise, pour les relations de travail de droit privé : dans toutes les phases, les employeurs traitent de nombreuses données personnelles, y compris des données particulièrement sensibles et des profils de salariés. Ils doivent ce faisant protéger et respecter la personnalité de leurs employés.

Le PFPDT aborde les différentes phases du rapport de travail et cite comme bases légales le Code des obligations (CO), la Loi sur le placement (LPA) et l'Ordonnance sur le placement (OPA).

La ligne directrice centrale figure à l'art. 328b CO : le dossier ne doit contenir que les données concernant l'aptitude au rapport de travail ou nécessaires à l'exécution du contrat de travail. Cette règle est soutenue par la Loi sur la protection des données (LPD), qui exige la proportionnalité ainsi que la bonne foi pour tout traitement (art. 6 al. 2 LPD).

Avant le classement, la question n'est donc pas de savoir si un document pourrait être utile, mais s'il est réellement nécessaire pour évaluer l'aptitude ou exécuter le contrat. C'est précisément là que le bât blesse dans la pratique : le Programme national de recherche PNR75 montre que ces prescriptions ne sont pas systématiquement respectées.

La pondération des règles de traitement des données les unes par rapport aux autres et l'examen des motifs de justification au cas par cas exigent une importante capacité de réflexion juridique. Les données de l'enquête suscitent des doutes quant à la mise en œuvre correcte du droit de la protection des données par les employeurs.

Ce qui appartient au dossier du personnel – et ce qui n'y a pas sa place

Le dossier du personnel désigne l'ensemble des documents concernant une personne, de son entrée à son départ. La vue d'ensemble « Obligations de conservation en Suisse pour les dossiers du personnel » de 360core y inclut : les coordonnées et l'adresse, les pièces de candidature (pièces d'identité, CV, références, formations, certificats, diplômes), les résultats d'éventuels tests lors de la procédure d'embauche, le contrat de travail avec ses annexes, les coordonnées bancaires et les données d'assurance.

Cette même vue d'ensemble mentionne également les fiches de salaire et le certificat de salaire, les indications sur les heures de travail, les arrêts maladie, les absences et les vacances, les formations continues et la planification de carrière, les informations sur les mesures disciplinaires telles que les avertissements et sanctions, la correspondance entre l'employeur et le salarié ainsi que les extraits de registres, tels que l'extrait du casier judiciaire ou du registre des poursuites.

La limite ne se trace pas selon l'utilité, mais selon l'art. 328b CO : ne doivent être inclus que les éléments concernant l'aptitude au rapport de travail ou nécessaires à l'exécution du contrat de travail. Les informations non professionnelles issues de la vie privée n'ont pas leur place dans un dossier destiné à servir de moyen de preuve à l'employeur.

Un second principe concerne la structure : les documents relatifs à une personne doivent être centralisés en un seul endroit. La directive administrative allemande sur la collecte de données du dossier du personnel et la tenue des dossiers du personnel (PAVwV) interdit expressément la double tenue de dossiers et réglemente par ailleurs la rectification, la suppression et la destruction des procédures. Elle lie les administrations allemandes, pas les entreprises privées suisses.

Pour les entreprises privées suisses, une tenue centralisée des dossiers est également recommandée. Deux collections parallèles avec des contenus différents compliquent une information complète ou une consultation : la personne concernée ne peut jamais être sûre de connaître l'intégralité du dossier.

Comme seules les données exactes, actuelles et nécessaires sont admissibles, le dossier doit être régulièrement examiné et épuré (trié). Celui qui prévoit cet examen une fois par an et le lie à un événement de départ évite que des documents s'accumulent au fil des années sans qu'il y ait plus de raison de les conserver.

Délais de conservation : pourquoi il n'existe pas de délai forfaitaire

Pour les employeurs suisses, il n'existe pas de délai uniforme pour la conservation de toutes les données des collaborateurs. La durée s'oriente principalement sur les délais de prescription du Code des obligations et sur les exigences de la Loi sur la protection des données, et doit être déterminée individuellement en fonction des données. Le PFPDT précise : la durée de conservation est fixée au cas par cas et selon la catégorie de données, et se situe généralement entre cinq et dix ans, selon ce qu'exige la loi.

Deux ordres de grandeur sont pratiquement déterminants : environ cinq ans s'appliquent aux créances financières à caractère salarial, telles que les claims de salaire et d'heures supplémentaires ; ce délai court à partir de l'échéance. Environ dix ans s'appliquent aux données pertinentes pour la comptabilité commerciale, comme les fiches de salaire, ainsi qu'aux claims découlant du certificat de travail ; le délai pour le certificat se calcule à partir de la date de départ. Un dossier ne se ferme donc pas dans son ensemble à un moment unique : les documents salariaux et le claim au certificat survivent nettement à d'autres documents.

Pour les documents pertinents pour la comptabilité commerciale, l'art. 958f CO s'applique : les livres de commerce, les pièces comptables, le rapport annuel et le rapport de révision doivent être conservés dix ans ; le délai commence à l'expiration de l'exercice commercial. L'obligation de tenir une comptabilité elle-même figure à l'art. 957 CO, les détails étant réglés par l'Ordonnance sur les livres de commerce (OLC).

La vue d'ensemble de 360core concrétise les points de départ : dix ans à partir de la date de départ pour le certificat de travail, cinq ans à partir de l'échéance de la créance salariale. Cela correspond à la gradation du PFPDT.

En pratique, cela signifie former des catégories et leur attribuer chacune un délai et une date de début, plutôt que de traiter le dossier comme un bloc. Ce qui n'est plus nécessaire après l'expiration du délai respective doit être détruit ou anonymisé ; une conservation forfaitaire « pour tous les cas » contredit la limitation de la conservation.

Délais de conservation des données des collaborateurs par catégorie de données

Phase de candidature : délais courts, limites strictes

Lors de la procédure de sélection, les employeurs ne peuvent exiger que des indications montrant si une personne convient à l'entreprise et remplit les exigences d'un poste. Sont généralement autorisées les questions sur la formation, le parcours professionnel et les perspectives professionnelles. Le PFPDT cite pour cette phase, outre le CO, la Loi sur le placement (LPA) et l'Ordonnance sur le placement (OPA).

Le PFPDT illustre la limite par un exemple : pour un poste de caissier ou caissière, on peut demander s'il existe une condamnation pour abus de confiance. Interroger systématiquement les candidats sur leurs antécédents judiciaires irait beaucoup trop loin.

Les questions sur le revenu, un éventuel endettement, des maladies existantes ou une grossesse en cours ne sont admissibles que si des raisons particulières liées au poste à pourvoir les justifient. On ne peut interroger sur l'origine, l'appartenance à un groupement ou une association (par exemple un syndicat), la religion ainsi que les convictions philosophiques ou politiques que si elles sont impératives dans le contexte de l'idéologie de l'entreprise.

Les renseignements auprès de tiers, par exemple auprès d'employeurs actuels ou précédents, nécessitent au préalable le consentement des candidats. Sans consentement, les anciens employeurs ne peuvent fournir aucun renseignement ; seules les informations décisives pour la nouvelle activité (performances et comportement au poste de travail) sont alors admissibles, pas l'accès aux dossiers du personnel ni des communications sur les conditions contractuelles.

Pour la tenue des dossiers, la phase de candidature a ses propres délais de suppression : les données des candidats refusés doivent être supprimées après trois à quatre mois, sauf s'il existe un consentement exprès pour une conservation plus longue. Qui souhaite conserver les pièces de candidature dans un vivier de talents a besoin de ce consentement et doit le documenter ; sans lui, le stock doit être épuré à l'expiration du délai.

Questions admissibles vs inadmissibles lors de la procédure de candidature

Droits de consultation et d'information des collaborateurs

Les employés ont le droit de consulter le contenu de leur dossier du personnel. Ils ont également droit à l'information sur les données personnelles traitées ; le droit à l'information comprend notamment les données personnelles traitées en tant que telles. Une demande de consultation doit fondamentalement recevoir une réponse gratuite dans les 30 jours selon le droit suisse de la protection des données (art. 25 LPD).

Dans le quotidien RH, une procédure écrite fait ses preuves : dater la réception de la demande et désigner une personne responsable, rassembler l'ensemble complet du dossier (y compris les archives électroniques et les systèmes d'information du personnel), créer les copies à remettre, consigner par écrit le délai et l'étendue de l'information, et classer la réponse avec une mention de vue. Une telle mention prouve ultérieurement qu'une réponse a été donnée dans les délais et gratuitement.

La consultation n'est aussi complète que l'est la tenue du dossier. La procédure inclut donc aussi le contrôle visant à savoir si des données sont tenues à plus d'un endroit : chaque archive en dehors du dossier officiel doit soit y être intégrée, soit être supprimée. Sinon, l'information reste incomplète.

Supprimer, rectifier, trier : l'entretien continu

Les données personnelles inexactes et incomplètes doivent être rectifiées ; les documents qui ne sont plus nécessaires aux fins du traitement doivent être détruits ou anonymisés (art. 6 al. 4 et 5 LPD). Cette obligation touche chaque stock – papier comme base de données – et s'applique en continu, pas seulement lors du départ.

L'enquête en ligne du projet PNR75 montre, concernant la limitation de la conservation et la suppression, une collision évidente avec la pratique : seule une entreprise sur cinq pratiquant le People Analytics supprime entièrement les données dès que la finalité pour laquelle elles ont été collectées est atteinte, et une durée de conservation illimitée devient de plus en plus courante. Qui considère une telle évaluation comme un cas isolé méconnaît le schéma : sans point de suppression défini, le stock reste factuellement permanent.

Une procédure simple pour l'examen du dossier vérifie chaque document selon trois questions : Est-il exact ? Est-il actuel ? Est-il encore nécessaire ? Ce qui répond non à la première question est rectifié ; ce qui répond non à la troisième est supprimé ou anonymisé.

Cet examen peut être lié à une date annuelle fixe et combiné à l'épuration lors du départ. Lors du départ, le dossier est séparé par catégories, chaque catégorie reçoit sa date de suppression, et le stock restant est archivé sous verrou jusqu'à cette date.

Un court protocole indiquant la catégorie, le délai et la personne responsable rend compréhensible ultérieurement pourquoi tel document est encore présent. Même lors de l'envoi de pièces individuelles du dossier, la prudence est de mise : le mode d'envoi et l'emballage doivent être définis de manière à empêcher toute consultation non autorisée.

Obligations lors de l'entretien continu des dossiers du personnel

Procédure pour l'examen annuel et l'épuration des dossiers

Données de performance et de comportement : où passe la ligne rouge

Les systèmes de surveillance du comportement sont fondamentalement interdits (art. 26 OLT 3). La jurisprudence a toutefois assoupli cette interdiction : de tels systèmes restent admissibles tant qu'ils ne portent pas atteinte à la santé ou au bien-être des travailleurs par leurs effets. L'admissibilité ne dépend donc pas de la technique, mais de l'effet sur les personnes surveillées.

L'enquête en ligne du projet PNR75 montre à quel point la pratique en est éloignée : une personne interrogée sur cinq (22 pour cent) approuve totalement ou presque totalement l'affirmation selon laquelle son entreprise observe le comportement des employés et leur collaboration mutuelle.

Dans trois cas sur cinq (62 pour cent), les employés ne peuvent pas éteindre l'appareil ou le programme via lequel l'analyse est effectuée. Dans deux cas sur cinq (38 pour cent), ils peuvent s'y soustraire en l'éteignant.

La question de savoir si l'absence de fonction d'extinction viole l'art. 328b CO doit être jugée au cas par cas. Si une voiture de service localisée par GPS enregistre aussi les trajets privés, l'enregistrement est problématique. Avec des capteurs installés de façon fixe au poste de travail, qui ne captent plus les employés en dehors du bâtiment, un enregistrement permanent semble moins problématique.

S'ajoute le lien objectif : 3 pour cent des participants interrogés ont approuvé totalement ou presque totalement l'affirmation selon laquelle leur entreprise analyse des données non professionnelles des employés ; chez les candidats, la part était de 7 pour cent. Cela contrevient fondamentalement à l'exigence du droit du travail d'un lien avec le travail.

Pour le dossier du personnel, il en résulte une double exigence. Premièrement, les données de comportement et de performance évaluées n'appartiennent au dossier que s'il existe un lien objectif avec le travail ; les données sans ce lien doivent être supprimées. Deuxièmement, elles doivent être reconnaissables pour les personnes concernées.

Là aussi, l'enquête révèle une lacune : un peu plus de la moitié des entreprises utilisant de telles analyses (53 pour cent) approuvent totalement ou presque totalement l'affirmation selon laquelle les collaborateurs et les candidats comprennent ce qui est analysé à leur sujet. Qui classe des données de performance doit donc non seulement vérifier la nécessité, mais aussi si la personne concernée a été informée de l'évaluation.