Assurances sociales pour les employeurs : affiliation, cotisations, délais

Quelles assurances sociales concernent l’employeur

Dès qu’une entreprise engage du personnel, plusieurs branches des assurances sociales entrent en jeu : AVS/AI, allocations de perte de gain (APG), assurance-chômage (AC), prévoyance professionnelle (LPP), allocations familiales (AF) et assurance-accidents selon la LAA.

Il convient également de prendre en compte l’assurance collective d’indemnités journalières en cas de maladie (ACIJM), l’assurance militaire (AM), l’assurance-maladie (LAMal), l’indemnité pour maternité (IPM), le congé paternité de 14 jours ainsi que le congé pour assistance.

Les bases légales déterminantes sont la LAA et la LPGA. En cas de détachement, les accords bilatéraux UE/AELE et les conventions de sécurité sociale s’appliquent en sus. Dans les branches soumises à une convention collective de travail (CCT), comme l’hôtellerie-restauration, des prescriptions supplémentaires s’appliquent.

Les cotisations à l’AVS/AI/APG et à l’AC sont identiques dans toute la Suisse et dépendent du statut au regard des assurances sociales. Pour la prévoyance professionnelle, les allocations familiales, l’assurance contre les accidents professionnels et non professionnels, il n’existe pas de taux uniformes à l’échelle nationale.

La caisse de compensation AVS est compétente pour les cotisations et les formulaires du premier pilier. Les questions relatives à l’assurance-invalidité sont traitées par l’office AI cantonal, ou par l’Office AI pour les assurés résidant à l’étranger (OAI-AE) pour les personnes domiciliées hors de Suisse.

Les autres interlocuteurs sont la caisse de pension, l’assureur-accidents et l’organisme chargé des allocations familiales. Les offices AI soutiennent la réinsertion professionnelle des personnes rencontrant des problèmes de santé et déterminent le taux d’invalidité.

Est assurée toute personne qui travaille ou réside en Suisse. Les indépendants et les personnes sans activité lucrative versent intégralement elles-mêmes leurs cotisations AVS/AI/APG ; les personnes sans activité lucrative ne cotisent pas aux allocations familiales.

Les employeurs déduisent le salaire déterminant de leurs collaborateurs et versent les cotisations à leur caisse de compensation, à leur institution de prévoyance et aux autres organismes compétents. L’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) publie un aperçu de toutes les cotisations avec les parts en pourcentage du revenu.

Affiliation : formulaires et autorités compétentes

Les formulaires nécessaires aux contacts avec les institutions du premier pilier sont mis à disposition par le Centre d’information AVS/AI. L’autorité compétente est la caisse de compensation à laquelle l’employeur est affilié, ou l’office AI.

Lors de la création de l’entreprise, chaque société doit s’affilier à une caisse de compensation AVS. Les nouveaux collaborateurs doivent être déclarés à la caisse de compensation ; cette déclaration vaut simultanément pour l’AVS, l’AI, l’APG et l’AC.

L’obligation de cotiser commence le 1er janvier suivant le 17e anniversaire, tant que la personne exerce une activité lucrative et que le salaire annuel brut atteint le seuil minimal. Dans les ménages privés, tout travail rémunéré est soumis à cotisation, à l’exception des petits jobs occasionnels ; dans le domaine culturel et médiatique, certains employeurs sont tenus de cotiser même pour des salaires inférieurs à CHF 2'500.

Le seuil réduit concerne, dans le secteur culturel et médiatique, les chœurs, les orchestres, les entreprises de design, les médias électroniques et la presse écrite, les musées, la radio et la télévision, les écoles artistiques ainsi que les producteurs de danse, de théâtre, de phonogrammes et d’audiovisuel.

Ne relèvent pas de cette règle les églises, les centres culturels et les associations dont les tâches vont au-delà de la simple gestion d’un orchestre ou d’un chœur, ainsi que les organisateurs de festivals et d’événements ponctuels, les boîtes de nuit et les centres de jeunesse.

Avant le premier décompte de salaire, quatre contacts doivent être établis : la caisse de compensation, la caisse de pension, l’assureur-accidents pour les accidents professionnels et les maladies professionnelles, ainsi que l’organisme chargé des allocations familiales. Une affiliation à la caisse de pension est nécessaire lorsque le salaire annuel déterminant atteint le seuil d’entrée de CHF 22'680.

Toutes les entreprises doivent s’affilier à une caisse de compensation familiale dans chaque canton où elles possèdent un siège d’exploitation. Les employeurs sont tenus de souscrire une assurance-accidents pour leurs collaborateurs.

En règle générale, des indications concernant la personne, le numéro AVS et le rapport de travail sont requises. Si un salarié ne dispose pas de numéro AVS, l’employeur le déclare auprès d’une caisse de compensation AVS, qui demande l’attribution du numéro.

Pour les assurés résidant à l’étranger, la procédure passe par l’OAI-AE. Les employeurs déposent les formulaires du premier pilier auprès de la caisse de compensation ou de l’office AI compétent.

Le formulaire A1 et les formulaires LAA ne sont pas des formulaires d’affiliation pour l’employeur. Le formulaire A1 sert au détachement à l’étranger, tandis que les formulaires LAA servent à déclarer les accidents et les maladies professionnelles.

Cotisations et leur répartition

Pour les salariés, l’employeur et le salarié supportent les cotisations à parts égales. Cette répartition paritaire s’applique à l’AVS/AI/APG et à l’AC, mais pas à toutes les branches.

AVS/AI/APG : la part salariée et la part patronale s’élèvent chacune à 5,3 %, soit 10,6 % au total. La cotisation globale se compose de l’AVS à 8,7 %, de l’AI à 1,4 % et de l’APG à 0,50 % ; cela représente de chaque côté 4,35 % pour l’AVS, 0,7 % pour l’AI et 0,25 % pour l’APG.

AC : la cotisation salariée et la cotisation patronale s’élèvent chacune à 1,1 %, soit 2,2 % au total. Le salaire annuel AVS jusqu’à CHF 148'200 est soumis à cotisation, ce qui correspond à un salaire mensuel jusqu’à CHF 12'350.00. Seuls les salariés cotisent à l’AC ; les indépendants et les personnes sans activité lucrative ne versent pas de cotisations AC.

Total AVS/AI/APG/AC : 12,8 % du salaire. L’employeur et le salarié en supportent chacun la moitié, soit 6,4 % chacun. Pour l’année 2026, les taux sont de 5,3 % chacun pour l’AVS/AI/APG et de 1,1 % chacun pour l’AC. Les taux sont ajustés périodiquement ; les pourcentages issus de documents plus anciens ne doivent pas être utilisés pour la comptabilité courante.

Le tableau complet du premier pilier inclut les montants des rentes : la rente simple minimale s’élève à CHF 1'260 par mois, la rente simple maximale à CHF 2'520. La rente maximale pour couple marié atteint CHF 3'780 par mois.

La prévoyance professionnelle (LPP) passe par la caisse de pension. Le seuil d’entrée est de CHF 22'680, la déduction de coordination de CHF 26'460, le salaire maximal coordonné de CHF 90'720 et le salaire minimal assurable de CHF 3'780. L’employeur paie au moins la moitié de la cotisation de ses salariés.

Dans le cadre de la prévoyance liée (facultative), la déduction fiscale maximale avec le 2e pilier s’élève à CHF 7'258. Sans 2e pilier, elle est au maximum de CHF 36'288, c’est-à-dire au maximum 20 % du revenu professionnel.

Les cotisations à la prévoyance professionnelle dépendent de l’institution de prévoyance à laquelle l’entreprise est affiliée. Pour les indépendants, la prévoyance professionnelle est facultative ; les personnes sans activité lucrative ne peuvent pas s’y affilier.

L’assurance-accidents (LAA) est gérée par l’assureur-accidents. L’employeur doit les primes pour l’assurance contre les accidents professionnels (AAP), tandis que le salarié assume les primes pour l’assurance contre les accidents non professionnels (AANP). Les primes varient selon le revenu et le type d’entreprise.

Sont assurés les salariés travaillant au moins 8 heures par semaine chez le même employeur, jusqu’à un salaire maximal de CHF 148'200. Les taux de cotisation pour les accidents professionnels et non professionnels dépendent du secteur d’activité ; l’employeur finance les primes pour les accidents professionnels. Les indépendants peuvent s’assurer volontairement, tandis que les personnes non salariées peuvent souscrire une AANP auprès de leur assureur-maladie.

Pour les allocations familiales, les cotisations dépendent du droit cantonal et de la caisse de compensation familiale. Le canton déterminant est celui où l’employeur a son siège d’exploitation. Le montant des allocations familiales et des cotisations dues est régi au niveau cantonal et varie d’un canton à l’autre.

Il n’est pas possible d’indiquer les taux de cotisation ou les primes exacts pour l’année en cours concernant la prévoyance professionnelle, les allocations familiales, l’assurance contre les accidents professionnels et l’assurance contre les accidents non professionnels ; seules des données statistiques des années précédentes sont utilisées.

Sont exonérés de cotisations AVS les rentiers AVS à hauteur de CHF 16'800 par an, soit CHF 1'400 par mois, ainsi que les revenus provenant d’une activité accessoire de faible importance jusqu’à CHF 2'500 par an. Si le salaire annuel brut est de CHF 2'500 ou moins, le salaire ne doit être décompté que sur demande expresse de la salariée ou du salarié.

Est soumis à cotisation AVS toute personne qui réside ou travaille en Suisse. L’obligation de cotiser commence le 1er janvier suivant le 17e anniversaire, tant que la personne exerce une activité lucrative et que le salaire annuel brut atteint le seuil minimal.

Obligations de déclaration continues pendant le rapport de travail

Pendant le rapport de travail, les responsables RH surveillent et déclarent les changements auprès de tous les porteurs d’assurances sociales. Les opérations récurrentes incluent le décompte final annuel, les mutations de salaire et les événements de vie.

Le décompte final annuel doit être effectué auprès de la caisse de compensation AVS ; il peut entraîner des paiements complémentaires ou des remboursements.

Les événements de vie tels que le mariage, le divorce, la naissance ou le décès doivent être communiqués sans délai à l’AVS, à la LPP et aux allocations familiales.

Les modifications de salaire doivent être communiquées à la caisse de pension ; elles sont déterminantes pour le salaire assuré et le calcul des cotisations. Les modifications de salaire s’appliquent toujours à partir du 1er du mois en cours ; les changements supérieurs à 10 % peuvent également être déclarés et pris en compte en cours d’année.

Les accidents et les maladies professionnelles doivent être immédiatement signalés à l’assureur-accidents. La déclaration d’accident s’accompagne de l’obligation pour l’employeur de poursuivre le versement du salaire selon les art. 324a et suivants du CO.

Celui qui retarde la déclaration à l’assureur-accidents risque des lacunes dans la couverture et des incertitudes quant à la prise en charge de la perte de gain par telle ou telle instance.

Les déclarations d’accidents se font au moyen des formulaires LAA. Pour les détachements à l’étranger, le formulaire A1 est prévu.

Il est recommandé de suivre une procédure fixe : communiquer les mutations de salaire à la caisse de pension, déclarer immédiatement les accidents et vérifier régulièrement les événements de vie ou les changements de fonction en suspens.

Les déclarations concernent, selon la branche, l’AVS/AI/APG, la LPP, l’AC, la LAA ou les allocations familiales.

Liste de contrôle : obligations continues pendant le rapport de travail

Délais pour l’affiliation, les déclarations et la clôture annuelle

Le décompte final annuel auprès de la caisse de compensation AVS a lieu une fois par an. Les acomptes versés sont comparés aux cotisations réellement dues ; la différence donne lieu à un paiement complémentaire de l’employeur ou à un remboursement en sa faveur.

Les accidents et les maladies professionnelles doivent être immédiatement signalés à l’assureur-accidents ; cela conditionne la prise en charge des frais de guérison et des indemnités journalières. Les événements de vie tels que le mariage, le divorce, la naissance ou le décès doivent être communiqués sans délai à l’AVS, à la LPP et aux allocations familiales.

Les modifications de salaire s’appliquent toujours à partir du 1er du mois en cours et doivent être communiquées à la caisse de pension. Les changements supérieurs à 10 % peuvent également être déclarés et pris en compte en cours d’année.

Une incapacité de travail doit être signalée à la caisse de pension rapidement, au plus tard après 6 mois. Les congés non payés de moins de quatre semaines ne sont pas pertinents pour la caisse de pension.

En cas de maladie prolongée de plus de 30 jours, la détection précoce auprès de l’AI doit être engagée. Si l’incapacité de travail dure plus d’un an, l’employeur informe l’AVS du statut de personne sans activité lucrative.

Les jeunes sont exonérés de l’obligation de cotiser à l’AVS, à l’AI, à l’APG et à l’AC jusqu’au 31 décembre de l’année au cours de laquelle ils atteignent leur 17e anniversaire.

Pour les détachements à l’étranger, le formulaire A1 est prévu. Il figure dans chaque liste de contrôle de détachement afin d’éviter les lacunes dans la couverture et les risques juridiques.

Délais importants et obligations de déclaration dans le rapport de travail

Cas particuliers : étranger, maladie, maternité

Si une collaboratrice ou un collaborateur est temporairement détaché à l’étranger, le maintien de l’assurance suisse doit être garanti au moyen du formulaire A1. Ce formulaire figure dans chaque liste de contrôle de détachement ; il aide à éviter les lacunes dans la couverture et les risques juridiques.

Les salariés originaires d’un État de l’UE/de l’AELE qui exercent une activité lucrative en Suisse pendant trois mois au maximum au cours d’une année civile sont soumis à la procédure d’enregistrement et à l’obligation d’assurance-maladie en Suisse. Ils doivent souscrire une assurance-maladie. Sont exemptées les personnes bénéficiant d’une protection équivalente auprès d’une caisse-maladie étrangère privée.

En cas de maladie, la détection précoce auprès de l’AI est le levier central ; elle vise la réinsertion professionnelle.

Pour les assurés résidant à l’étranger, l’Office AI pour les assurés résidant à l’étranger (OAI-AE) est compétent. Les détachements relèvent en outre des accords bilatéraux UE/AELE et des conventions de sécurité sociale.

Dans le contexte de la fondation d’une famille, l’indemnité pour maternité (IPM), le congé paternité de 14 jours et le congé pour assistance constituent des points distincts. Il convient également de prendre en compte l’assurance collective d’indemnités journalières en cas de maladie (ACIJM) ; celle-ci remplace ou complète le maintien du salaire par l’employeur en cas d’incapacité de travail prolongée.

En cas d’accidents lors d’une mission à l’étranger, outre le formulaire A1, les formulaires LAA doivent être utilisés. Ces deux formulaires font partie des documents de détachement.

Les différences cantonales en matière d’allocations familiales et les différences sectorielles concernant les primes LAA doivent être examinées anew pour chaque cas particulier. Le canton du siège d’exploitation et le secteur d’activité de l’entreprise restent déterminants.

Même dans les cas particuliers, il convient de respecter l’AVS/AI/APG, la LPP, l’AC, la LAA et les allocations familiales. La caisse de compensation, la caisse de pension, l’assureur-accidents et l’organisme chargé des allocations familiales restent les interlocuteurs compétents.

Liste de contrôle pour l’administration du personnel

Affiliation : inscrire l’employeur auprès de la caisse de compensation compétente, enregistrer les salariés avec les indications requises, clarifier l’affiliation à la caisse de pension et à l’assureur-accidents, désigner l’organisme chargé des allocations familiales.

Formulaires : le formulaire A1 et les formulaires LAA sont prévus pour le détachement et la déclaration d’accident, pas pour l’affiliation de l’employeur. Les formulaires du premier pilier proviennent du Centre d’information AVS/AI et sont déposés auprès de la caisse de compensation ou de l’office AI.

Sources : aperçu de toutes les cotisations auprès de l’OFAS, formulaires du premier pilier auprès du Centre d’information AVS/AI. L’assureur-accidents est compétent pour les questions LAA, la caisse de compensation familiale pour les allocations familiales.

Cotisations : gérer les cotisations financées paritairement à parts égales ; allocations familiales selon le taux cantonal comme contribution patronale. Le canton du siège d’exploitation et la caisse de compensation familiale sont déterminants.

Chiffres : AVS/AI/APG chacun 5,3 % (total 10,6 %), AC chacun 1,1 % jusqu’à un salaire annuel de CHF 148'200, total AVS/AI/APG/AC 12,8 % soit 6,4 % chacun. LPP : seuil d’entrée CHF 22'680, déduction de coordination CHF 26'460, salaire minimal assurable CHF 3'780.

Seuils : salaire annuel brut CHF 2'500, pour les rentiers AVS CHF 16'800 par an soit CHF 1'400 par mois, activité accessoire de faible importance jusqu’à CHF 2'500 par an.

Continu : communiquer les modifications de salaire à la caisse de pension, déclarer sans délai les événements de vie à l’AVS, à la LPP et aux allocations familiales, signaler immédiatement les accidents et les maladies professionnelles à l’assureur-accidents via les formulaires LAA, garantir le maintien du salaire selon les art. 324a et suivants du CO.

Délais : décompte final annuel auprès de la caisse de compensation AVS ; déclaration immédiate des accidents et des maladies professionnelles ; modifications de salaire à partir du 1er du mois en cours ; incapacité de travail à déclarer à la caisse de pension au plus tard après 6 mois ; détection précoce à l’AI dès 30 jours de maladie.

Cas particuliers : formulaire A1 pour les détachements à l’étranger ; garder à l’esprit l’indemnité pour maternité, le congé paternité et le congé pour assistance ainsi que les indemnités journalières en cas de maladie.

Documents : obtenir les formulaires du premier pilier via le Centre d’information AVS/AI et les déposer auprès de la caisse de compensation ou de l’office AI compétent.

Domaines : tenir séparément l’AVS/AI/APG, la LPP, l’AC, la LAA et les allocations familiales ; vérifier pour chaque domaine la compétence, la cotisation et le délai.