Fiche de salaire en Suisse : éléments et délais

Aperçu : la fiche de salaire mensuelle est obligatoire

En Suisse, les employeurs doivent remettre à leurs collaborateurs une fiche de salaire écrite ou électronique chaque mois (art. 323b CO). Il n’existe aucune exception à cette règle, même si dans la pratique, certaines entreprises ne l’établissent qu’en cas de modification du salaire.

La fiche de salaire détaille, pour chaque période de paie, la composition du salaire brut, les déductions effectuées et le montant net versé. Elle permet de retracer les droits en cas de départ, d’absences ou de paiements spéciaux, et de vérifier si les allocations et primes ont été entièrement déclarées et si le compte de vacances a été correctement crédité.

Éléments constitutifs : du salaire brut au salaire net

La fiche de salaire commence par les informations relatives à la personne et à la période de paie : employeur, salarié, mois concerné, taux d’activité et heures prestées. Suit ensuite le salaire brut de la période, incluant les suppléments pour travail de nuit, par équipes ou les jours fériés, ainsi que les paiements spéciaux dus durant cette période.

Les déductions légales et contractuelles sont indiquées séparément et non sous forme de montant global. Cette ventilation montre quelle contribution va à quelle assurance ou autorité. Le salaire brut moins le total des déductions donne le salaire net.

Le montant effectivement versé ne correspond pas nécessairement au salaire net. Les avances, remboursements ou corrections provenant de périodes antérieures modifient le montant transféré. Les indemnités de frais sont comptabilisées à part et ne font pas partie du salaire.

À la fin de l’année, le certificat de salaire récapitule les salaires perçus et les contributions déduites sur l’ensemble de l’année. Il constitue le pendant des douze fiches mensuelles et sert notamment à remplir la déclaration d’impôts.

Détail des déductions : AVS, AC, LPP, LAA et assurances perte de gain maladie

Une fiche de salaire suisse peut comporter cinq groupes de déductions : les cotisations à l’AVS, AI et APG, à l’assurance-chômage (AC), à l’assurance accidents non professionnelle (AANP), à la prévoyance professionnelle (LPP) et à une assurance indemnités journalières maladie. S’y ajoute l’impôt à la source, lorsque les conditions sont remplies : l’employeur le calcule, le prélève directement sur le salaire et le verse à l’autorité fiscale compétente ; il apparaît donc comme une ligne distincte.

Selon un aperçu courant, ces déductions représentent au total entre 14 et 20 % du salaire brut. Elles assurent une couverture en cas de vieillesse, de maladie, d’accident et de décès ; c’est le salaire net qui est versé. La charge individuelle dépend de l’âge, du niveau de salaire et de la solution d’assurance choisie.

Sur un salaire brut de 2000 francs, il reste 1836.45 francs nets dans l’exemple présenté.

Les cotisations aux assurances sociales sont dues dès le 1er janvier de l’année où la personne atteint l’âge de 18 ans. Les versements à la prévoyance professionnelle débutent quant à eux le 1er janvier de l’année des 25 ans.

Outre les déductions opérées sur le salaire, l’employeur verse sa propre part, d’un montant égal, pour l’AVS/AI/APG et l’AC, ainsi que les parts de primes qu’il assume contractuellement ou légalement. Ces parts patronales n’apparaissent pas comme déductions sur la fiche de salaire, mais augmentent le coût salarial.

Pour l’assurance accidents obligatoire, le gain assuré est limité à 148'200 francs par an, ce qui correspond à un montant journalier de 406 francs.

Délais : échéance et période de calcul

Conformément à l’art. 323 al. 1 CO, l’employeur doit原则上 payer le salaire à la fin du mois ; l’échéance tombe le dernier jour du mois. Des délais de paiement plus courts peuvent être convenus contractuellement, mais pas des délais plus longs. Une prolongation de la période de calcul n’est admise que par convention collective de travail (CCT) ou contrat-type de travail ; le délai mensuel fixé par la loi est un délai maximal.

La marge de manœuvre vers le bas est réelle : le contrat individuel de travail ou la pratique établie permettent de fixer des dates de paiement plus précoces ; vers le haut, elle est étroite. Le Tribunal du travail de Zurich a jugé en 2001 qu’une约定 selon laquelle le salaire ne serait payé qu’après encaissement des paiements clients était illicite dès l’origine.

Des règles spécifiques s’appliquent aux commissions et participations. Les paiements de commissions sont soumis, en principe, au même délai de paiement maximal d’un mois à la fin du mois (art. 323 al. 2 CO).

Si une affaire s’étend sur plus d’une demi-année – par exemple la livraison d’une installation industrielle –, il est possible de convenir par écrit d’une échéance ultérieure sans limite supérieure.

Si une participation aux résultats de l’entreprise au sens de l’art. 322a CO est attribuée, l’échéance doit être fixée au plus tard six mois après la fin de l’exercice commercial (art. 323 al. 3 CO).

Il faut distinguer l’échéance du salaire de la remise de la fiche de salaire. La remise mensuelle sous forme écrite ou électronique est une obligation indépendante selon l’art. 323b CO et s’applique même si le salaire n’a pas changé.

Cas particuliers : primes, vacances et absences

Les paiements spéciaux tels que les primes doivent être correctement déclarés et grevés des cotisations sociales. Les virements directs à l’institution de prévoyance en contournant les charges sociales sont interdits ; si les primes ne sont pas ou seulement partiellement comptabilisées, l’employeur s’expose à des risques juridiques.

Pour les salariés horaires réguliers, les vacances ne peuvent pas être payées au fil de l’eau ; elles doivent être épargnées sur un compte. Le paiement des vacances inclus dans le salaire courant ne constitue pas un substitut valable à la prise effective des vacances.

Durant une absence, la rémunération provient de deux sources, qui doivent impérativement apparaître sur deux lignes distinctes de la fiche de salaire, car elles ne suivent pas les mêmes règles : le maintien du salaire par l’employeur (art. 324a ou 324b CO) et les indemnités journalières de l’assurance.

En cas d’accident, l’employeur paie le jour de l’accident et deux jours d’attente ; à partir du 3e jour, l’assurance accidents obligatoire verse une indemnité journalière de 80 %. Le gain assuré est limité à 148'200 francs par an (406 francs par jour) ; cela donne une indemnité journalière maximale d’environ 324.80 francs par jour.

En cas de maladie, l’employeur paie pendant le délai d’attente, puis l’assurance collective perte de gain maladie prend le relais. En pratique, elle couvre souvent 80 % du salaire et prévoit des prestations jusqu’à 720 ou 730 jours.

Pour l’indemnité de perte de gain selon l’APG, des montants maximaux spécifiques s’appliquent. La maternité est indemnisée à hauteur de 80 % du salaire, avec un maximum de 220 francs par jour, pendant 14 semaines (98 jours).

Paternité ou autre parent : 80 %, maximum 220 francs par jour, pendant deux semaines (14 indemnités journalières) dans un délai de six mois. Ces prestations doivent également être distinguées du maintien du salaire sur la fiche de salaire.

Départ et retraite : ce qui change sur la fiche de salaire

Lors d’un départ, des délais spécifiques de couverture postérieure doivent être respectés ; la déclaration de libre passage auprès de la caisse de pension est obligatoire. Ces deux aspects influencent la dernière fiche de salaire : le départ doit être signalé à l’institution de prévoyance, et les couvertures d’assurance restent actives pendant une durée limitée.

À l’âge de la retraite, la structure des déductions change : la LPP et l’AC disparaissent, mais pas l’AVS/AI/APG ni l’assurance accidents. Ces cotisations continuent d’être prélevées et doivent toujours figurer sur la fiche de salaire.

Points de contrôle pour employeurs et salariés

La fiche de salaire est-elle remise à chaque période de paie et pas seulement en cas de changement (art. 323b CO) ? Les primes et autres paiements spéciaux sont-ils entièrement déclarés dans le salaire brut et grevés des cotisations sociales, au lieu d’être virés directement à la prévoyance ?

Les droits aux vacances des salariés horaires réguliers sont-ils épargnés et non payés au fil de l’eau ? La date de paiement correspond-elle à la fin du mois selon l’art. 323 al. 1 CO ?

Une période de calcul plus longue repose-t-elle effectivement sur une convention collective ou un contrat-type de travail ? Les règles spécifiques aux commissions et participations aux résultats sont-elles appliquées ?

En cas d’absence, le maintien du salaire par l’employeur et les indemnités journalières de l’assurance apparaissent-ils comme des postes séparés ? Lors des départs, les délais de couverture postérieure sont-ils respectés et la déclaration à la caisse de pension a-t-elle été effectuée ?

Pour les salariés à l’âge de la retraite, la LPP et l’AC figurent-elles bien en moins sur la fiche, tandis que l’AVS/AI/APG et l’assurance accidents continuent d’être déduites ?