Gestione dei dossier del personale: conservazione, diritto di accesso e termini di cancellazione

Di cosa si tratta realmente nella gestione dei dossier del personale

Un dossier del personale serve a due interessi che possono divergere. Il datore di lavoro ne ha bisogno a fini probatori e per adempiere agli obblighi legali, come il rilascio delle referenze lavorative. I dati dei collaboratori devono tuttavia essere trattati in modo finalizzato e con la dovuta cautela.

Il Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) precisa, per i rapporti di lavoro di diritto privato: in tutte le fasi i datori di lavoro trattano numerosi dati personali, inclusi dati particolarmente sensibili e profili dei lavoratori. Nel farlo, devono proteggere e rispettare la personalità dei loro dipendenti.

L’IFPDT esamina le diverse fasi del rapporto di lavoro e indica come basi giuridiche il Codice delle obbligazioni (CO), la Legge sul collocamento (LC) e l’Ordinanza sul collocamento (OC).

Il principio guida centrale figura all’art. 328b CO: nel dossier vanno inseriti solo i dati che riguardano l’idoneità al rapporto di lavoro o che sono necessari per l’esecuzione del contratto di lavoro. Questa regola è affiancata dalla Legge sulla protezione dei dati (LPD), che per ogni trattamento richiede proporzionalità nonché buona fede (art. 6 cpv. 2 LPD).

Prima dell’archiviazione non ci si chiede quindi se un documento possa essere utile, ma se sia effettivamente necessario per l’idoneità o l’esecuzione del contratto. È proprio qui che sorgono problemi nella pratica: il Programma nazionale di ricerca PNR75 mostra che queste prescrizioni non vengono rispettate automaticamente.

La ponderazione delle norme sul trattamento dei dati e la verifica dei motivi giustificativi caso per caso richiedono un notevole grado di competenza riflessiva giuridica. I dati dei sondaggi sollevano dubbi sul fatto che i datori di lavoro applichino correttamente la legge sulla protezione dei dati.

Cosa appartiene al dossier del personale – e cosa no

Per dossier del personale si intende l’insieme dei documenti che riguardano una persona dall’assunzione fino alle dimissioni. La panoramica «Obblighi di conservazione svizzeri per i dossier del personale» di 360core include: dati di contatto e indirizzo, documenti di candidatura (documenti d’identità, CV, referenze, formazioni, attestati, diplomi), risultati di eventuali test durante la procedura di assunzione, contratto di lavoro con allegati, coordinate bancarie e dati assicurativi.

La stessa panoramica cita inoltre le buste paga e la certificazione salariale, indicazioni sugli orari di lavoro, certificati medici, assenze e vacanze, perfezionamenti professionali e pianificazione di carriera, informazioni su misure disciplinari come ammonimenti e sanzioni, la corrispondenza tra datore di lavoro e lavoratore nonché estratti dal registro, come l’estratto del casellario giudiziale o dal registro delle esecuzioni.

Il confine non segue l’utilità, bensì l’art. 328b CO: va inserito solo ciò che riguarda l’idoneità al rapporto di lavoro o è necessario per l’esecuzione del contratto di lavoro. Informazioni non legate alla professione provenienti dalla sfera privata non appartengono a un dossier che deve servire al datore di lavoro come mezzo di prova.

Un secondo principio riguarda la struttura: i documenti relativi a una persona devono essere gestiti in un unico luogo. La direttiva amministrativa tedesca sulla raccolta dei dati dei dossier del personale e sulla tenuta dei dossier del personale (PAVwV) vieta espressamente la doppia tenuta degli archivi e regola inoltre la rettifica, la rimozione e la distruzione delle pratiche. Essa vincola le autorità amministrative tedesche, non le imprese private svizzere.

Anche per le imprese private svizzere è consigliabile una gestione unitaria degli archivi. Due raccolte parallele con contenuti diversi rendono difficile un’informazione completa o l’accesso agli atti: la persona interessata non può mai essere sicura di conoscere l’intero fascicolo.

Poiché sono ammessi solo dati corretti, attuali e necessari, il dossier deve essere esaminato e ripulito (scartato) regolarmente. Chi fissa questa revisione una volta all’anno e la collega a un’occasione di uscita evita che nel corso degli anni si accumulino documenti per la cui conservazione non esiste più alcun motivo.

Termini di conservazione: perché non esiste una scadenza unica

Per i datori di lavoro svizzeri non esiste un termine uniforme per la conservazione di tutti i dati dei collaboratori. La durata si orienta principalmente ai termini di prescrizione del Codice delle obbligazioni e ai requisiti della Legge sulla protezione dei dati e deve essere determinata singolarmente in base ai dati. L’IFPDT precisa: la durata di conservazione viene stabilita caso per caso e per categoria di dati e si situa generalmente tra cinque e dieci anni, a seconda di quanto richiesto dalla legge.

Due ordini di grandezza sono praticamente decisivi: circa cinque anni valgono per i crediti finanziari di carattere salariale, come pretese salariali e per gli straordinari; questo termine decorre dalla scadenza. Circa dieci anni valgono per i dati rilevanti per la contabilità commerciale, come le buste paga, e per le pretese derivanti dalle referenze lavorative; il termine per le referenze viene calcolato dalla data di uscita. Un dossier non si chiude quindi globalmente in un unico momento: i documenti salariali e il diritto alle referenze sopravvivono chiaramente ad altri documenti.

Per i documenti rilevanti per la contabilità commerciale si applica l’art. 958f CO: i libri commerciali, le scritture contabili, il rapporto di gestione e il rapporto di revisione devono essere conservati per dieci anni; il termine inizia con la fine dell’esercizio commerciale. L’obbligo di tenuta della contabilità stessa figura all’art. 957 CO, i dettagli sono regolati dall’Ordinanza sulla contabilità commerciale (GeBüV).

La panoramica di 360core concretizza i punti di partenza: dieci anni dalla data di uscita per le referenze lavorative, cinque anni dalla scadenza della pretesa salariale. Questo coincide con la graduazione dell’IFPDT.

In pratica, ciò significa formare categorie e assegnare a ciascuna un termine e una data iniziale, invece di trattare il dossier come un blocco unico. Ciò che non è più necessario dopo la scadenza del rispettivo termine deve essere distrutto o anonimizzato; una conservazione generica «per ogni evenienza» contraddice il principio di limitazione della conservazione.

Termini di conservazione per i dati dei collaboratori per categoria di dati

Fase di candidatura: termini brevi, limiti stretti

Nella procedura di selezione i datori di lavoro possono richiedere solo informazioni che mostrino se una persona si adatta all’azienda e soddisfa i requisiti di un posto di lavoro. Sono ammesse in genere domande sulla formazione, sul percorso professionale e sulle prospettive di carriera. L’IFPDT cita per questa fase, oltre al CO, la Legge sul collocamento (LC) e l’Ordinanza sul collocamento (OC).

L’IFPDT illustra il limite con un esempio: per un posto di cassiere o cassiera si può chiedere se sussista una condanna per abuso di fiducia. Chiedere sistematicamente ai candidati precedenti condanne penali andrebbe troppo lontano.

Domande sul reddito, su un eventuale indebitamento, su malattie esistenti o su una gravidanza in corso sono ammissibili solo se motivi particolari legati al posto da coprire le giustificano. Sull’origine, l’appartenenza a un gruppo o associazione (ad esempio un sindacato), la religione nonché le convinzioni filosofiche o politiche si può interrogare solo se sono indispensabili nel contesto dell’ideologia dell’azienda.

Le informazioni presso terzi, ad esempio presso datori di lavoro attuali o precedenti, richiedono preliminarmente il consenso dei candidati. Senza consenso i precedenti datori di lavoro non possono fornire informazioni; sono ammesse allora solo indicazioni decisive per la nuova attività (prestazioni e comportamento sul posto di lavoro), nessun accesso ai dossier del personale e nessuna comunicazione sulle condizioni contrattuali.

Per la tenuta degli archivi, la fase di candidatura ha propri termini di cancellazione: i dati dei candidati respinti devono essere cancellati dopo tre o quattro mesi, salvo che non sussista un consenso esplicito per una conservazione più lunga. Chi desidera conservare i documenti di candidatura in un talent pool ha bisogno di questo consenso e deve documentarlo; senza di esso, il fondo deve essere ripulito allo scadere del termine.

Domande ammissibili vs. non ammissibili nella procedura di candidatura

Diritti di accesso e di informazione dei collaboratori

I dipendenti hanno il diritto di prendere visione del contenuto del loro dossier del personale. Hanno inoltre diritto a informazioni sui dati personali trattati; il diritto di informazione comprende in particolare i dati personali trattati in quanto tali. Una richiesta di accesso deve essere evasa gratuitamente entro 30 giorni secondo il diritto svizzero sulla protezione dei dati (art. 25 LPD).

Nella quotidianità delle risorse umane si rivela efficace una procedura scritta: datare l’arrivo della richiesta e nominare una persona responsabile, riunire l’intero contenuto del dossier (inclusi gli archivi elettronici e i sistemi di informazione del personale), creare le copie da rilasciare, fissare per iscritto il termine e l’ambito dell’informazione e archiviare la risposta con una nota di presa visione. Una tale nota attesta in seguito che si è risposto entro il termine e gratuitamente.

L’accesso è completo solo quanto lo è la tenuta degli archivi. Pertanto, alla procedura appartiene anche il controllo se i dati siano gestiti in più di un luogo: ogni archiviazione al di fuori del dossier ufficiale deve essere integrata lì oppure cancellata. Altrimenti l’informazione rimane incompleta.

Cancellare, rettificare, scartare: la cura continua

I dati personali errati e incompleti devono essere rettificati; i documenti che non sono più necessari per lo scopo del trattamento devono essere distrutti o anonimizzati (art. 6 cpv. 4 e 5 LPD). Questo obbligo colpisce ogni fondo – cartaceo come database – e vale continuamente, non solo al momento delle dimissioni.

Il sondaggio online del progetto PNR75 mostra, riguardo alla limitazione della conservazione e alla cancellazione, un evidente conflitto con la pratica: solo ogni quinta azienda che pratica People Analytics cancella completamente i dati non appena lo scopo per cui sono stati raccolti è raggiunto, e una durata di conservazione illimitata è sempre più all’ordine del giorno. Chi considera una tale valutazione come un caso isolato fraintende il modello: senza un punto di cancellazione definito, il fondo rimane di fatto permanente.

Una semplice procedura per la revisione degli archivi verifica ogni documento con tre domande: è corretto? è attuale? è ancora necessario? Ciò che risponde negativamente alla prima domanda viene rettificato; ciò che risponde negativamente alla terza viene cancellato o anonimizzato.

Questa revisione può essere legata a una data annuale fissa e collegata alla pulizia al momento dell’uscita. All’uscita il dossier viene separato per categorie, ogni categoria riceve la sua data di cancellazione e il fondo restante viene archiviato bloccato fino a quella data.

Un breve verbale con categoria, termine e persona responsabile rende comprensibile in seguito perché un determinato documento sia ancora presente. Anche nell’invio di singoli pezzi d’archivio è necessaria cautela: modalità di spedizione e imballaggio devono essere stabiliti in modo da impedire una consultazione non autorizzata.

Obblighi nella cura continua dei dossier del personale

Procedura per la revisione e pulizia annuale degli archivi

Dati di prestazione e di comportamento: dove passa la linea rossa

I sistemi di monitoraggio del comportamento sono fondamentalmente vietati (art. 26 OLL 3). La giurisprudenza ha tuttavia attenuato questo divieto: tali sistemi sono comunque ammissibili, purché non pregiudichino la salute o il benessere dei lavoratori attraverso i loro effetti. L’ammissibilità non dipende quindi dalla tecnica, ma dall’effetto sulle persone monitorate.

Il sondaggio online del progetto PNR75 mostra quanto la pratica ne sia distante: ogni quinta persona intervistata (22 percento) concorda totalmente o quasi totalmente con l’affermazione che la propria azienda osservi il comportamento dei lavoratori e la loro collaborazione reciproca.

In tre casi su cinque (62 percento) i lavoratori non possono spegnere il dispositivo o il programma tramite il quale avviene l’analisi. In due casi su cinque (38 percento) possono sottrarsi spegnendolo.

Se la mancanza della funzione di spegnimento violi l’art. 328b CO va valutato caso per caso. Se un’auto aziendale localizzata via GPS registra anche i tragitti privati, la registrazione è problematica. Con sensori installati fissi sul posto di lavoro, che non registrano più i lavoratori fuori dall’edificio, una registrazione permanente appare meno problematica.

Si aggiunge il nesso oggettivo: il 3 percento dei partecipanti intervistati ha concordato totalmente o quasi totalmente con l’affermazione che la propria azienda analizzi dati non legati alla professione dei lavoratori; tra i candidati la quota era del 7 percento. Questo viola fondamentalmente il requisito del nesso con il lavoro previsto dal diritto del lavoro.

Per il dossier del personale ne deriva un doppio requisito. In primo luogo, i dati di comportamento e di prestazione valutati appartengono al dossier solo se sussiste un nesso oggettivo con il lavoro; i dati senza questo nesso devono essere cancellati. In secondo luogo, devono essere riconoscibili per gli interessati.

Anche qui il sondaggio mostra una lacuna: solo poco più della metà delle aziende che utilizzano tali analisi (53 percento) concorda totalmente o quasi totalmente con l’affermazione che collaboratori e candidati comprendano cosa viene analizzato su di loro. Chi archivia dati di prestazione deve quindi verificare non solo la necessità, ma anche se la persona interessata è stata informata sull’analisi.