Personalakten führen: Aufbewahrung, Einsichtsrechte und Löschfristen

Worum es beim Führen von Personalakten wirklich geht

Ein Personaldossier dient zwei Interessen, die auseinanderlaufen können. Der Arbeitgeber braucht es zu Beweiszwecken und für gesetzliche Pflichten wie die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Mitarbeiterdaten sind aber zweckgebunden und schonend zu bearbeiten.

Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält für privatrechtliche Arbeitsverhältnisse fest: In allen Phasen bearbeiten Arbeitgeber viele Personendaten, darunter besonders schützenswerte Daten und Arbeitnehmerprofile. Sie müssen dabei die Persönlichkeit ihrer Angestellten schützen und achten.

Der EDÖB behandelt die verschiedenen Phasen des Arbeitsverhältnisses und nennt als Rechtsgrundlagen das Obligationenrecht (OR), das Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG) und die Arbeitsvermittlungsverordnung (AVO).

Die zentrale Leitplanke steht in Art. 328b OR: Ins Dossier gehören nur Daten, welche die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Flankiert wird diese Regel vom Datenschutzgesetz, das für jede Bearbeitung Verhältnismässigkeit sowie Treu und Glauben verlangt (Art. 6 Abs. 2 DSG).

Vor dem Ablegen stellt sich deshalb nicht die Frage, ob eine Unterlage nützlich sein könnte, sondern ob sie für Eignung oder Vertragsdurchführung tatsächlich nötig ist. Genau daran hapert es in der Praxis: Das Nationale Forschungsprogramm NFP75 zeigt, dass diese Vorgaben nicht selbstverständlich eingehalten werden.

Das Abwägen der Datenbearbeitungsregeln gegeneinander und die Prüfung der Rechtfertigungsgründe im Einzelfall verlangen ein bedeutendes Mass an rechtlicher Reflexionskompetenz. Die Umfragedaten lassen Zweifel aufkommen, ob die Arbeitgeberinnen das Datenschutzrecht korrekt umsetzen.

Was ins Personaldossier gehört – und was nicht

Als Personaldossier gilt die Gesamtheit der Unterlagen, die eine Person vom Eintritt bis zum Austritt betreffen. Die Übersicht «Schweizer Aufbewahrungspflichten für Personaldossiers» von 360core zählt dazu: Kontaktdaten und Adresse, Bewerbungsunterlagen (Ausweise, Lebenslauf, Referenzen, Ausbildungen, Zeugnisse, Diplome), Ergebnisse allfälliger Tests im Anstellungsverfahren, Arbeitsvertrag samt Anhängen, Bankverbindungen und Versicherungsdaten.

Dieselbe Übersicht nennt zudem Lohnabrechnungen und Lohnausweis, Angaben zu Arbeitszeiten, Krankschreibungen, Abwesenheiten und Ferien, Weiterbildungen und Karriereplanung, Angaben zu Disziplinarmassnahmen wie Verwarnungen und Sanktionen, die Korrespondenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Registerauszüge wie Strafregister- oder Betreibungsregisterauszug.

Die Grenze verläuft nicht entlang der Nützlichkeit, sondern entlang von Art. 328b OR: Aufzunehmen ist nur, was die Eignung für das Arbeitsverhältnis betrifft oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich ist. Nichtberufsbezogene Informationen aus dem Privatleben gehören nicht in ein Dossier, das dem Arbeitgeber als Beweismittel dienen soll.

Ein zweites Prinzip betrifft die Struktur: Unterlagen zu einer Person sind an einer Stelle zu führen. Die deutsche Verwaltungsvorschrift über die Erhebung von Personalaktendaten und die Führung von Personalakten (PAVwV) verbietet die doppelte Aktenführung ausdrücklich und regelt daneben Berichtigung, Entfernung und Vernichtung von Vorgängen. Sie bindet deutsche Verwaltungsstellen, nicht Schweizer Privatunternehmen.

Für Schweizer Privatunternehmen liegt eine einheitliche Aktenführung ebenfalls nahe. Zwei parallel geführte Sammlungen mit unterschiedlichem Inhalt erschweren eine vollständige Auskunft oder Einsicht: Die betroffene Person kann nie sicher sein, die vollständige Akte zu kennen.

Weil nur richtige, aktuelle und erforderliche Daten zulässig sind, muss das Dossier regelmässig durchgesehen und bereinigt (ausgesondert) werden. Wer diese Durchsicht einmal jährlich ansetzt und mit einem Austrittsanlass verknüpft, verhindert, dass sich über Jahre Unterlagen ansammeln, für deren Aufbewahrung es keinen Grund mehr gibt.

Aufbewahrungsfristen: weshalb es keine Pauschalfrist gibt

Für Schweizer Arbeitgeber gibt es keine einheitliche Frist für die Aufbewahrung aller Mitarbeiterdaten. Die Dauer orientiert sich primär an den Verjährungsfristen des Obligationenrechts und den Anforderungen des Datenschutzgesetzes und ist datenabhängig einzeln zu bestimmen. Der EDÖB hält fest: Die Aufbewahrungsdauer wird von Fall zu Fall und nach Datenkategorie festgelegt und liegt in der Regel bei fünf bis zehn Jahren, je nachdem, was das Gesetz verlangt.

Zwei Grössenordnungen sind praktisch massgebend: Rund fünf Jahre gelten für finanzielle Forderungen mit Lohncharakter, etwa Lohn- und Überstundenansprüche; diese Frist läuft ab Fälligkeit. Rund zehn Jahre gelten für geschäftsbuchrelevante Daten wie Lohnabrechnungen sowie für Ansprüche aus dem Arbeitszeugnis; die Zeugnisfrist wird ab Austrittsdatum gerechnet. Ein Dossier schliesst deshalb nicht als Ganzes zu einem einzigen Zeitpunkt: Lohnunterlagen und Zeugnisanspruch überdauern andere Dokumente deutlich.

Für geschäftsbuchrelevante Unterlagen greift Art. 958f OR: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Die Buchführungspflicht selbst steht in Art. 957 OR, die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).

Die Übersicht von 360core konkretisiert die Startpunkte: zehn Jahre ab Austrittsdatum für das Arbeitszeugnis, fünf Jahre ab Fälligkeit des Lohnanspruchs. Das deckt sich mit der Staffelung des EDÖB.

Praktisch heisst das, Kategorien zu bilden und ihnen je eine Frist und ein Anfangsdatum zuzuordnen, statt das Dossier als Block zu behandeln. Was nach Ablauf der jeweiligen Frist nicht mehr benötigt wird, ist zu vernichten oder zu anonymisieren; eine pauschale Aufbewahrung «für alle Fälle» widerspricht der Speicherbegrenzung.

Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterdaten nach Datenkategorie

Bewerbungsphase: kurze Fristen, enge Grenzen

Im Auswahlverfahren dürfen Arbeitgeber nur Angaben verlangen, die zeigen, ob eine Person zum Unternehmen passt und die Anforderungen einer Stelle erfüllt. Erlaubt sind in der Regel Fragen zur Ausbildung, zum beruflichen Werdegang und zu den beruflichen Perspektiven. Der EDÖB nennt für diese Phase neben dem OR das Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG) und die Arbeitsvermittlungsverordnung (AVO).

Der EDÖB illustriert die Grenze mit einem Beispiel: Für eine Stelle als Kassiererin oder Kassierer darf gefragt werden, ob eine Verurteilung wegen Vertrauensmissbrauchs vorliegt. Bewerbende systematisch nach Vorstrafen zu fragen, ginge viel zu weit.

Fragen nach Einkommen, einer möglichen Verschuldung, bestehenden Krankheiten oder einer bestehenden Schwangerschaft sind nur zulässig, wenn besondere Gründe im Hinblick auf die zu besetzende Stelle sie rechtfertigen. Nach der Herkunft, der Mitgliedschaft in einer Gruppierung oder Vereinigung (etwa einer Gewerkschaft), der Religion sowie philosophischen oder politischen Überzeugungen darf nur gefragt werden, wenn sie vor dem Hintergrund der Ideologie des Unternehmens zwingend sind.

Auskünfte bei Dritten, etwa bei aktuellen oder früheren Arbeitgebern, verlangen vorher die Einwilligung der Bewerbenden. Ohne Einwilligung dürfen frühere Arbeitgeber keine Auskünfte erteilen; zulässig sind dann nur Angaben, die für die neue Tätigkeit entscheidend sind (Leistungen und Verhalten am Arbeitsplatz), keine Einsicht in Personaldossiers und keine Mitteilungen über Vertragsbedingungen.

Für die Aktenführung hat die Bewerbungsphase eigene Löschfristen: Daten abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber sind nach drei bis vier Monaten zu löschen, sofern keine ausdrückliche Zustimmung für eine längere Speicherung vorliegt. Wer Bewerbungsunterlagen in einem Talentpool behalten will, braucht diese Zustimmung und muss sie dokumentieren; ohne sie ist der Bestand nach Ablauf der Frist zu bereinigen.

Zulässige vs. unzulässige Fragen im Bewerbungsverfahren

Einsichts- und Auskunftsrechte der Mitarbeitenden

Angestellte haben das Recht, den Inhalt ihres Personaldossiers einzusehen. Sie haben zudem Anspruch auf Auskunft über die bearbeiteten Personendaten; das Auskunftsrecht umfasst insbesondere die bearbeiteten Personendaten als solche. Ein Antrag auf Einsicht ist nach Schweizer Datenschutzrecht grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen kostenlos zu beantworten (Art. 25 DSG).

Im HR-Alltag bewährt sich ein schriftlicher Ablauf: Eingang des Begehrens datieren und eine verantwortliche Person bestimmen, den vollständigen Dossierbestand zusammenführen (einschliesslich elektronischer Ablagen und Personalinformationssysteme), die herauszugebenden Kopien erstellen, Frist und Umfang der Auskunft schriftlich festhalten und die Antwort mit einem Sichtvermerk ablegen. Ein solcher Vermerk belegt später, dass innert Frist und kostenlos geantwortet wurde.

Die Einsicht ist nur so vollständig wie die Aktenführung. Deshalb gehört zum Verfahren auch die Kontrolle, ob Daten an mehr als einer Stelle geführt werden: Jede Ablage ausserhalb des offiziellen Dossiers ist entweder dort zu integrieren oder zu löschen. Sonst bleibt eine Auskunft unvollständig.

Löschen, berichtigen, aussondern: die laufende Pflege

Unrichtige und unvollständige Personendaten sind zu berichtigen; Dokumente, die zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, müssen vernichtet oder anonymisiert werden (Art. 6 Abs. 4 und 5 DSG). Diese Pflicht trifft jeden Bestand – Papier wie Datenbank – und gilt laufend, nicht erst beim Austritt.

Die Online-Umfrage des NFP75-Projekts zeigt bei der Speicherbegrenzung und beim Löschen einen offensichtlichen Kollisionskurs mit der Praxis: Nur jedes fünfte Unternehmen, das People Analytics betreibt, löscht die Daten gänzlich, sobald der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, erreicht ist, und eine unbegrenzte Speicherdauer ist immer mehr an der Tagesordnung. Wer eine solche Auswertung als Einzelfall betrachtet, verkennt das Muster: Ohne definierten Löschzeitpunkt bleibt der Bestand faktisch dauerhaft.

Ein einfacher Ablauf für die Aktendurchsicht prüft jede Unterlage an drei Fragen: Ist sie richtig, ist sie aktuell, ist sie noch erforderlich? Was die erste Frage verneint, wird berichtigt; was die dritte verneint, wird gelöscht oder anonymisiert.

Diese Durchsicht lässt sich an einen festen jährlichen Termin binden und mit der Bereinigung beim Austritt verbinden. Beim Austritt wird das Dossier nach Kategorien getrennt, jede Kategorie erhält ihr Löschdatum, und der verbleibende Bestand wird bis zu diesem Datum gesperrt abgelegt.

Ein kurzes Protokoll mit Kategorie, Frist und verantwortlicher Person macht später nachvollziehbar, weshalb welche Unterlage noch vorhanden ist. Auch beim Versand einzelner Aktenstücke ist Vorsicht geboten: Versandart und Verpackung sind so festzulegen, dass eine unberechtigte Einsichtnahme verhindert wird.

Pflichten bei der laufenden Pflege von Personalakten

Ablauf zur jährlichen Aktenüberprüfung und Bereinigung

Leistungs- und Verhaltensdaten: wo die rote Linie verläuft

Verhaltens-Überwachungssysteme sind grundsätzlich verboten (Art. 26 ArGV 3). Die Rechtsprechung hat dieses Verbot jedoch gelockert: Solche Systeme sind trotzdem zulässig, solange sie nicht durch ihre Auswirkungen die Gesundheit oder das Wohlbefinden der Arbeitnehmenden beeinträchtigen. Die Zulässigkeit hängt damit nicht an der Technik, sondern an der Wirkung auf die überwachten Personen.

Die Online-Umfrage des NFP75-Projekts zeigt, wie weit die Praxis davon entfernt ist: Jede fünfte befragte Person (22 Prozent) stimmt der Aussage völlig oder fast völlig zu, dass ihr Unternehmen das Verhalten von Arbeitnehmenden und deren Zusammenarbeit untereinander beobachtet.

In drei von fünf Fällen (62 Prozent) können die Arbeitnehmenden das Gerät oder Programm, über das analysiert wird, nicht ausschalten. In zwei von fünf Fällen (38 Prozent) können sie sich durch Ausschalten entziehen.

Ob die fehlende Ausschaltfunktion gegen Art. 328b OR verstösst, ist im Einzelfall zu beurteilen. Erfasst ein über GPS geortetes Geschäftsauto auch Privatfahrten, ist die Aufzeichnung problematisch. Bei fest installierten Sensoren am Arbeitsplatz, welche die Arbeitnehmenden ausserhalb des Gebäudes nicht mehr erfassen, erscheint eine dauerhafte Aufzeichnung weniger problematisch.

Hinzu kommt der sachliche Bezug: 3 Prozent der befragten Teilnehmenden stimmten der Aussage völlig oder beinahe völlig zu, dass ihr Unternehmen nichtberufsbezogene Daten von Arbeitnehmenden analysiert; bei Bewerbenden lag der Anteil bei 7 Prozent. Das verstösst grundsätzlich gegen das arbeitsrechtliche Erfordernis des Bezugs zur Arbeit.

Für die Personalakte folgt daraus eine doppelte Anforderung. Erstens gehören ausgewertete Verhaltens- und Leistungsdaten nur dann ins Dossier, wenn ein sachlicher Bezug zur Arbeit besteht; Daten ohne diesen Bezug sind zu löschen. Zweitens müssen sie für die Betroffenen erkennbar sein.

Auch hier zeigt die Umfrage eine Lücke: Nur etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen, die solche Analysen einsetzen (53 Prozent), stimmt der Aussage völlig oder nahezu völlig zu, dass Mitarbeitende und Bewerbende verstehen, was über sie analysiert wird. Wer Leistungsdaten ablegt, muss deshalb nicht nur die Erforderlichkeit prüfen, sondern auch, ob die betroffene Person über die Auswertung informiert wurde.