Annoncer de nouveaux collaborateurs : les étapes pour les assurances sociales

Du premier contrat de travail au rôle d’employeur

En signant un contrat de travail, une personne indépendante devient employeur, avec des obligations envers le collaborateur et envers l’État. Le rapport de travail est régi par le Code des obligations.

Un contrat écrit n’est pas toujours obligatoire. Il fixe toutefois ce qui, sinon, relèverait des règles légales standard : fonction, lieu de travail et date d’entrée, salaire brut et périodicité de paiement, durée hebdomadaire du travail et vacances (minimum légal de quatre semaines), période d’essai et délais de résiliation, ainsi que l’application d’une éventuelle convention collective de travail (CCT).

Dans les cantons et les branches soumis à des salaires minimaux obligatoires, leur montant doit être vérifié avant toute offre.

Pour les assurances sociales, l’ordre est le suivant : d’abord l’affiliation à une caisse de compensation AVS, puis l’assurance-accidents LAA, ensuite la prévoyance professionnelle LPP et enfin – pour les collaborateurs étrangers – l’impôt à la source. Tout cela doit être réglé avant que la personne ne commence à travailler ; chaque personne salariée doit bénéficier d’une couverture d’assurance suffisante dès le premier jour de travail.

Il n’existe pas de déclaration individuelle pour chaque nouveau collaborateur. Les entrées ne sont pas déclarées séparément, mais apparaissent à la fin de l’année dans la déclaration des salaires transmise à la caisse de compensation.

Affiliation à la caisse de compensation AVS cantonale

Les employeurs s’affilient à une caisse de compensation AVS, généralement la caisse de compensation cantonale (CC). Elle gère l’AVS/AI/APG, l’assurance-chômage AC et les allocations familiales, et sert d’interlocuteur central auprès de l’État. L’inscription doit se faire dans les trois mois suivant l’inscription au registre du commerce.

L’obligation de s’inscrire ne concerne pas seulement ceux qui emploient du personnel extérieur : l’associé gérant qui se verse un salaire est également considéré comme salarié. En revanche, une SARL unipersonnelle qui ne se verse pas de salaire n’entraîne pas d’obligation AVS en tant qu’employeur.

Celui qui dépasse le délai de trois mois doit s’attendre à des rappels de cotisations rétroactifs. De plus, la caisse de compensation peut appliquer une majoration et, en cas de violations répétées, engager des mesures pénales et civiles (art. 64 ss de la LAVS).

Enregistrer les nouveaux collaborateurs : carte d’assuré et déclaration des salaires

En cours d’exploitation, il n’est pas nécessaire de déclarer séparément les nouveaux collaborateurs. Tous les salariés sont déclarés à la fin de l’année via la déclaration des salaires.

Lors de l’entrée en service, seule l’enregistrement dans le fichier du personnel interne est requise. Les données personnelles sont saisies sur la base de la carte d’assuré : numéro AVS, nom, état civil et autres informations pertinentes pour les déductions et les déclarations.

Ces données doivent être mises à jour régulièrement, pas seulement lors de l’embauche. Si les données personnelles, le salaire ou le taux d’activité changent, le fichier des données de base doit être adapté ; sinon, les cotisations déduites et la déclaration annuelle des salaires ne correspondront pas.

Les allocations familiales transitent par la même caisse de compensation ; une saisie correcte a un impact direct sur la comptabilisation.

Assurance-accidents et maintien du salaire en cas de maladie

L’assurance-accidents selon la LAA est obligatoire dès la première personne engagée. Le contrat avec l’assureur doit être conclu avant le premier jour de travail.

La prime est partagée : l’accident professionnel (AP) est à la charge de l’employeur, tandis que l’accident non professionnel (ANP) est généralement à la charge des collaborateurs et déduit du salaire.

Dans la séquence classique de démarrage, la LAA, l’assurance indemnités journalières maladie et l’assurance responsabilité civile font partie des démarches du premier mois suivant l’embauche.

Outre l’accident, l’employeur est tenu par la loi de maintenir le salaire en cas de maladie. Comme ce risque pèse de manière imprévue sur les coûts salariaux, de nombreuses entreprises le couvrent via un contrat d’indemnités journalières maladie.

L’assurance prend en charge le maintien du salaire dans les limites convenues, évitant ainsi à l’employeur d’en assumer seul la totalité.

Prévoyance professionnelle : quand une caisse de pension intervient

La prévoyance professionnelle LPP ne s’applique pas à chaque embauche. Le seuil d’entrée déterminant est un salaire annuel de CHF 22'680 (inchangé depuis 2025) ; si ce seuil est atteint, l’affiliation à une institution de prévoyance (caisse de pension) est obligatoire.

L’affiliation est également obligatoire pour les contrats de travail d’une durée supérieure à trois mois.

L’employeur prend en charge au moins la moitié des cotisations LPP ; cette part ne peut pas être transférée aux collaborateurs.

Chronologiquement, la caisse de pension intervient après la caisse de compensation et l’assurance-accidents. L’affiliation LPP n’est mise en place que lorsque le salaire convenu atteint effectivement le seuil.

Collaborateurs étrangers : autorisation, impôt à la source, frontaliers

Pour les personnes de nationalité étrangère, le titre de séjour et le permis de travail doivent être vérifiés avant le début de l’activité. Selon le permis, une annonce ou une autorisation préalable est nécessaire ; la prise de fonction ne doit pas avoir lieu avant cette clarification.

De nombreux travailleurs étrangers sans permis d’établissement sont soumis à l’impôt à la source. L’employeur retient l’impôt directement sur le salaire et le reverse à l’autorité fiscale cantonale.

Il s’agit d’une obligation de l’employeur, non d’une option, et cela apparaît donc comme un poste sur chaque fiche de salaire.

Pour les situations transfrontalières entre la Suisse et l’UE, l’accord sur la sécurité sociale s’applique : les travailleurs sont traités de manière égale, indépendamment de leur nationalité. Les droits acquis sont préservés grâce au totalisation de toutes les périodes de cotisation (principe de totalisation), et les prestations sont exportables.

Pour les travailleurs salariés, le principe du lieu de travail s’applique en priorité. Celui qui exerce son activité dans plusieurs États est soumis à l’État dans lequel la « part essentielle » – mesurée à 25 % du temps de travail ou du salaire – est effectuée dans l’État de résidence.

Les citoyens non-UE sans nationalité suisse ne relèvent pas de ces règles spécifiques.

Fiche de salaire, déductions et certificat de salaire

À chaque versement du salaire, le collaborateur a droit à une fiche de salaire. Celle-ci indique le salaire brut, les déductions – AVS/AI/APG, AC, LPP, accident non professionnel LAA et un éventuel impôt à la source – ainsi que le salaire net versé.

L’employeur retient la part du collaborateur sur le salaire, y ajoute sa propre part et verse le montant total aux caisses. L’AVS/AI/APG et l’AC sont financées paritairement, c’est-à-dire partagées à parts égales ; pour la LPP, l’employeur supporte au moins la moitié.

À la fin de l’année, l’employeur établit le certificat de salaire – le document fiscal que le collaborateur joint à sa déclaration d’impôts.

En comptabilité, les charges de personnel, les charges d’assurances sociales et les dettes qui en résultent sont enregistrées sur des comptes distincts. Ainsi, on peut voir quelle partie du salaire a été payée et quels montants restent dus à la caisse de compensation, à l’assureur ou à la caisse de pension.

Ordre et délais dans les 90 premiers jours

Semaine 1 : S’inscrire à l’AVS/CC et gérer le compte professionnel – le compte bloqué issu de la constitution est transformé en compte d’exploitation courant.

L’obligation de tenir une comptabilité commence dès le premier jour (art. 957 CO). Les livres de commerce doivent être conservés pendant dix ans (art. 958f CO).

Mois 1 : Conclure l’assurance-accidents LAA, clarifier l’assurance indemnités journalières maladie et la responsabilité civile – tout cela avant le premier jour de travail du nouveau collaborateur.

Mois 2 : S’affilier à la caisse de pension si le salaire atteint le seuil d’entrée de CHF 22'680 ou si le contrat dure plus de trois mois.

Mois 3 : Mettre en place la comptabilité des salaires et le système comptable, et établir la planification annuelle.

Celui qui ne respecte pas ces délais doit s’attendre à des rappels de cotisations et à des majorations : la caisse de compensation peut exiger le paiement rétroactif des cotisations et appliquer une majoration.