Documenter l’entretien annuel: ce qui doit figurer au dossier

L’essentiel: entretien, procès-verbal et dossier du personnel

Les entretiens réguliers avec les collaborateurs ne sont pas expressément prescrits par la loi (JobCloud, article de Mathias Steger, 12 avril 2022). JobCloud rappelle toutefois l’obligation de diligence de l’employeur ainsi que la valeur d’un échange actif portant sur les performances et le comportement.

Dans la pratique, les termes se mélangent: entretien personnel, entretien avec le collaborateur, entretien de feedback ou simplement EAC (Entretien Annuel de Collaboration) sont souvent utilisés comme synonymes, bien que leur signification et leurs objectifs puissent différer (clockodo, mis à jour le 17 janvier 2025). Pour le dossier du personnel, c’est le contenu qui compte, pas le titre.

Souvent, les entreprises instaurent un entretien annuel dédié à l’évaluation mutuelle (clockodo). On peut également y aborder les souhaits des deux parties, qu’il s’agisse des tâches, des conditions de travail ou du développement professionnel.

La notice au dossier est régie par le droit suisse: selon l’art. 328b CO, l’employeur ne peut traiter des données personnelles que dans la mesure où elles concernent l’aptitude au rapport de travail ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (art. 328b CO). Ce lien est déterminant pour sélectionner les informations à documenter.

Il convient également de respecter la Loi fédérale sur la protection des données (LPD). Le Préposé fédéral à la protection des données (PFPD) souligne que les employeurs traitent des données personnelles dans le cadre des rapports de travail de droit privé, y compris des données particulièrement sensibles et des profils de personnalité; les dossiers du personnel doivent être régulièrement épurés des documents qui ne sont plus nécessaires (PFPD).

L’entreprise y trouve aussi son avantage: une culture active de l’entretien façonne le climat de travail et soutient le développement des équipes. JobCloud recommande d’ancrer cet échange régulier dans le contrat de travail afin d’envoyer un signal clair dès le début.

Il faut distinguer l’entretien de la notice au dossier. Le dossier ne contient pas la transcription mot à mot, mais le résultat: les thèmes abordés, l’évaluation des performances, le comportement observé, les objectifs convenus, les mesures, les délais et les responsabilités. L’entretien peut rester oral; ce qui est consigné, c’est ce sur quoi les deux parties pourront s’appuyer à l’avenir.

Une documentation soignée porte ses fruits à trois niveaux: elle rend les accords sur les objectifs vérifiables, facilite la rédaction du certificat de travail – que les collaborateurs peuvent exiger à tout moment – et aide en cas de conflit. JobCloud précise qu’un procès-verbal peut avoir une valeur juridique en cas de litige. Il est recommandé de rédiger un procès-verbal, de le faire signer et de le classer avec soin; cela sera utile pour les discussions futures.

Avant l’entretien: définir le contexte, les thèmes et réunir les preuves

Pour le choix des thèmes de l’entretien et la rédaction de la notice au dossier, le lien avec le rapport de travail est déterminant en Suisse. Selon l’art. 328b CO, l’employeur ne peut traiter des données personnelles que dans la mesure où elles concernent l’aptitude au rapport de travail ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (art. 328b CO). JobCloud souligne que les questions personnelles sans lien direct avec la performance professionnelle n’ont pas leur place dans le procès-verbal.

Avant le rendez-vous, il faut circonscrire les sujets: s’agit-il de performances, de comportement, d’objectifs ou de développement? Selon clockodo, la personne responsable est celle qui peut réellement évaluer la performance – dans de nombreux cas, le chef de département ou d’équipe, et non la direction générale.

Les preuves doivent être préparées et posées sur la table: des chiffres concrets, des faits, des noms et des exemples plutôt que de simples impressions. JobCloud exige en outre une échelle de mesure uniforme et compréhensible – la même grille d’évaluation pour tous les collaborateurs, afin que les évaluations restent comparables. Celui qui dispose de chiffres concernant l’atteinte des objectifs, la charge de travail ou les délais peut étayer son évaluation et n’a pas besoin de chercher des éléments a posteriori pendant l’entretien.

La palette des contextes va de l’évaluation des performances et la fixation d’objectifs jusqu’aux entretiens personnels liés au licenciement. clockodo liste les entretiens de licenciement comme un type d’entretien distinct.

Ce qui doit figurer au procès-verbal – et ce qui n’y a pas sa place

Le procès-verbal doit être formulé de manière objective et selon une échelle de mesure uniforme et compréhensible (JobCloud, 12 avril 2022). Doivent y figurer les performances, le comportement ainsi que les objectifs et mesures convenus. Les questions personnelles sans lien direct avec la performance professionnelle n’y ont pas leur place.

Contrairement au certificat de travail, un procès-verbal d’entretien ne doit pas être rédigé de manière bienveillante, car il est destiné uniquement aux personnes internes à l’entreprise. Il reste néanmoins factuel: il décrit des incidents, des observations et des réactions plutôt que de porter des jugements sur la personne. Celui qui consigne ce qu’un collaborateur a fait et comment son supérieur a réagi rend l’inscription vérifiable; celui qui attribue des traits de caractère offre des flancs à la critique.

Une inscription utile mentionne le contexte, la date, les participants, les points abordés, les mesures convenues avec leurs délais et la prochaine évaluation intermédiaire. Les formulations générales sans exemple ni référence temporelle sont sans valeur a posteriori – que ce soit pour le soutien, pour le certificat ou en cas de conflit.

Chaque mesure doit être assortie d’un délai et d’une responsabilité: qui met quoi en œuvre et jusqu’à quand? Les preuves constituent également, dans l’inscription, des chiffres concrets, des faits, des noms et des exemples – les estimations sans point de référence ne suffisent pas.

Dans «Mitarbeitergespräch und Zielvereinbarung» (Entretien avec le collaborateur et fixation d’objectifs), S. Hinrichs note que le supérieur et le collaborateur doivent consigner lors de l’entretien les mesures visant à atteindre les objectifs et à accomplir les tâches. De telles mesures figurent dans le procès-verbal – avec délai et responsabilité.

Un modèle est disponible pour la forme: clockodo propose un modèle gratuit de procès-verbal d’entretien sous forme de document Word (mis à jour le 17 janvier 2025). Il ne remplace pas l’examen du fond.

Signature, objections et prises de position

Le procès-verbal devrait être signé par les deux parties, selon la recommandation de JobCloud. En cas de divergence de point de vue, celle-ci devrait également être consignée par écrit.

Si un collaborateur n’est pas d’accord avec une description figurant dans le procès-verbal, cela est mentionné et la divergence est consignée par écrit. JobCloud recommande de classer soigneusement les procès-verbaux signés, le cas échéant accompagnés des prises de position des collaborateurs. Une prise de position écrite fixe la position contraire et appartient au dossier – pas à une collection séparée.

Concrètement, cela signifie: si quelqu’un refuse de signer, cette circonstance est mentionnée dans le procès-verbal. Celui qui signe mais souhaite ajouter un point de vue divergent peut le faire inscrire comme ligne supplémentaire. Les deux options sont préférables à un document contesté a posteriori ou non signé.

Classement, droit de consultation et conservation dans le dossier du personnel

Les procès-verbaux signés et les éventuelles prises de position sont classés avec soin – c’est exactement ce que JobCloud exige pour clôturer un entretien avec un collaborateur. La finalité limitée est déterminante: le procès-verbal est destiné aux personnes internes à l’entreprise.

Seules les personnes chargées de la gestion du personnel ou de l’encadrement de la personne concernée devraient y avoir accès.

Le procès-verbal et la prise de position restent au même endroit. Celui qui classe les deux ensemble peut répondre à une demande ultérieure sans avoir à chercher dans d’autres chemises.

Les collaborateurs conservent leur droit d’information selon l’art. 25 LPD même après la fin du rapport de travail (PFPD). Arbeitsrechtplus décrit par ailleurs un droit de consultation à tout moment, sans justification particulière, sur le dossier du personnel complet. Les documents et prises de position devraient donc être classés de manière à être retrouvés en cas de demande.

Le classement n’est pas un formalisme: un procès-verbal peut avoir une valeur juridique en cas de litige. Celui qui peut prouver de manière complète le déroulement, les mesures convenues et les réactions dispose d’une bonne documentation. À défaut, c’est parole contre parole.

Il n’existe pas en Suisse de délai de conservation uniforme pour toutes les données des collaborateurs (WEKA). Les données ne peuvent être conservées que aussi longtemps que nécessaire à la finalité et de manière proportionnée; les dossiers du personnel doivent être régulièrement épurés (WEKA; PFPD). Après la fin du rapport de travail, seules les données nécessaires peuvent subsister, par exemple celles requises pour un litige en cours (PFPD).

Sujets délicats et événements particuliers

Si l’entretien repose sur un motif délicat – JobCloud cite une annonce de maladie injustifiée, du harcèlement ou des appels téléphoniques privés répétés sur le lieu de travail –, il est urgent de consulter un juriste. Cette recommandation prime sur toute question de formulation.

Dans le procès-verbal, on reste factuel: des incidents concrets avec date, lieu, personnes impliquées et réaction observée – sans jugements, sans attaques personnelles, sans diagnostics. En cas de suspicion de maladie sans lien avec le travail, l’avis médical n’a pas sa place dans le dossier; on consigne le comportement observable dans l’entreprise.

Les événements particuliers doivent être documentés rapidement, et non plusieurs semaines plus tard de mémoire. Si l’entreprise lie une mesure – avertissement, mutation, mise en garde – à un tel entretien, les documents doivent montrer ce qui a été reproché, ce que la personne concernée a dit à ce sujet et ce qui a été convenu.

Après l’entretien: mesures et prochaines étapes

Après l’entretien, le procès-verbal est mis à jour avec les objectifs convenus, les délais et les responsabilités: qui est responsable, quelle mesure est mise en œuvre jusqu’à quand, quand aura lieu le prochain entretien? Sans ces indications, l’accord reste sans suite. Les points ouverts font partie de la prochaine évaluation intermédiaire; on y examine ce qui a été atteint et le résultat est à nouveau documenté.

Les résultats recueillis peuvent être utilisés pour les évaluations futures et pour les certificats de travail. Les collaborateurs peuvent exiger un certificat de travail à tout moment; JobCloud souligne qu’une culture active de l’entretien aide également lors de la rédaction des certificats de travail. JobCloud recommande de conserver les procès-verbaux séparément, car ils sont utiles pour les discussions futures.

Cinq erreurs détruisent la valeur de la documentation: l’absence de signature des deux parties, des formulations générales sans exemple concret, l’absence de chiffres et de dates, l’omission de mentionner une version divergente du collaborateur et des procès-verbaux qui ne se trouvent pas dans le dossier du personnel. Celui qui vérifie ces points avant de classer le procès-verbal dispose d’une notice au dossier qui tient la route, même en cas de litige.