Documenter l'onboarding : les pièces pour le dossier du personnel

Ces documents doivent figurer dans le dossier du personnel dès le premier jour

Dans la pratique suisse, le dossier du personnel comprend tous les documents concernant une personne, de son entrée en fonction jusqu'à la fin de son rapport de travail. Cela inclut les coordonnées et l'adresse, les pièces de candidature telles que les copies de pièces d'identité, le CV, les références, les formations, les certificats de travail et les diplômes, ainsi que les résultats d'éventuels tests effectués lors de la procédure de recrutement et le contrat de travail avec ses annexes. S'y ajoutent les coordonnées bancaires et les données d'assurance, les fiches de salaire et le certificat de salaire.

Le dossier contient également les informations relatives aux heures de travail, les arrêts maladie sous forme de certificats médicaux, les absences et les vacances. Viennent s'ajouter les formations continues et la planification de carrière, les mentions de mesures disciplinaires telles que les avertissements, les notes relatives à des incidents et sanctions, la correspondance entre l'employeur et les employés, ainsi que les extraits de registres, comme l'extrait du casier judiciaire et l'extrait de l'office des poursuites.

Pour les collaborateurs étrangers, s'ajoutent le permis de séjour ou de travail. Dans un dossier du personnel tenu numériquement, le contrat de travail, les autorisations, les certificats et les procès-verbaux d'entretiens sont classés dans le dossier spécifique à la personne. Le contrat ne se trouve pas dans un classeur auprès du service de la paie, ni l'autorisation dans un dossier de suivi des délais : tout est attribué directement à la personne concernée.

Pour le classement par personne, l'ordre de vérification suivant s'applique : le document est-il signé et daté ? L'entrée a-t-elle été enregistrée ? Est-il clairement attribué à la personne ? Ce n'est qu'ensuite que l'on se demande s'il a effectivement sa place dans le dossier. Les extraits de registres font partie de la typologie usuelle des dossiers ; leur inclusion suppose toutefois qu'ils concernent l'aptitude au rapport de travail ou qu'ils soient nécessaires à l'exécution du contrat de travail (art. 328b CO).

Consigner par écrit les entretiens durant la période d'essai

L'onboarding commence avec la signature du contrat de travail et se termine généralement à l'issue de la période d'essai, après environ six mois. Durant cette période, des entretiens de situation, des évaluations intermédiaires et des fixations d'objectifs ont lieu ; leurs procès-verbaux attestent ultérieurement du déroulement du rapport de travail.

Un procès-verbal contient au minimum la date et le lieu, les personnes présentes avec leur rôle, le motif, les points abordés, les mesures convenues avec leurs échéances et responsabilités, ainsi que la date du prochain entretien. Les deux parties signent ; la collaboratrice ou le collaborateur reçoit une copie. En l'absence de date, d'échéances ou de signature, la note est difficilement exploitable en cas de litige.

Un bon onboarding peut augmenter la motivation et la productivité des nouveaux collaborateurs, renforcer leur loyauté envers l'employeur et réduire les démissions pendant la période d'essai. Les procès-verbaux rendent ce déroulement compréhensible et consignent les objectifs fixés ainsi que les mesures prises.

Les procès-verbaux d'entretien appartiennent au dossier de la personne, et non aux notes personnelles du supérieur hiérarchique. Ils sont classés avec la date et, en cas de plusieurs versions, avec l'indication de la version, et restent partie intégrante du dossier durant tout le rapport de travail.

Du papier au dossier numérique : collecter, signer, classer

La procédure classique engendre des ruptures médiatiques : l'administration envoie des formulaires de renseignements sur le personnel, et les collaborateurs doivent scanner ou copier de nombreux documents pour les renvoyer. Numériquement, un formulaire web pour les données de base et une fonction de téléchargement pour les justificatifs tels que les pièces d'identité, les certificats et les coordonnées bancaires remplacent cette procédure ; une indication de statut signale les pièces manquantes, évitant ainsi une chaîne d'e-mails.

L'onboarding peut être numérisé et réalisé depuis différents sites, ce qui flexibilise également la recherche de personnel. Depuis la pandémie de Covid-19 au plus tard, le travail à distance et le home office sont de plus en plus considérés comme la norme, le lieu de travail jouant un rôle moindre dans le recrutement. L'argument selon lequel les papiers ne pourraient être collectés que sur place le premier jour de travail tombe ainsi.

Pour la signature électronique, il existe des prestataires suisses, tels que l'eSignature Hub de Swisscom Trust Services. Le type de signature choisi doit correspondre au document et rester prouvable par la suite : le système doit permettre de voir qui a signé quelle version et quand.

L'hébergement et la sauvegarde font partie de l'examen du prestataire. Un dossier du personnel numérique peut être exploité de telle sorte que l'application, la base de données et les documents se trouvent dans un centre de calcul à Genève (Infomaniak Network SA) et que la sauvegarde quotidienne soit effectuée vers un second centre de calcul suisse.

Point important en matière de protection des données : la nouvelle LPD, la nouvelle ordonnance sur la protection des données et l'ordonnance sur la certification en matière de protection des données sont en vigueur depuis le 1er septembre 2023. L'obligation d'informer a été étendue au traitement de toutes les données personnelles. Les collaborateurs doivent donc être informés des données traitées dans le dossier et de la manière dont elles le sont.

Ce qui n'a pas sa place dans le dossier : finalité et proportionnalité

Deux seuils déterminent l'inclusion des documents. Les données personnelles ne peuvent être traitées que si elles concernent l'aptitude au rapport de travail ou si elles sont nécessaires à l'exécution du contrat de travail (art. 328b CO).

De plus, les données personnelles ne doivent être traitées que selon le principe de proportionnalité et de bonne foi (art. 6 al. 2 LPD). Ces deux seuils doivent être examinés cumulativement : un document qui est « utile » en soi ne suffit pas.

N'ont pas leur place dans le dossier les notes privées et les évaluations sans lien avec le travail. N'y figurent pas non plus les informations sur la planification familiale, la religion ou les opinions politiques, la correspondance privée, ni les diagnostics médicaux sans lien avec la capacité de travail. Ils ne relèvent d'aucun des deux seuils et ne sont pas nécessaires à l'exécution du contrat de travail.

La bonne foi exige en pratique que les données ne soient traitées qu'aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Les employés doivent savoir quels documents sont détenus à leur sujet. Le dossier ne doit pas être exploité à des fins étrangères à l'objet, comme la préparation d'un licenciement, bien au-delà du motif initial.

Même les documents qui peuvent fondamentalement figurer dans un dossier restent soumis à un examen : les extraits de registres tels que l'extrait du casier judiciaire ou de l'office des poursuites font partie de la typologie usuelle ; leur inclusion doit toutefois être justifiée par l'art. 328b CO, c'est-à-dire être liée à la fonction concrète du poste.

Révision du dossier : correct, actuel, nécessaire

Les dossiers du personnel suisses doivent être régulièrement vérifiés et épurés. La révision examine trois critères : les données sont-elles correctes, actuelles et nécessaires ? Tout élément ne satisfaisant pas à un critère est corrigé, écarté ou supprimé.

Les conséquences juridiques sont concrètes : les données personnelles inexactes et incomplètes doivent être rectifiées. Les documents qui ne sont plus nécessaires à la finalité du traitement doivent être détruits ou anonymisés (art. 6 al. 4 et 5 LPD). La suppression est effectuée dans le respect de la protection des données et fait l'objet d'un protocole : le simple retrait d'un classeur papier ne suffit pas si la copie subsiste dans le dossier de scans ou dans la boîte e-mail.

En matière de conservation, l'intérêt de l'employeur pour les dossiers des collaborateurs entre en tension avec l'obligation de traiter les données des collaborateurs uniquement selon la finalité prévue et avec ménagement. La conservation sert généralement à des fins de preuve ou pour satisfaire à une obligation légale, telle que la délivrance d'un certificat de travail.

La durée dépend de cette finalité ; des valeurs fixes ne s'appliquent pas de la même manière à tous les types de documents. Comme cadre pour la tenue des dossiers, le prestataire 360core cite la norme ISO 15489-1:2016 et l'OGBU.

Lors de la révision, le dossier est passé en revue et, pour chaque document, une décision est prise entre conserver, rectifier, écarter ou supprimer. La décision est consignée avec la date et la justification. Les fiches de salaire, les certificats médicaux et la correspondance qui ne sont plus nécessaires sont écartés. Ensuite, la destruction conforme des justificatifs écartés est confirmée.

Lorsque les collaborateurs souhaitent consulter leur dossier

Selon le droit suisse de la protection des données, tous les employés ont le droit de consulter le contenu de leur dossier du personnel. Une demande de consultation doit fondamentalement recevoir une réponse gratuite dans un délai de 30 jours (art. 25 LPD). Le droit d'accès comprend notamment la consultation des données personnelles traitées en tant que telles.

Déroulement dans les RH : recevoir et dater la demande, vérifier l'identité de la personne requérante, noter le délai de 30 jours et l'enregistrer comme rappel dans le système. La consultation a lieu généralement au siège de l'employeur ou par remise de copies ; la réponse est gratuite pour la personne requérante.

Lors de la réponse, les RH ne divulguent que les données de la personne requérante ; les informations concernant des tiers et les notes internes propres qui ne constituent pas des données personnelles de la personne requérante sont retenues. La procédure elle-même – date de la demande, date de la réponse, forme de la consultation – est documentée dans le dossier.

Le droit de consultation existe indépendamment du fait que le dossier soit tenu sur papier ou numériquement. Celui qui utilise des dossiers numériques doit être en mesure de fournir les informations aussi complètement que depuis un classeur physique, c'est-à-dire en incluant également les documents qui se trouvent en pièce jointe dans un logiciel de paie ou de gestion des contrats.