Documentare l'onboarding: i documenti per il fascicolo personale

Questi documenti appartengono al fascicolo personale fin dal primo giorno

Nella prassi svizzera, il fascicolo personale comprende tutti i documenti che riguardano una persona dall'ingresso fino all'uscita dal rapporto di lavoro. Vi rientrano i dati di contatto e l'indirizzo, la documentazione di candidatura come copie di documenti d'identità, CV, referenze, formazioni, certificati e diplomi, i risultati di eventuali test durante la procedura di assunzione nonché il contratto di lavoro e gli allegati. Fanno parte del fascicolo anche le coordinate bancarie e i dati assicurativi, le buste paga e il certificato di salario.

Vi appartengono inoltre le indicazioni sugli orari di lavoro, i certificati medici in caso di malattia, le assenze e le vacanze. Si aggiungono le formazioni continue e la pianificazione della carriera, le informazioni su misure disciplinari come ammonimenti, annotazioni su incidenti e sanzioni, la corrispondenza tra datore di lavoro e dipendenti nonché estratti dai registri, come l'estratto del casellario giudiziale e quello del registro delle esecuzioni.

Per i collaboratori stranieri si aggiunge il permesso di soggiorno o di lavoro. Nel fascicolo personale gestito digitalmente il contratto di lavoro, i permessi, i certificati e i verbali dei colloqui sono archiviati nella cartella della persona. Il contratto non si trova in un faldone presso la contabilità salari, né il permesso in una cartella delle scadenze: tutto è assegnato alla persona.

Per l'archiviazione per ogni persona vale questa sequenza di controllo: il documento è presente firmato e datato? L'arrivo è stato registrato? È chiaramente assegnato alla persona? Solo dopo segue la domanda se debba effettivamente entrare nel fascicolo. Gli estratti dai registri fanno parte della tipologia usuale dei fascicoli; la loro inclusione presuppone tuttavia che riguardino l'idoneità per il rapporto di lavoro o siano necessari per l'esecuzione del contratto di lavoro (art. 328b CO).

Documentare per iscritto i colloqui durante il periodo di prova

L'onboarding inizia con la firma del contratto di lavoro e termina generalmente con la fine del periodo di prova dopo circa sei mesi. In questo periodo hanno luogo colloqui di punto della situazione, valutazioni intermedie e definizioni degli obiettivi; i relativi verbali documentano in seguito lo svolgimento del rapporto di lavoro.

Un verbale contiene almeno la data e il luogo, le persone presenti con i loro ruoli, il motivo, i punti discussi, le misure concordate con scadenze e responsabilità nonché la data del prossimo colloquio. Entrambe le parti firmano; la collaboratrice o il collaboratore riceve una copia. Se mancano la data, le scadenze o la firma, l'appunto è difficilmente utilizzabile in caso di controversia.

Un buon onboarding può aumentare la motivazione e la produttività dei nuovi collaboratori, rafforzare la lealtà verso il datore di lavoro e ridurre le disdette durante il periodo di prova. I verbali rendono tracciabile questo svolgimento e fissano quali obiettivi sono stati stabiliti e quali misure sono state adottate.

I verbali dei colloqui appartengono al fascicolo della persona, non agli appunti personali del superiore. Vengono archiviati con data e, in caso di più versioni, con indicazione dello stato della versione, e rimangono parte del fascicolo per tutta la durata del rapporto di lavoro.

Dalla carta al fascicolo digitale: raccogliere, firmare, archiviare

La procedura classica genera interruzioni nei supporti: l'amministrazione invia questionari personali e i collaboratori devono scannerizzare o fotocopiare numerosi documenti e rispedirli. Digitalmente, un modulo web per i dati anagrafici e un upload per gli justificatifs come documenti d'identità, certificati e coordinate bancarie sostituiscono questa procedura; una visualizzazione dello stato indica i documenti mancanti invece di una catena di e-mail.

L'onboarding può essere digitalizzato e svolto da diverse sedi; ciò flexibilizza anche la ricerca del personale. Al più tardi dalla pandemia di Covid-19, il lavoro a distanza e l'home office sono sempre più considerati standard, la sede gioca un ruolo minore nel reclutamento. Viene meno così la giustificazione di poter raccogliere i documenti cartacei solo il primo giorno di lavoro in loco.

Per la firma elettronica esistono fornitori svizzeri, ad esempio l'eSignature Hub di Swisscom Trust Services. Il tipo di firma scelto deve essere adeguato al documento e rimanere dimostrabile in seguito: dal sistema deve risultare chi ha firmato quale versione e quando.

L'hosting e il backup rientrano nella verifica del fornitore. Un fascicolo personale digitale può essere gestito in modo che applicazione, database e documenti si trovino in un data center a Ginevra (Infomaniak Network SA) e il backup giornaliero avvenga in un secondo data center svizzero.

Rilevante sotto il profilo del diritto alla protezione dei dati: la nuova LPD, la nuova ordinanza sulla protezione dei dati e l'ordinanza sulle certificazioni in materia di protezione dei dati sono in vigore dal 1° settembre 2023. L'obbligo di informazione è stato esteso al trattamento di qualsiasi dato personale. I collaboratori devono quindi essere informati su quali dati nel fascicolo vengono trattati e come.

Cosa non appartiene al fascicolo: vincolo di scopo e proporzionalità

Due soglie decidono sull'inclusione. I dati personali possono essere trattati solo se riguardano l'idoneità per il rapporto di lavoro o sono necessari per l'esecuzione del contratto di lavoro (art. 328b CO).

Inoltre vale quanto segue: i dati personali devono essere trattati solo secondo il principio di proporzionalità e in buona fede (art. 6 cpv. 2 LPD). Entrambe le soglie devono essere verificate cumulativamente: un documento che di per sé è «utile» non è sufficiente.

Non appartengono al fascicolo appunti privati e valutazioni senza riferimento al lavoro. Non vi rientrano nemmeno indicazioni sulla pianificazione familiare, la religione o le opinioni politiche, la corrispondenza privata nonché diagnosi mediche senza riferimento alla capacità lavorativa. Esse non rientrano in nessuna delle due soglie e non sono necessarie per l'esecuzione del contratto di lavoro.

La buona fede richiede nella pratica che i dati vengano trattati solo per lo scopo per cui sono stati raccolti. Le persone impiegate devono sapere quali documenti vengono tenuti su di loro. Il fascicolo non deve essere valutato per scopi estranei alla materia, come la preparazione di una disdetta, andando ben oltre l'occasione specifica.

Anche i documenti che fondamentalmente possono comparire in un fascicolo restano soggetti all'obbligo di verifica: gli estratti dai registri come l'estratto del casellario giudiziale o del registro delle esecuzioni appartengono alla tipologia usuale; la loro inclusione deve tuttavia essere giustificata ai sensi dell'art. 328b CO, ovvero essere collegata alla funzione concreta del posto di lavoro.

Revisione del fascicolo: corretto, attuale, necessario

I fascicoli personali svizzeri devono essere controllati e ripuliti regolarmente. La revisione verifica tre criteri: i dati sono corretti, attuali e necessari? Ciò che non soddisfa un criterio viene corretto, scartato o cancellato.

Le conseguenze giuridiche sono concrete: i dati personali errati e incompleti devono essere rettificati. I documenti che non sono più necessari per lo scopo del trattamento devono essere distrutti o anonimizzati (art. 6 cpv. 4 e 5 LPD). La cancellazione avviene in conformità alla protezione dei dati e viene protocollata: la semplice rimozione da un faldone cartaceo non basta se la copia nella cartella delle scansioni o nella casella e-mail continua a esistere.

Per la conservazione, l'interesse del datore di lavoro ai fascicoli dei collaboratori si trova in tensione con l'obbligo di trattare i dati dei collaboratori solo in modo vincolato allo scopo e cautelativo. La conservazione avviene generalmente a fini probatori o per adempiere a un obbligo legale, come il rilascio di un certificato di lavoro.

La durata dipende da questo scopo; valori numerici fissi non valgono ugualmente per tutti i tipi di documenti. Come quadro per la gestione dei fascicoli, il fornitore 360core cita la norma ISO 15489-1:2016 e l'OGeBü.

Durante la revisione si scorre il fascicolo e si decide per ogni documento se mantenerlo, rettificare, scartare o cancellare. La decisione viene registrata con data e motivazione. Buste paga, certificati medici e corrispondenza non più necessari vengono scartati. Successivamente viene confermata la corretta distruzione dei documenti scartati.

Quando i collaboratori vogliono consultare il proprio fascicolo

Secondo il diritto svizzero sulla protezione dei dati, tutti i dipendenti hanno il diritto di consultare il contenuto del proprio fascicolo personale. Una richiesta di consultazione deve原则上 essere evasa gratuitamente entro 30 giorni (art. 25 LPD). Il diritto di informazione comprende in particolare la consultazione dei dati personali trattati in quanto tali.

Procedura nelle risorse umane: ricevere e datare la richiesta, verificare l'identità della persona richiedente, annotare il termine di 30 giorni e inserirlo nel sistema come promemoria. La consultazione avviene generalmente presso la sede del datore di lavoro o mediante consegna di copie; la risposta è gratuita per la persona richiedente.

Nella risposta, le RH divulgano solo i dati della persona richiedente; le informazioni su terzi e gli appunti interni propri, che non costituiscono dati personali della persona richiedente, vengono trattenuti. La procedura stessa – data della richiesta, data della risposta, forma della consultazione – viene documentata nel fascicolo.

Il diritto di consultazione esiste indipendentemente dal fatto che il fascicolo sia gestito su carta o digitalmente. Chi utilizza fascicoli digitali deve poter fornire le informazioni altrettanto completamente che da un faldone fisico, includendo quindi anche i documenti che si trovano come allegati in un software per i salari o per i contratti.