Onboarding
Onboarding dokumentieren: Unterlagen für die Personalakte
In der Schweizer Praxis umfasst das Personaldossier alle Unterlagen, die eine Person vom Eintritt bis zum Austritt aus dem Arbeitsverhältnis betreffen.
Diese Unterlagen gehören ab dem ersten Tag in die Personalakte
In der Schweizer Praxis umfasst das Personaldossier alle Unterlagen, die eine Person vom Eintritt bis zum Austritt aus dem Arbeitsverhältnis betreffen. Dazu zählen Kontaktdaten und Adresse, Bewerbungsunterlagen wie Ausweise, Lebenslauf, Referenzen, Ausbildungen, Zeugnisse und Diplome, Ergebnisse allfälliger Tests im Anstellungsverfahren sowie Arbeitsvertrag und Anhänge. Ebenfalls dazu gehören Bankverbindungen und Versicherungsdaten, Lohnabrechnungen und Lohnausweis.
Weiter gehören Angaben zu Arbeitszeiten, Krankschreibungen in Form von Arztzeugnissen, Abwesenheiten und Ferien in die Akte. Dazu kommen Weiterbildungen und Karriereplanung, Angaben zu Disziplinarmassnahmen wie Verwarnungen, Vermerken zu Vorfällen und Sanktionen, die Korrespondenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden sowie Registerauszüge wie Strafregisterauszug und Betreibungsregisterauszug.
Bei ausländischen Mitarbeitenden kommt die Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung dazu. Im digital geführten Personaldossier liegen Arbeitsvertrag, Bewilligungen, Zeugnisse und Gesprächsprotokolle in der Akte der Person. Der Vertrag liegt nicht in einem Ordner bei der Lohnbuchhaltung, die Bewilligung nicht in einer Fristenmappe – alles ist der Person zugeordnet.
Für die Ablage pro Person gilt diese Prüfreihenfolge: Liegt das Dokument unterschrieben und datiert vor? Ist der Eingang erfasst? Ist es der Person eindeutig zugeordnet? Erst danach folgt die Frage, ob es überhaupt in die Akte darf. Registerauszüge sind Teil der üblichen Dossier-Typologie; ihre Aufnahme setzt jedoch voraus, dass sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR).
Gespräche in der Probezeit schriftlich festhalten
Das Onboarding beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet in der Regel mit der Probezeit nach rund sechs Monaten. In dieser Zeit entstehen Standortgespräche, Zwischenbeurteilungen und Zielvereinbarungen; ihre Protokolle belegen später den Verlauf der Anstellung.
Ein Protokoll enthält mindestens Datum und Ort, die anwesenden Personen mit ihren Rollen, den Anlass, die besprochenen Punkte, die vereinbarten Massnahmen mit Fristen und Verantwortlichkeiten sowie den Termin des nächsten Gesprächs. Beide Seiten unterschreiben; die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter erhält eine Kopie. Fehlen Datum, Fristen oder Unterschrift, ist die Notiz im Streitfall kaum verwertbar.
Ein gutes Onboarding kann Motivation und Produktivität neuer Mitarbeitender steigern, die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber stärken und Kündigungen während der Probezeit verringern. Die Protokolle machen diesen Verlauf nachvollziehbar und halten fest, welche Ziele gesetzt und welche Massnahmen ergriffen wurden.
Gesprächsprotokolle gehören in die Akte der Person, nicht in persönliche Notizen der Führungskraft. Sie werden mit Datum und – bei mehreren Fassungen – mit Versionsstand abgelegt und bleiben während des Arbeitsverhältnisses Teil des Dossiers.
Vom Papier zur digitalen Akte: einsammeln, unterschreiben, ablegen
Der klassische Ablauf erzeugt Medienbrüche: Die Verwaltung verschickt Personalfragebögen, und die Mitarbeitenden müssen zahlreiche Dokumente einscannen oder kopieren und zurückschicken. Digital ersetzt ein Webformular für die Stammdaten und ein Upload für Belege wie Ausweise, Zeugnisse und Bankverbindung diesen Ablauf; fehlende Beilagen zeigt eine Statusanzeige statt einer E-Mail-Kette an.
Onboarding lässt sich digitalisieren und von verschiedenen Standorten aus durchführen; das flexibilisiert auch die Personalsuche. Spätestens seit der Covid-19-Pandemie gelten Remote Work und Homeoffice zunehmend als Standard, der Standort spielt bei der Rekrutierung eine kleinere Rolle. Damit entfällt die Begründung, Papiere nur am ersten Arbeitstag vor Ort einsammeln zu können.
Für die elektronische Unterschrift gibt es Schweizer Anbieter, etwa den eSignature Hub von Swisscom Trust Services. Die gewählte Signaturart muss zum Dokument passen und später belegbar bleiben: Wer wann welche Fassung unterschrieben hat, muss aus dem System ersichtlich sein.
Hosting und Sicherung gehören in die Anbieterprüfung. Ein digitales Personaldossier lässt sich so betreiben, dass Anwendung, Datenbank und Dokumente in einem Rechenzentrum in Genf liegen (Infomaniak Network SA) und die tägliche Sicherung in ein zweites Schweizer Rechenzentrum geht.
Datenschutzrechtlich relevant: Das neue DSG, die neue Datenschutzverordnung und die Verordnung über Datenschutzzertifizierungen sind seit dem 1. September 2023 in Kraft. Die Informationspflicht wurde auf die Verarbeitung jeglicher Personendaten ausgedehnt. Die Mitarbeitenden sind daher zu informieren, welche Daten im Dossier wie bearbeitet werden.
Was nicht ins Dossier gehört: Zweckbindung und Verhältnismässigkeit
Über die Aufnahme entscheiden zwei Schwellen. Personaldaten dürfen nur bearbeitet werden, wenn sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR).
Zusätzlich gilt: Personendaten sind nur nach dem Verhältnismässigkeitsprinzip und nach Treu und Glauben zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 2 DSG). Beide Schwellen sind kumulativ zu prüfen – ein Dokument, das für sich betrachtet «nützlich» ist, genügt nicht.
Nicht in die Akte gehören private Notizen und Beurteilungen ohne Bezug zur Arbeit. Ebenfalls nicht dazu gehören Angaben über Familienplanung, Religion oder politische Ansichten, private Korrespondenz sowie Krankheitsdiagnosen ohne Bezug zur Arbeitsfähigkeit. Sie fallen unter keine der beiden Schwellen und sind für die Durchführung des Arbeitsvertrags nicht erforderlich.
Treu und Glauben verlangt in der Praxis, dass Daten nur zu dem Zweck bearbeitet werden, zu dem sie erhoben wurden. Die Beschäftigten müssen wissen, welche Unterlagen über sie geführt werden. Die Akte darf nicht für sachfremde Zwecke wie die Vorbereitung einer Kündigung weit über den Anlass hinaus ausgewertet werden.
Auch Dokumente, die grundsätzlich in einem Dossier vorkommen können, bleiben prüfpflichtig: Registerauszüge wie Strafregisterauszug oder Betreibungsregisterauszug gehören zur üblichen Typologie; ihre Aufnahme muss jedoch über Art. 328b OR begründet sein – also mit der konkreten Funktion der Stelle zusammenhängen.
Aktendurchsicht: richtig, aktuell, erforderlich
Schweizer Personaldossiers sind regelmässig zu überprüfen und zu bereinigen. Die Durchsicht prüft drei Kriterien: Sind die Daten richtig, aktuell und erforderlich? Was ein Kriterium verfehlt, wird korrigiert, ausgesondert oder gelöscht.
Die Rechtsfolgen sind konkret: Unrichtige und unvollständige Personendaten sind zu berichtigen. Dokumente, die für den Bearbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind, müssen vernichtet oder anonymisiert werden (Art. 6 Abs. 4 und 5 DSG). Das Löschen erfolgt datenschutzgerecht und wird protokolliert – die blosse Entfernung aus einem Papierordner genügt nicht, wenn die Kopie im Scan-Ordner oder im E-Mail-Postfach weiterbesteht.
Beim Aufbewahren steht das Interesse des Arbeitgebers an den Mitarbeiterakten im Spannungsfeld zur Pflicht, Mitarbeiterdaten nur zweckgebunden und schonend zu bearbeiten. Aufbewahrt wird in der Regel zu Beweiszwecken oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht wie der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses.
Die Dauer richtet sich nach diesem Zweck; feste Zahlenwerte gelten nicht für alle Dokumentarten gleichermassen. Als Rahmen für die Aktenführung nennt der Anbieter 360core die Norm ISO 15489-1:2016 und die GeBüV.
Bei der Durchsicht wird die Akte durchgegangen und je Dokument zwischen behalten, berichtigen, aussondern oder löschen entschieden. Die Entscheidung wird mit Datum und Begründung festgehalten. Lohnabrechnungen, Arztzeugnisse und Korrespondenz, die nicht mehr gebraucht werden, werden ausgesondert. Danach wird die ordnungsgemässe Vernichtung der ausgesonderten Belege bestätigt.
Wenn Mitarbeitende ihre Akte einsehen wollen
Nach Schweizer Datenschutzrecht haben alle Angestellten das Recht, den Inhalt ihres Personaldossiers einzusehen. Ein Einsichtsgesuch muss grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen kostenlos beantwortet werden (Art. 25 DSG). Das Auskunftsrecht umfasst insbesondere die Einsichtnahme in die bearbeiteten Personendaten als solche.
Ablauf im HR: Gesuch entgegennehmen und datieren, Identität der gesuchstellenden Person prüfen, die 30-Tage-Frist notieren und im System als Wiedervorlage eintragen. Die Einsicht erfolgt in der Regel am Sitz des Arbeitgebers oder durch Aushändigung von Kopien; die Antwort ist für die gesuchstellende Person kostenlos.
Bei der Beantwortung legt HR nur Daten der gesuchstellenden Person offen; Angaben zu Dritten und eigene interne Notizen, die keine Personendaten der gesuchstellenden Person sind, werden zurückgehalten. Der Vorgang selbst – Datum des Gesuchs, Datum der Antwort, Form der Einsicht – wird in der Akte dokumentiert.
Das Einsichtsrecht besteht unabhängig davon, ob das Dossier auf Papier oder digital geführt wird. Wer digitale Akten einsetzt, muss die Auskunft ebenso vollständig erteilen können wie aus einem physischen Ordner – also auch Unterlagen einbeziehen, die als Anhang in einer Lohn- oder Vertragssoftware liegen.
