Documentare i colloqui con i collaboratori: cosa deve figurare nel fascicolo

Di cosa si tratta: colloquio, verbale e fascicolo del personale

I colloqui regolari con i collaboratori non sono espressamente prescritti per legge (JobCloud, articolo di Mathias Steger, 12 aprile 2022). JobCloud ricorda tuttavia l’obbligo di diligenza e fedeltà del datore di lavoro e il valore di uno scambio attivo su prestazioni e comportamento.

Nel linguaggio quotidiano le denominazioni si mescolano: colloquio col personale, colloquio con i collaboratori, colloquio di feedback o, in breve, MAG vengono spesso usati come sinonimi, pur potendo differire per significato e obiettivi (clockodo, aggiornato il 17 gennaio 2025). Per il fascicolo del personale conta il contenuto, non l’intestazione.

Spesso le aziende fissano un colloquio annuale per una valutazione reciproca (clockodo). Possono essere affrontati anche i desideri di entrambe le parti, ad esempio riguardo ai compiti, alle condizioni di lavoro o allo sviluppo professionale.

Per la nota nel fascicolo vale il diritto svizzero: secondo l’art. 328b CO il datore di lavoro può trattare dati personali solo nella misura in cui riguardano l’idoneità al rapporto di lavoro o sono necessari per l’esecuzione del contratto di lavoro (art. 328b CO). Questo nesso è determinante per la selezione delle informazioni da documentare.

Bisogna inoltre rispettare la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD). Il Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) sottolinea che i datori di lavoro nei rapporti di lavoro di diritto privato trattano dati personali, inclusi quelli particolarmente sensibili e i profili dei lavoratori; i fascicoli del personale vanno regolarmente epurati dai documenti non più necessari (IFPDT).

Anche l’azienda ne trae vantaggio: una cultura attiva del dialogo plasma il clima lavorativo e sostiene lo sviluppo dei team. JobCloud raccomanda di fissare lo scambio regolare nel contratto di lavoro, dando così un segnale chiaro fin dall’inizio.

Da distinguere dal colloquio è la nota nel fascicolo. Nel fascicolo non va riportato il testo letterale, bensì il risultato: temi discussi, prestazioni valutate, comportamenti osservati, obiettivi concordati, misure, scadenze e responsabilità. Il colloquio può rimanere orale; ciò che viene messo per iscritto è quanto potrà servire come riferimento in futuro per entrambe le parti.

Una documentazione accurata ripaga tre volte: rende verificabili gli accordi sugli obiettivi, facilita la redazione del certificato di lavoro – che i collaboratori possono richiedere in qualsiasi momento – e aiuta in caso di conflitto. JobCloud precisa che un verbale può avere rilevanza giuridica in caso di controversia. Le raccomandazioni sono: verbalizzare i colloqui, farli firmare e archiviare con cura; questo aiuta nelle discussioni future.

Prima del colloquio: occasione, temi e raccolta delle prove

Per la scelta dei temi del colloquio e per la nota nel fascicolo, in Svizzera è decisivo il nesso con il rapporto di lavoro. Secondo l’art. 328b CO il datore di lavoro può trattare dati personali solo nella misura in cui riguardano l’idoneità al rapporto di lavoro o sono necessari per l’esecuzione del contratto di lavoro (art. 328b CO). JobCloud sottolinea che le domande personali senza un diretto collegamento con la prestazione lavorativa non appartengono al verbale del colloquio.

Prima dell’appuntamento bisogna circoscrivere i temi: si tratta di prestazioni, comportamento, obiettivi o sviluppo? Secondo clockodo, competente è chi può effettivamente valutare la prestazione – in molti casi la direzione di reparto o di team, non la direzione aziendale.

Le prove vanno preparate e messe sul tavolo: numeri concreti, fatti, nomi ed esempi invece di impressioni. JobCloud richiede inoltre uno standard uniforme e comprensibile – la stessa griglia di valutazione per tutti i collaboratori, affinché le valutazioni restino comparabili. Chi ha a disposizione numeri sul raggiungimento degli obiettivi, sul carico di lavoro o sulle scadenze, può sostanziare la propria valutazione senza dover cercare informazioni durante il colloquio.

La gamma delle occasioni spazia dalle valutazioni delle prestazioni e dagli accordi sugli obiettivi fino ai colloqui sul licenziamento. clockodo elenca i colloqui di licenziamento come tipologia specifica.

Cosa va nel verbale – e cosa no

Il verbale deve essere formulato in modo obiettivo e secondo uno standard uniforme e comprensibile (JobCloud, 12 aprile 2022). Vi devono figurare prestazioni, comportamento nonché gli obiettivi e le misure concordate. Le domande personali senza un diretto collegamento con la prestazione lavorativa non vi hanno posto.

A differenza del certificato di lavoro, un verbale di colloquio non deve essere formulato in tono benevolo, poiché è destinato esclusivamente a persone interne all’azienda. Resta comunque fattuale: descrizioni di eventi, osservazioni e reazioni invece di giudizi sulla persona. Chi mette per iscritto cosa ha fatto un collaboratore e come il superiore ha reagito, rende la voce verificabile; chi attribuisce tratti caratteriali offre punti deboli attaccabili.

Una voce utile indica l’occasione, la data, i partecipanti, i punti discussi, le misure concordate con scadenza e il prossimo punto della situazione. Formule generiche senza esempi e senza riferimento temporale sono inutili a posteriori – per la promozione, per il certificato e per i casi di conflitto.

Ogni misura deve includere scadenza e responsabilità: chi attua cosa entro quando? Anche nella voce, le prove sono numeri concreti, fatti, nomi ed esempi – le stime senza punti di riferimento non convincono.

In «Mitarbeitergespräch und Zielvereinbarung» (Colloquio con i collaboratori e accordo sugli obiettivi), S. Hinrichs sottolinea che superiori e collaboratori dovrebbero fissare nel colloquio le misure per il raggiungimento degli obiettivi e l’adempimento dei compiti. Tali misure figurano nel verbale – con scadenza e responsabilità.

Per la forma è disponibile un modello: clockodo mette a disposizione gratuitamente un modello per un verbale di colloquio come documento Word (aggiornato il 17 gennaio 2025). Questo non sostituisce la verifica contenutistica.

Firma, obiezioni e prese di posizione

Il verbale dovrebbe essere firmato da entrambe le parti, come raccomanda JobCloud. In caso di visione divergente, questa dovrebbe essere messa per iscritto separatamente.

Se un collaboratore non concorda con una rappresentazione nel verbale, ciò viene annotato e la divergenza messa per iscritto. JobCloud raccomanda di archiviare con cura i verbali di colloquio firmati, eventualmente insieme alle prese di posizione dei collaboratori. Una presa di posizione scritta fissa la controposizione e appartiene al fascicolo – non a una raccolta separata.

In pratica significa: se qualcuno rifiuta la firma, questo fatto viene annotato nel verbale. Chi firma ma desidera integrare una visione divergente, può far aggiungere la propria dichiarazione come riga separata. Entrambe le soluzioni sono migliori di un documento contestato successivamente o addirittura non firmato.

Archiviazione, accesso e conservazione nel fascicolo del personale

I verbali firmati e le eventuali prese di posizione vengono archiviati con cura – esattamente quanto richiede JobCloud come conclusione di un colloquio con i collaboratori. Determinante è lo scopo limitato: il verbale è destinato a persone interne all’azienda.

L’accesso dovrebbe essere consentito solo alle persone incaricate della gestione del personale o della conduzione della persona interessata.

Verbale e presa di posizione restano nello stesso luogo. Chi archivia entrambi insieme può rispondere a una richiesta successiva senza dover cercare in altre cartelle.

I collaboratori mantengono il loro diritto d’informazione ai sensi dell’art. 25 LPD anche dopo la fine del rapporto di lavoro (IFPDT). Arbeitsrechtplus descrive inoltre un diritto di consultazione in qualsiasi momento e senza necessità di motivazione specifica sull’intero fascicolo del personale. Documenti e prese di posizione dovrebbero quindi essere archiviati in modo da essere reperibili in caso di richiesta.

L’archiviazione non è formalismo: un verbale può avere rilevanza giuridica in caso di controversia. Chi può documentare in modo completo lo svolgimento, le misure concordate e le reazioni, ha dalla sua parte una buona documentazione. Se manca, vale la parola contro parola.

In Svizzera non esiste un termine di conservazione uniforme per tutti i dati del personale (WEKA). I dati possono essere conservati solo finché necessario e proporzionato allo scopo; i fascicoli del personale vanno regolarmente epurati (WEKA; IFPDT). Dopo la fine del rapporto di lavoro possono restare solo i dati necessari, ad esempio quelli richiesti per una causa pendente (IFPDT).

Temi delicati ed eventi particolari

Se alla base del colloquio vi è un motivo delicato – JobCloud cita una certificazione medica ingiustificata, molestie o telefonate private ripetute sul posto di lavoro – è urgente consultare un parere giuridico. Questa raccomandazione ha la priorità su qualsiasi questione di formulazione.

Nel verbale si rimane fattuali: eventi concreti con data, luogo, persone coinvolte e reazione osservata – senza giudizi, senza attacchi personali, senza diagnosi. Se sussiste il sospetto di una malattia senza nesso lavorativo, la valutazione medica non appartiene al fascicolo; vi viene registrato il comportamento osservabile nell’azienda.

Gli eventi particolari vanno documentati tempestivamente, non settimane dopo basandosi sui ricordi. Se l’azienda collega una misura – ammonizione, trasferimento, diffida – a tale colloquio, i documenti devono mostrare cosa è stato contestato, cosa ha detto la persona interessata e cosa è stato concordato.

Dopo il colloquio: misure e prossimi passi

Dopo il colloquio il verbale viene aggiornato con gli obiettivi concordati, le scadenze e le responsabilità: chi è responsabile, entro quando viene attuata quale misura, quando avrà luogo il prossimo colloquio? Senza queste indicazioni l’accordo resta privo di conseguenze. I punti aperti confluiscono nel prossimo punto della situazione; lì si verifica cosa è stato raggiunto e il risultato viene nuovamente documentato.

I risultati raccolti possono essere utilizzati per valutazioni future e per i certificati di lavoro. I collaboratori possono richiedere il certificato di lavoro in qualsiasi momento; JobCloud sottolinea che una cultura attiva del dialogo aiuta anche nella redazione dei certificati di lavoro. JobCloud raccomanda i verbali separatamente come strumento utile per discussioni future.

Cinque errori distruggono il valore della documentazione: firme mancanti di entrambe le parti, formule generiche senza esempi concreti, assenza di numeri e dati, mancata annotazione di una rappresentazione divergente del collaboratore e verbali che non si trovano nel fascicolo del personale. Chi verifica questi punti prima di archiviare il verbale dispone di una nota nel fascicolo che regge anche in caso di controversia.