Assumere nuovi collaboratori: i passi per le assicurazioni sociali

Dal primo contratto di lavoro al ruolo di datore di lavoro

Con la firma di un contratto di lavoro, una persona che esercita un’attività indipendente diventa datore di lavoro, assumendo obblighi nei confronti del dipendente e dello Stato. Il rapporto di lavoro è regolato dal Codice delle obbligazioni.

Un contratto scritto non è obbligatorio in ogni caso. Tuttavia, esso fissa quanto altrimenti seguirebbe le norme legali standard: funzione, luogo di lavoro e data di ingresso, salario lordo e periodicità di pagamento, orario di lavoro settimanale e vacanze (minimo legale quattro settimane), periodo di prova e termini di disdetta, nonché l’applicazione di un eventuale contratto collettivo di lavoro.

Nei Cantoni e nei settori con salari minimi vincolanti, il loro importo va verificato prima dell’offerta.

Per le assicurazioni sociali vale questa sequenza: prima l’affiliazione a una cassa di compensazione AVS, poi l’assicurazione contro gli infortuni LAINF, quindi la previdenza professionale LPP e infine – per i collaboratori stranieri – l’imposta alla fonte. Tutto ciò deve essere sbrigato prima che la persona inizi a lavorare; ogni persona assunta necessita di una copertura assicurativa adeguata fin dal primo giorno di lavoro.

Non esiste una dichiarazione individuale per ogni nuovo collaboratore. Le assunzioni non vengono segnalate separatamente, ma compaiono alla fine dell’anno nella dichiarazione dei salari della cassa di compensazione.

Affiliazione alla cassa cantonale di compensazione AVS

I datori di lavoro si affiliano a una cassa di compensazione AVS, solitamente alla cassa cantonale di compensazione (Cassa SVA). Essa gestisce AVS/AI/IPG, l’assicurazione contro la disoccupazione AD e gli assegni familiari ed è l’interlocutore centrale verso lo Stato. L’iscrizione deve avvenire entro tre mesi dall’iscrizione nel registro di commercio.

L’obbligo di iscrizione non riguarda solo chi impiega personale esterno: anche l’amministratore delegato socio che si versa un proprio salario è considerato lavoratore dipendente. Una GmbH unipersonale che non si versa alcun salario, invece, non genera l’obbligo AVS come datore di lavoro.

Chi supera il termine di tre mesi deve aspettarsi il recupero retroattivo dei contributi. Inoltre, la cassa di compensazione può applicare una soprattassa e, in caso di violazioni ripetute, avviare procedimenti penali e civili (Legge sull’AVS art. 64 ss.).

Registrare i nuovi collaboratori: tessera assicurativa e dichiarazione dei salari

Nel corso dell’attività, i nuovi collaboratori non devono essere segnalati extra. Tutti i dipendenti vengono dichiarati alla fine dell’anno nella dichiarazione dei salari.

Al momento dell’assunzione, occorre unicamente la registrazione nel proprio archivio del personale. I dati anagrafici vengono rilevati sulla base della tessera assicurativa: numero AVS, nome, stato civile e altre indicazioni rilevanti per le detrazioni e le dichiarazioni.

Questi dati vanno aggiornati costantemente, non solo all’ingresso. Se cambiano i dati anagrafici, il salario o il grado di occupazione, il database dei dati master deve essere adattato; altrimenti i contributi detratti e la dichiarazione annuale dei salari non corrisponderanno.

Gli assegni familiari transitano attraverso la stessa cassa di compensazione; una registrazione corretta ha un impatto diretto sulla contabilità.

Assicurazione contro gli infortuni e continuazione del pagamento del salario in caso di malattia

L’assicurazione contro gli infortuni secondo la LAINF è obbligatoria fin dalla prima persona assunta. Il contratto con l’assicuratore deve essere stipulato prima del primo giorno di lavoro.

Il premio è ripartito: l’infortunio professionale (IP) è a carico del datore di lavoro, l’infortunio non professionale (INP) generalmente a carico dei collaboratori e viene detratto dal salario.

Nella classica sequenza di avvio, LAINF, indennità giornaliera di malattia e responsabilità civile rientrano nel primo mese dopo l’assunzione.

Oltre all’infortunio, in caso di malattia il datore di lavoro è soggetto all’obbligo legale di continuare a pagare il salario. Poiché questo rischio grava in modo imprevisto sui costi salariali, molte aziende lo coprono con un contratto di indennità giornaliera di malattia.

L’assicurazione assume il pagamento continuato del salario nella misura concordata, evitando che il datore di lavoro debba sostenerlo interamente da sé.

Previdenza professionale: quando entra in gioco una cassa pensioni

La previdenza professionale LPP non scatta per ogni assunzione. Determinante è la soglia di ingresso di CHF 22'680 di salario annuo (invariata dal 2025); se viene raggiunta, sussiste l’obbligo di affiliazione a un istituto di previdenza (cassa pensioni).

L’affiliazione è inoltre obbligatoria per i contratti di lavoro di durata superiore a tre mesi.

Il datore di lavoro sostiene almeno la metà dei contributi LPP; questa quota non può essere trasferita ai collaboratori.

Temporalmente, la cassa pensioni segue la cassa di compensazione e l’assicurazione contro gli infortuni. L’affiliazione LPP viene attivata solo quando il salario concordato raggiunge effettivamente la soglia.

Collaboratori stranieri: permesso, imposta alla fonte, frontalieri

Per le persone di cittadinanza straniera, prima dell’inizio dell’attività vanno verificati il permesso di soggiorno e quello di lavoro. A seconda del permesso, è necessaria una preventiva notifica o un’autorizzazione; l’inizio del lavoro non deve avvenire prima di tale chiarimento.

Molti lavoratori stranieri senza permesso di domicilio sono soggetti all’imposta alla fonte. Il datore di lavoro trattiene l’imposta direttamente dal salario e la versa all’autorità fiscale cantonale.

Si tratta di un obbligo del datore di lavoro, non di un’opzione, e appare di conseguenza come voce su ogni busta paga.

Per i casi transfrontalieri tra la Svizzera e l’UE si applica l’Accordo sulla sicurezza sociale: i lavoratori attivi sono trattati allo stesso modo indipendentemente dalla loro cittadinanza. I diritti acquisiti sono preservati grazie al cumulo di tutti i periodi contributivi (principio di totalizzazione) e le prestazioni sono esportabili.

Per i lavoratori dipendenti vale principalmente il principio del luogo di esercizio dell’attività. Chi lavora in più Stati è sottoposto allo Stato in cui viene prestata la «parte essenziale» – misurata sul 25 percento del tempo di lavoro o del salario – nello Stato di residenza.

I cittadini extra-UE senza cittadinanza svizzera non rientrano in queste regole specifiche.

Busta paga, detrazioni e certificato di salario

A ogni pagamento del salario, il collaboratore ha diritto a una busta paga. Essa indica il salario lordo, le detrazioni – AVS/AI/IPG, AD, LPP, infortunio non professionale LAINF e un’eventuale imposta alla fonte – nonché il salario netto erogato.

Il datore di lavoro trattiene dal salario la quota a carico del collaboratore, vi aggiunge la propria quota e versa l’importo totale alle casse. AVS/AI/IPG e AD sono finanziati paritariamente, cioè divisi a metà; per la LPP il datore di lavoro sostiene almeno la metà.

Alla fine dell’anno, il datore di lavoro emette il certificato di salario – il documento fiscale che il collaboratore allega alla propria dichiarazione delle imposte.

Nella contabilità, i costi salariali, i costi delle assicurazioni sociali e le passività risultanti vengono registrati su conti separati. In questo modo resta visibile quale parte del salario è stata pagata e quali importi sono ancora dovuti alla cassa di compensazione, all’assicuratore o alla cassa pensioni.

Sequenza e scadenze nei primi 90 giorni

Settimana 1: Iscrizione AVS/SVA e gestione del conto aziendale – il conto bloccato derivante dalla costituzione viene trasformato in un conto operativo corrente.

L’obbligo di tenuta della contabilità inizia dal primo giorno (art. 957 CO). I libri commerciali devono essere conservati per dieci anni (art. 958f CO).

Mese 1: Stipulare l’assicurazione contro gli infortuni LAINF, chiarire l’indennità giornaliera di malattia e la responsabilità civile – tutto prima del primo giorno di lavoro del nuovo collaboratore.

Mese 2: Affiliarsi alla cassa pensioni se il salario raggiunge la soglia di ingresso di CHF 22'680 o se il contratto dura più di tre mesi.

Mese 3: Impostare la contabilità dei salari e il sistema contabile e elaborare la pianificazione annuale.

Chi non rispetta queste scadenze deve aspettarsi richieste di integrazione dei contributi e soprattasse: la cassa di compensazione può richiedere i contributi retroattivamente e applicare una soprattassa.