Sozialversicherungen
Neue Mitarbeitende anmelden: Schritte zur Sozialversicherung
Mit der Unterschrift unter einen Arbeitsvertrag wird aus einer selbständig tätigen Person ein Arbeitgeber – mit Pflichten gegenüber dem Mitarbeitenden und gegenüber dem Staat.
Vom ersten Arbeitsvertrag zur Arbeitgeberrolle
Mit der Unterschrift unter einen Arbeitsvertrag wird aus einer selbständig tätigen Person ein Arbeitgeber – mit Pflichten gegenüber dem Mitarbeitenden und gegenüber dem Staat. Das Arbeitsverhältnis ist im Obligationenrecht geregelt.
Ein schriftlicher Vertrag ist nicht in jedem Fall zwingend. Er hält aber fest, was sonst den gesetzlichen Standardregeln folgt: Funktion, Arbeitsort und Eintrittsdatum, Bruttolohn und Zahlungsrhythmus, wöchentliche Arbeitszeit und Ferien (gesetzliches Minimum vier Wochen), Probezeit und Kündigungsfristen sowie die Anwendung eines allfälligen Gesamtarbeitsvertrags.
In Kantonen und Branchen mit verbindlichen Mindestlöhnen ist deren Höhe vor dem Angebot zu prüfen.
Für die Sozialversicherungen gilt diese Reihenfolge: zuerst der Anschluss an eine AHV-Ausgleichskasse, dann die Unfallversicherung UVG, danach die berufliche Vorsorge BVG und schliesslich – bei ausländischen Mitarbeitenden – die Quellensteuer. Erledigt sein muss all das, bevor die Person zu arbeiten beginnt; jede angestellte Person braucht ab dem ersten Arbeitstag ausreichenden Versicherungsschutz.
Eine Einzelmeldung pro neuem Mitarbeitenden gibt es nicht. Eintritte werden nicht separat gemeldet, sondern erscheinen Ende Jahr auf der Lohnmeldung der Ausgleichskasse.
Anschluss an die kantonale AHV-Ausgleichskasse
Arbeitgebende schliessen sich einer AHV-Ausgleichskasse an, in der Regel der kantonalen Ausgleichskasse (SVA). Sie verwaltet AHV/IV/EO, die Arbeitslosenversicherung ALV und die Familienzulagen und ist die zentrale Abwicklungsstelle gegenüber dem Staat. Die Anmeldung hat innerhalb von drei Monaten nach dem Handelsregistereintrag zu erfolgen.
Anmeldepflichtig ist nicht nur, wer fremdes Personal beschäftigt: Auch der geschäftsführende Gesellschafter, der sich selbst einen Lohn auszahlt, gilt als Arbeitnehmer. Eine Einpersonen-GmbH, die sich selbst keinen Lohn auszahlt, löst dagegen keine AHV-Pflicht als Arbeitgeber aus.
Wer die Dreimonatsfrist verpasst, muss mit rückwirkend eingeforderten Beiträgen rechnen. Zusätzlich kann die Ausgleichskasse einen Zuschlag erheben und bei wiederholten Verstössen straf- und zivilrechtliche Massnahmen einleiten (AHVG Art. 64 ff.).
Neue Mitarbeitende erfassen: Versicherungsausweis und Lohnmeldung
Im laufenden Betrieb müssen neue Mitarbeitende nicht extra gemeldet werden. Deklariert werden alle Angestellten Ende Jahr auf der Lohnmeldung.
Beim Eintritt fällt einzig die Erfassung im eigenen Personalstamm an. Die Personalien werden anhand des Versicherungsausweises aufgenommen – AHV-Nummer, Name, Zivilstand und weitere Angaben, die für Abzüge und Meldungen relevant sind.
Diese Angaben sind laufend nachzuführen, nicht nur beim Eintritt. Ändern sich Personalien, Lohn oder Beschäftigungsgrad, muss der Stammdatenbestand angepasst werden; sonst stimmen die abgezogenen Beiträge und die Jahreslohnmeldung nicht überein.
Die Familienzulagen laufen über dieselbe Ausgleichskasse; eine korrekte Erfassung wirkt sich direkt auf die Abrechnung aus.
Unfallversicherung und Lohnfortzahlung bei Krankheit
Die Unfallversicherung nach UVG ist ab der ersten angestellten Person obligatorisch. Der Vertrag mit dem Versicherer muss vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen sein.
Die Prämie ist geteilt: Der Berufsunfall (BU) geht zulasten des Arbeitgebers, der Nichtberufsunfall (NBU) in der Regel zulasten der Mitarbeitenden und wird vom Lohn abgezogen.
In der klassischen Startsequenz gehören UVG, Krankentaggeld und Haftpflicht in den ersten Monat nach der Anstellung.
Neben dem Unfall trifft den Arbeitgeber bei Krankheit eine gesetzliche Lohnfortzahlungspflicht. Weil dieses Risiko den Lohnaufwand ungeplant belastet, sichern viele Betriebe es mit einem Krankentaggeld-Vertrag ab.
Die Versicherung übernimmt im vereinbarten Umfang die Lohnfortzahlung, statt dass der Arbeitgeber sie vollumfänglich selbst tragen muss.
Berufliche Vorsorge: ab wann eine Pensionskasse dazukommt
Die berufliche Vorsorge BVG greift nicht bei jeder Anstellung. Massgebend ist die Eintrittsschwelle von CHF 22'680 Jahreslohn (unverändert seit 2025); wird sie erreicht, besteht Anschlusspflicht an eine Vorsorgeeinrichtung (Pensionskasse).
Ebenfalls zwingend ist der Anschluss bei Arbeitsverträgen von mehr als drei Monaten.
Der Arbeitgeber trägt mindestens die Hälfte der BVG-Beiträge; dieser Anteil lässt sich nicht auf die Mitarbeitenden überwälzen.
Zeitlich folgt die Pensionskasse nach der Ausgleichskasse und der Unfallversicherung. Der BVG-Anschluss wird erst eingerichtet, wenn der vereinbarte Lohn die Schwelle tatsächlich erreicht.
Ausländische Mitarbeitende: Bewilligung, Quellensteuer, Grenzgänger
Bei Personen ausländischer Staatsangehörigkeit sind vor Aufnahme der Tätigkeit der Aufenthalts- und der Arbeitstitel zu prüfen. Je nach Bewilligung braucht es vorgängig eine Meldung oder eine Bewilligung; der Arbeitsantritt darf nicht vor dieser Klärung erfolgen.
Viele ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung unterliegen der Quellensteuer. Der Arbeitgeber behält die Steuer direkt vom Lohn zurück und liefert sie der kantonalen Steuerbehörde ab.
Das ist Arbeitgeberpflicht, keine Option, und erscheint entsprechend als Position auf jeder Lohnabrechnung.
Für grenzüberschreitende Fälle zwischen der Schweiz und der EU gilt das Abkommen über die soziale Sicherheit: Erwerbstätige werden unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit gleichbehandelt. Erworbene Anwartschaften bleiben durch die Zusammenrechnung aller Beitragszeiten erhalten (Totalisationsprinzip), und Leistungen sind exportierbar.
Für unselbständig Erwerbstätige gilt primär das Erwerbsortprinzip. Wer in mehreren Staaten tätig ist, wird dem Staat unterstellt, in dem der «wesentliche Teil» – gemessen an 25 Prozent der Arbeitszeit oder des Gehalts – im Wohnstaat erbracht wird.
Nicht-EU-Bürger ohne Schweizer Staatsangehörigkeit fallen nicht unter diese spezifischen Regeln.
Lohnabrechnung, Abzüge und Lohnausweis
Bei jeder Lohnzahlung hat der Mitarbeitende Anspruch auf eine Lohnabrechnung. Sie weist den Bruttolohn, die Abzüge – AHV/IV/EO, ALV, BVG, Nichtberufsunfall UVG und eine allfällige Quellensteuer – sowie den ausbezahlten Nettolohn aus.
Der Arbeitgeber behält den Anteil des Mitarbeitenden vom Lohn zurück, fügt seinen eigenen Anteil hinzu und liefert den Gesamtbetrag den Kassen ab. AHV/IV/EO und ALV werden paritätisch finanziert, also hälftig geteilt; beim BVG trägt der Arbeitgeber mindestens die Hälfte.
Am Jahresende stellt der Arbeitgeber den Lohnausweis aus – das Steuerdokument, das der Mitarbeitende seiner Steuererklärung beilegt.
In der Buchhaltung werden Lohnaufwand, Sozialversicherungsaufwand und die daraus entstehenden Verbindlichkeiten über getrennte Konten verbucht. So bleibt sichtbar, welcher Teil des Lohns bezahlt ist und welche Beträge noch an die Ausgleichskasse, den Versicherer oder die Pensionskasse offen sind.
Reihenfolge und Fristen in den ersten 90 Tagen
Woche 1: AHV/SVA anmelden und das Geschäftskonto führen – das Sperrkonto aus der Gründung wird in ein laufendes Betriebskonto gewandelt.
Die Buchführungspflicht beginnt ab dem ersten Tag (Art. 957 OR). Die Geschäftsbücher sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR).
Monat 1: Unfallversicherung UVG abschliessen, Krankentaggeld und Haftpflicht klären – alles vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden.
Monat 2: Pensionskasse anschliessen, wenn der Lohn die Eintrittsschwelle von CHF 22'680 erreicht oder der Vertrag mehr als drei Monate dauert.
Monat 3: Lohnbuchhaltung und Buchhaltungssystem einrichten und die Jahresplanung aufsetzen.
Wer diese Fristen reisst, muss mit Beitragsnachforderungen und Zuschlägen rechnen: Die Ausgleichskasse kann Beiträge rückwirkend einfordern und einen Zuschlag erheben.
