Integrare i nuovi collaboratori: piano, diritto e pratica

L'integrazione come parte strategica del reclutamento

Il fabbisogno di personale a breve termine è la normalità per molte PMI svizzere. Un aumento delle commesse, una richiesta spontanea da parte di un grande cliente o l'avvio anticipato di un progetto generano pressione. Senza un numero sufficiente di collaboratori, è difficile rispettare scadenze, qualità e sicurezza. È in questi momenti che si decide se un'azienda riesce a mantenere il suo volume d'affari o se perde commesse.

Il mercato del lavoro è teso e le persone qualificate scarseggiano. Allo stesso tempo, aumentano le esigenze in termini di rapidità, flessibilità e certezza del diritto.

Dati di mercato tratti da una guida pratica per le PMI: nel 2023 in Svizzera 441'699 persone hanno lavorato temporaneamente, con un fatturato del settore pari a 10,6 miliardi di CHF. Il 41% delle aziende fa già ricorso al lavoro temporaneo per rimanere flessibile; il 78% delle imprese ha segnalato difficoltà nel coprire i posti vacanti. Soprattutto nell'edilizia, nell'industria e nel settore sanitario, il carico di lavoro e il fabbisogno di personale fluttuano notevolmente.

L'integrazione non è un accessorio del reclutamento, ma ne costituisce una parte strategica. Chi accompagna i nuovi collaboratori in modo strutturato fin dal primo giorno rispetta gli standard di sicurezza e qualità e lega il personale più precocemente. Secondo la guida pratica, il 60% delle aziende può accettare commesse grazie al lavoro temporaneo, un indicatore dello stretto legame tra pianificazione del personale, integrazione e situazione degli ordini.

Dati di mercato sul lavoro temporaneo in Svizzera (2023)

Prima del primo giorno di lavoro: contratto, dati e responsabilità

Un rapporto di lavoro inizia con il contratto di lavoro. Questo può essere concluso oralmente, per iscritto o tramite comportamento concludente, ad esempio se il lavoro viene iniziato senza un accordo scritto. Nella pratica, un contratto scritto è chiaramente raccomandabile, non ultimo come mezzo di prova in caso di controversia.

Il contratto dovrebbe regolamentare almeno la funzione e la denominazione del posto, il salario compreso l'eventuale tredicesima mensilità, il periodo di prova e le vacanze. In Svizzera sono consueti tre mesi di periodo di prova. Molti diritti e termini dipendono dalla durata dell'appartenenza all'azienda; pertanto, l'inizio effettivo del lavoro deve essere registrato correttamente. L'appartenenza all'azienda inizia con il primo giorno di effettiva occupazione, non con la firma del contratto.

È necessario verificare se si applica un contratto collettivo di lavoro (CCL) o un contratto normale di lavoro (CNL). Il contratto individuale di lavoro è soggetto alle disposizioni del rispettivo CCL o CNL, se esistente. I CCL si applicano spesso all'edilizia, alla ristorazione, alle cure e ai trasporti; se sono dichiarati vincolanti, hanno la precedenza sui contratti di lavoro negoziati individualmente.

Prima del primo giorno vanno chiarite le responsabilità: chi dà il benvenuto alla nuova persona, chi la accompagna nell'azienda, chi impartisce le istruzioni sulla sicurezza, chi è il referente fisso nelle prime settimane, chi conduce i colloqui intermedi? Alla lista di controllo appartengono anche il posto di lavoro, gli accessi, i mezzi di lavoro e le consuete registrazioni amministrative. Tutto questo può essere documentato senza mezzi aggiuntivi particolari e conferisce vincolatività all'integrazione fin dall'inizio.

Parametri giuridici per il periodo di integrazione

La Legge sul lavoro (LL) protegge i lavoratori dalle lesioni alla salute connesse al posto di lavoro. Comprende due parti: la protezione della salute (art. 6, 35 e 36a LL nonché, tra l'altro, OLL 3) e gli orari di lavoro e di riposo (art. 9 ss. LL nonché, tra l'altro, OLL 1). Entrambe incidono direttamente nella fase di integrazione.

Per quanto riguarda gli orari di lavoro, vale generalmente un orario massimo di 45 ore settimanali per le aziende industriali, il personale d'ufficio nonché gli impiegati tecnici e il personale di vendita nelle grandi aziende del commercio al dettaglio. Per gli impiegati in professioni prevalentemente manuali – artigiani, ma anche personale di vendita nelle piccole e medie imprese – il limite è di 50 ore.

Tutto ciò che eccede queste soglie costituisce lavoro straordinario. Esso è ammissibile solo eccezionalmente e deve essere compensato con un supplemento salariale di almeno il 25 percento o con tempo libero in rapporto 1:1.

Per i tempi di riposo vale quanto segue: tra due giorni di lavoro devono intercorrere almeno 11 ore. Una volta alla settimana questo tempo di riposo può essere ridotto a otto ore, purché nella media di due settimane vengano raggiunte le 11 ore. La LL regola inoltre le pause, il lavoro notturno e domenicale nonché la protezione di gruppi particolarmente vulnerabili come le donne incinte e i giovani.

In linea di principio la LL si applica a tutte le aziende e a tutti i lavoratori della Svizzera, ma prevede eccezioni. Le aziende familiari non rientrano né nelle prescrizioni sulla protezione della salute né in quelle sugli orari di lavoro e di riposo; per i lavoratori con funzioni direttive superiori si applica solo la protezione della salute.

Per domande approfondite sugli orari di lavoro e di riposo Unia rimanda alla brochure della SECO «Lavoro e salute – Orari di lavoro e di riposo». In caso di dubbio, vale la pena chiarire la situazione tempestivamente prima di pianificare l'integrazione con tempi stretti.

Piano di integrazione: primi giorni, prime settimane, periodo di prova

Un piano di integrazione non deve essere complicato, ma dovrebbe essere disponibile per iscritto e distinguere tre fasi. Prima del primo giorno di lavoro vengono preparati il posto di lavoro, il materiale, gli accessi, la persona di riferimento e i primi punti del programma. Il primo giorno sono centrali il benvenuto, il giro aziendale, la presentazione del team e l'istruzione sulla sicurezza, oltre alle regole aziendali più importanti riguardanti l'orario di lavoro, le pause, le spese e la segnalazione di malattia.

Nelle prime settimane l'affidamento dei compiti cresce gradualmente: prima attività accompagnate, poi compiti autonomi con aspettative chiare e persone di riferimento. Brevi feedback regolari, ad esempio alla fine della prima settimana e successivamente a intervalli fissi, impediscono che i malintesi si consolidino. Utile è una lista scritta di compiti e competenze che cresce insieme al processo.

Il periodo di prova struttura questo processo; in Svizzera sono consueti tre mesi. Prima della sua scadenza fa parte del processo una valutazione della situazione: cosa funziona bene, dove serve supporto, quali obiettivi valgono per i prossimi mesi?

Chi valuta e documenta precocemente mantiene margine di manovra prima della scadenza del periodo di prova, sia per una prosecuzione del rapporto di lavoro sia per un'eventuale risoluzione. Importante per la pratica del personale: l'appartenenza all'azienda inizia con l'effettivo inizio del lavoro; da questo dipendono successivamente termini e diritti.

Integrazione sotto pressione temporale: lavoro temporaneo e impieghi a breve termine

Quando serve personale a breve termine, il lavoro temporaneo è spesso la via più rapida. Il vantaggio risiede nella flessibilità: i collaboratori possono essere impiegati per giorni, settimane o mesi. Secondo la guida pratica per le PMI, il 41% delle aziende utilizza già il lavoro temporaneo per rimanere flessibile e il 60% delle imprese dichiara di poter accettare commesse grazie al lavoro temporaneo.

Giuridicamente, il distacco di personale è regolamentato dalla Legge sull'impiego di manodopera (LIM); l'obbligo di autorizzazione si valuta secondo i criteri usuali. Fondamentalmente, il distacco è soggetto ad autorizzazione, anche nei rapporti all'interno di un gruppo. Il distacco di personale si basa su un rapporto tripartito che scinde la funzione datoriale: chi assume quali obblighi deve essere chiarito per iscritto prima dell'impiego.

In una circolare del 20 giugno 2017, la SECO ha stabilito che il distacco di personale interno al gruppo dall'estero verso la Svizzera è vietato. Un'esenzione generale dall'obbligo di autorizzazione all'interno di un gruppo non era mai stata prevista.

Per l'integrazione sotto pressione temporale ne consegue: incarichi chiari, una breve istruzione sulla sicurezza documentata, persone di riferimento definite nell'azienda utilizzatrice e nell'impresa di distacco, nonché il rispetto degli orari di lavoro e di riposo. La LL si applica in linea di principio a tutte le aziende e lavoratori; anche per impieghi brevi valgono le prescrizioni di protezione. Un pacchetto di avvio standardizzato con numeri di emergenza, giro aziendale e le regole più importanti può essere gestito in poco tempo e riduce sensibilmente i rischi.

Vantaggi e rischi del lavoro temporaneo nel quadro dell'integrazione

Promozione dell'integrazione tramite MPM/ORP

Se mancano a una nuova collaboratrice o a un nuovo collaboratore competenze specifiche, una misura del mercato del lavoro può sostenere l'integrazione. Le MPM finanziano una quota salariale durante una fase di integrazione presso un datore di lavoro che intende assumere ma necessita di competenze specifiche. Per le aziende questo significa: il tempo di integrazione non è solo una questione di costi salariali, ma una fase di qualificazione pianificata.

Competenti sono gli uffici regionali di collocamento (ORP, in tedesco RAV). Chi pianifica un'integrazione con MPM prende contatto tempestivamente, descrive la fase prevista nei contenuti e nei tempi e fissa i compiti nonché le competenze da acquisire. Presupposti, entità della partecipazione e procedura differiscono a seconda del Cantone e del caso singolo e vanno chiariti direttamente con l'ufficio competente.

Per il piano di integrazione questo significa: formulate l'integrazione in modo che sia leggibile anche come fase di promozione, con obiettivi, tappe intermedie e una persona che accompagna il progresso dell'apprendimento. Questa documentazione è utile nei confronti dell'autorità così come nel processo interno.

Svolgimento di una promozione MPM per l'integrazione

Conclusione: integrare con certezza del diritto, rafforzare il legame

Piano, diritto e pratica si intrecciano: un contratto di lavoro scritto con funzione, salario, tredicesima, periodo di prova e vacanze crea chiarezza fin dall'inizio. La conoscenza dei CCL o CNL previene conflitti e un piano di integrazione documentato guida i nuovi collaboratori in modo strutturato attraverso i primi giorni, le prime settimane e il periodo di prova.

Giuridicamente restano centrali le prescrizioni della Legge sul lavoro: orari massimi di lavoro, compensazione del lavoro straordinario, pause e tempi di riposo valgono anche durante l'integrazione. In caso di fabbisogno a breve termine, modelli flessibili come il lavoro temporaneo sono collaudati, a patto che siano chiarite responsabilità, sicurezza e tempi di riposo e che sia rispettato l'obbligo di autorizzazione nel distacco di personale.

Se mancano competenze specifiche, una misura del mercato del lavoro come le MPM può finanziare una quota salariale durante la fase di integrazione; le condizioni vanno chiarite con l'autorità competente. Per domande approfondite di diritto del lavoro sono disponibili la SECO con le sue pubblicazioni sulla Legge sul lavoro e sugli orari di lavoro e di riposo, nonché Unia con la sua guida al diritto del lavoro.