Sozialversicherungen für Arbeitgeber: Anmeldung, Beiträge, Fristen

Welche Sozialversicherungen den Arbeitgeber betreffen

Sobald ein Betrieb Personal beschäftigt, fallen mehrere Zweige der Sozialversicherung an: AHV/IV, Erwerbsersatzordnung (EO), Arbeitslosenversicherung (ALV), berufliche Vorsorge (BVG), Familienzulagen (FamZ) und Unfallversicherung nach UVG.

Ergänzend sind kollektive Krankentaggeldversicherung (KTGV), Militärversicherung (MV), Krankenversicherung (KVG), Mutterschaftsentschädigung (MSE), der 14-tägige Vaterschaftsurlaub und der Betreuungsurlaub zu beachten.

Massgebende Erlasse sind das UVG und das ATSG. Bei Entsendungen greifen zusätzlich die bilateralen Verträge EU/EFTA und die Sozialversicherungsabkommen. In Branchen mit Gesamtarbeitsvertrag, etwa im Gastgewerbe, gelten zusätzliche Vorgaben.

Die Beiträge an AHV/IV/EO und an die ALV sind schweizweit gleich und richten sich nach dem Sozialversicherungsstatus. Für berufliche Vorsorge, Familienzulagen, Berufsunfall- und Nichtberufsunfallversicherung gibt es keine schweizweit einheitlichen Ansätze.

Zuständig für Beiträge und Formulare der ersten Säule ist die AHV-Ausgleichskasse. Fragen zur Invalidenversicherung beantwortet die kantonale IV-Stelle, für Personen mit Wohnsitz im Ausland die IV-Stelle für Versicherte mit Wohnsitz im Ausland (IVST).

Weitere Meldestellen sind die Pensionskasse, der Unfallversicherer und die Stelle für Familienzulagen. Die IV-Stellen unterstützen die berufliche Eingliederung von Menschen mit gesundheitlichen Problemen und legen den Invaliditätsgrad fest.

Versichert ist, wer in der Schweiz arbeitet oder wohnt. Selbstständig erwerbende und nichterwerbstätige Personen bezahlen ihre AHV/IV/EO-Beiträge vollständig selber; nichterwerbstätige Personen leisten keine Beiträge an die Familienzulagen.

Arbeitgebende rechnen den massgebenden Lohn ihrer Mitarbeitenden ab und überweisen die Beiträge an ihre Ausgleichskasse, ihre Vorsorgeeinrichtung und die weiteren zuständigen Stellen. Das Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) veröffentlicht eine Übersicht aller Beiträge mit den Anteilen in Prozent des Einkommens.

Anmeldung: Formulare und zuständige Stellen

Die Formulare für den Kontakt mit den Institutionen der ersten Säule stellt die Informationsstelle AHV/IV bereit. Zuständig ist die Ausgleichskasse, bei der der Arbeitgeber angeschlossen ist, oder die IV-Stelle.

Bei der Firmengründung muss sich jedes Unternehmen einer AHV-Ausgleichskasse anschliessen. Neue Mitarbeitende sind der Ausgleichskasse zu melden; die Anmeldung gilt gleichzeitig für AHV, IV, EO und ALV.

Beitragspflichtig wird eine Person ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag, solange sie arbeitet und der Bruttojahreslohn den Schwellenwert erreicht. Im Privathaushalt ist jede bezahlte Arbeit beitragspflichtig, ausgenommen Sackgeldjobs; im Kultur- und Medienbereich sind für bestimmte Arbeitgebende auch Löhne unter CHF 2'500 beitragspflichtig.

Zur tieferen Schwelle gehören im Kultur- und Medienbereich Chöre, Orchester, Designunternehmen, elektronische Medien und Printmedien, Museen, Radio und Fernsehen, Schulen im künstlerischen Bereich sowie Tanz-, Theater-, Phono- und Audiovisionsproduzenten.

Nicht unter diese Regel fallen Kirchen, Kulturzentren und Vereine, deren Aufgaben über das Betreiben des Orchesters oder Chors hinausgehen, sowie Festival- und Happeningveranstalter, Nachtclubs und Jugendzentren.

Vor der ersten Lohnabrechnung sind vier Kontakte zu klären: Ausgleichskasse, Pensionskasse, Unfallversicherer für Betriebsunfälle und Berufskrankheiten sowie die Stelle für Familienzulagen. Eine Anmeldung bei der Pensionskasse ist notwendig, wenn der massgebende Jahreslohn die Eintrittsschwelle von CHF 22'680 erreicht.

Alle Unternehmen müssen sich in jedem Kanton, in dem sie einen Geschäftssitz haben, einer Familienausgleichskasse anschliessen. Arbeitgebende sind verpflichtet, für ihre Mitarbeitenden eine Unfallversicherung abzuschliessen.

In der Regel sind Angaben zu Person, AHV-Nummer und Beschäftigungsverhältnis nötig. Arbeitnehmende ohne AHV-Nummer meldet der Arbeitgeber bei einer AHV-Ausgleichskasse, welche die Nummer beantragt.

Für Versicherte mit Wohnsitz im Ausland führt der Weg über die IVST. Formulare der ersten Säule reichen Arbeitgeber bei der zuständigen Ausgleichskasse oder IV-Stelle ein.

Das Formular A1 und die UVG-Formulare sind keine Arbeitgeber-Anmeldeformulare. A1 dient der Entsendung ins Ausland, die UVG-Formulare der Meldung von Unfällen und Berufskrankheiten.

Beiträge und wer sie trägt

Bei unselbständig erwerbstätigen Personen tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmende die Beiträge je zur Hälfte. Diese hälftige Aufteilung gilt für AHV/IV/EO und ALV, nicht für alle Zweige.

AHV/IV/EO: Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil betragen je 5,3%, zusammen 10,6%. Der Gesamtbeitrag setzt sich zusammen aus AHV 8,7%, IV 1,4% und EO 0,50%; je Seite sind das 4,35% AHV, 0,7% IV und 0,25% EO.

ALV: Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeitrag betragen je 1,1%, zusammen 2,2%. Beitragspflichtig ist der AHV-Jahreslohn bis CHF 148'200, auf Monatslohn bis CHF 12'350.00. In die ALV zahlen nur Angestellte ein; selbstständig erwerbende und nichterwerbstätige Personen leisten keine ALV-Beiträge.

Total AHV/IV/EO/ALV: 12,8% des Lohnes. Arbeitgeber und Arbeitnehmende tragen je die Hälfte, also je 6,4%. Für das Jahr 2026 gelten bei AHV/IV/EO je 5,3% und bei der ALV je 1,1%. Die Ansätze werden periodisch angepasst; Prozentwerte aus älteren Unterlagen gehören nicht in die laufende Abrechnung.

Zum Gesamtbild der ersten Säule gehören die Rentenwerte: Die minimale einfache Rente beträgt CHF 1'260 pro Monat, die maximale einfache Rente CHF 2'520. Die maximale Ehepaarrente liegt bei CHF 3'780 pro Monat.

Die berufliche Vorsorge (BVG) läuft über die Pensionskasse. Die Eintrittsschwelle beträgt CHF 22'680, der Koordinationsabzug CHF 26'460, der maximal anrechenbare Lohn CHF 90'720 und der minimal zu versichernde Lohn CHF 3'780. Der Arbeitgeber bezahlt mindestens die Hälfte des Beitrags seiner Arbeitnehmenden.

Bei der gebundenen Vorsorge (freiwillig) liegt der maximale Steuerabzug mit 2. Säule bei CHF 7'258. Ohne 2. Säule sind es höchstens CHF 36'288, das heisst höchstens 20% des Erwerbseinkommens.

Die Beiträge an die berufliche Vorsorge hängen von der Vorsorgeeinrichtung ab, der der Betrieb angeschlossen ist. Für Selbstständigerwerbende ist die berufliche Vorsorge freiwillig; Nichterwerbstätige können sich nicht anschliessen lassen.

Die Unfallversicherung (UVG) wird über den Unfallversicherer abgewickelt. Die BUV-Prämien schuldet der Arbeitgeber, die NBUV-Prämien die angestellte Person. Die Prämien unterscheiden sich nach Einkommen und Art des Betriebs.

Versichert sind Arbeitnehmende mit mindestens 8 Wochenstunden beim selben Arbeitgeber, höchstens bis CHF 148'200 Lohn. Die Beitragssätze für Berufsunfälle und für Nichtberufsunfälle richten sich nach Branche; die Berufsunfallprämien finanziert der Arbeitgeber. Selbstständigerwerbende können sich freiwillig versichern lassen, nicht angestellte Personen können eine NBUV bei ihrem Krankenversicherer abschliessen.

Bei den Familienzulagen richten sich die Beiträge nach kantonalem Recht und der Familienausgleichskasse. Massgebend ist der Kanton, in dem der Arbeitgeber seinen Geschäftssitz hat. Höhe der Familienzulagen und der geschuldeten Beiträge sind kantonal geregelt und unterscheiden sich von Kanton zu Kanton.

Für die berufliche Vorsorge, die Familienzulagen, die Berufsunfallversicherung und die Nichtberufsunfallversicherung lassen sich die Beitragssätze bzw. Prämien für das laufende Jahr nicht angeben; es werden lediglich statistische Angaben der Vorjahre verwendet.

Beitragsfrei bleiben für AHV-Rentner CHF 16'800 pro Jahr, monatlich CHF 1'400, und Entgelt aus geringfügigem Nebenerwerb bis CHF 2'500 pro Jahr. Bei einem Bruttojahreslohn von CHF 2'500 oder darunter muss der Lohn nur auf ausdrücklichen Wunsch der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers abgerechnet werden.

AHV-beitragspflichtig ist, wer in der Schweiz wohnt oder arbeitet. Die Beitragspflicht beginnt ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag, solange die Person arbeitet und der Bruttojahreslohn den Schwellenwert erreicht.

Laufende Meldepflichten während des Arbeitsverhältnisses

Während des laufenden Arbeitsverhältnisses überwachen und melden HR-Verantwortliche Änderungen bei allen Sozialversicherungsträgern. Wiederkehrend sind die Endjahresabrechnung, Lohnmutationen und Lebensereignisse.

Die jährliche Endjahresabrechnung ist bei der AHV-Ausgleichskasse durchzuführen; daraus können Nachzahlungen oder Rückerstattungen entstehen.

Lebensereignisse wie Heirat, Scheidung, Geburt oder Tod sind unverzüglich an AHV, BVG und Familienzulagen zu melden.

Lohnänderungen sind der Pensionskasse zu melden; sie sind massgebend für den versicherten Lohn und die Beitragsberechnung. Lohnänderungen gelten immer per 1. des laufenden Monats; Änderungen von mehr als 10 Prozent können auch unter dem Jahr gemeldet und berücksichtigt werden.

Unfälle und Berufskrankheiten sind dem Unfallversicherer sofort zu melden. Mit der Unfallmeldung einher geht die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers nach OR 324a ff.

Wer die Meldung an den Unfallversicherer verzögert, riskiert Versicherungslücken und Unklarheiten darüber, welcher Teil des Lohnausfalls von welcher Stelle getragen wird.

Unfallmeldungen erfolgen mit den UVG-Formularen. Für Entsendungen ins Ausland ist das Formular A1 vorgesehen.

Bewährt ist ein fester Ablauf: Lohnmutationen an die Pensionskasse, sofortige Meldung bei Unfällen und wiederkehrende Kontrolle offener Lebensereignisse oder Funktionsänderungen.

Die Meldungen betreffen je nach Zweig AHV/IV/EO, BVG, ALV, UVG oder Familienzulagen.

Checkliste: Laufende Pflichten während des Arbeitsverhältnisses

Fristen für Anmeldung, Meldungen und Jahresabschluss

Die jährliche Endjahresabrechnung bei der AHV-Ausgleichskasse erfolgt einmal pro Jahr. Die geleisteten Akontozahlungen werden mit den tatsächlich geschuldeten Beiträgen verglichen; die Differenz führt zu einer Nachzahlung des Arbeitgebers oder zu einer Rückerstattung an ihn.

Unfälle und Berufskrankheiten sind dem Unfallversicherer sofort zu melden; davon hängt die Übernahme der Heilungs- und Taggeldkosten ab. Lebensereignisse wie Heirat, Scheidung, Geburt oder Tod sind unverzüglich an AHV, BVG und Familienzulagen zu melden.

Lohnänderungen gelten immer per 1. des laufenden Monats und sind der Pensionskasse zu melden. Änderungen von mehr als 10 Prozent können auch unter dem Jahr gemeldet und berücksichtigt werden.

Eine Arbeitsunfähigkeit ist der Pensionskasse frühzeitig, spätestens nach 6 Monaten zu melden. Unbezahlte Urlaube unter vier Wochen sind für die Pensionskasse nicht relevant.

Bei längerer Krankheit über 30 Tage ist die Früherfassung bei der IV einzuleiten. Dauert die Arbeitsunfähigkeit über ein Jahr, informiert der Arbeitgeber die AHV über den Status als Nichterwerbstätige.

Von der Beitragspflicht für AHV, IV, EO und ALV sind Jugendliche bis zum 31. Dezember des Jahres befreit, in dem sie das 17. Altersjahr vollenden.

Für Entsendungen ins Ausland ist das Formular A1 vorgesehen. Es gehört in jede Entsendungscheckliste, damit Versicherungslücken und Rechtsrisiken vermieden werden.

Wichtige Fristen und Meldepflichten im Arbeitsverhältnis

Sonderfälle: Ausland, Krankheit, Mutterschaft

Wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter vorübergehend ins Ausland entsandt, ist die Aufrechterhaltung der Schweizer Versicherung mit dem Formular A1 sicherzustellen. Das Formular gehört in jede Entsendungscheckliste; es hilft, Versicherungslücken und Rechtsrisiken zu vermeiden.

Arbeitnehmende aus einem EU-/EFTA-Staat, die innerhalb eines Kalenderjahres längstens drei Monate in der Schweiz erwerbstätig sind, sind im Meldeverfahren und in der Schweiz krankenversicherungspflichtig. Sie müssen eine Krankenversicherung abschliessen. Ausgenommen sind Personen mit gleichwertigem Schutz bei einer privaten ausländischen Krankenkasse.

Bei Krankheit ist die Früherfassung bei der IV der zentrale Hebel; sie zielt auf die berufliche Eingliederung.

Für Versicherte mit Wohnsitz im Ausland ist die IV-Stelle für Versicherte mit Wohnsitz im Ausland (IVST) zuständig. Entsendungen fallen zusätzlich unter die bilateralen Verträge EU/EFTA und die Sozialversicherungsabkommen.

Im Zusammenhang mit Familiengründung sind die Mutterschaftsentschädigung (MSE), der 14-tägige Vaterschaftsurlaub und der Betreuungsurlaub separate Punkte. Ergänzend ist die kollektive Krankentaggeldversicherung (KTGV) zu beachten; sie löst oder ergänzt bei längerer Arbeitsunfähigkeit die Lohnfortzahlung des Arbeitgebers.

Bei Unfällen im Auslandeinsatz sind nebst dem Formular A1 die UVG-Formulare zu verwenden. Beide Formulare gehören in die Entsendungsunterlagen.

Kantonale Unterschiede bei den Familienzulagen und Branchenunterschiede bei den UVG-Prämien sind bei jedem Sonderfall neu zu prüfen. Massgebend bleiben der Kanton des Geschäftssitzes und die Branche des Betriebs.

Auch in Sonderfällen bleiben AHV/IV/EO, BVG, ALV, UVG und Familienzulagen zu beachten. Zuständig bleiben Ausgleichskasse, Pensionskasse, Unfallversicherer und die Stelle für Familienzulagen.

Checkliste für die Personaladministration

Anmeldung: Arbeitgeber bei der zuständigen Ausgleichskasse anmelden, Angestellte mit den erforderlichen Angaben erfassen, Anschluss an Pensionskasse und Unfallversicherer klären, Stelle für Familienzulagen bestimmen.

Formulare: A1 und UVG-Formulare sind für Entsendung und Unfallmeldung vorgesehen, nicht für die Arbeitgeberanmeldung. Die Formulare der ersten Säule stammen von der Informationsstelle AHV/IV und werden bei der Ausgleichskasse oder IV-Stelle eingereicht.

Bezugsquellen: Übersicht aller Beiträge beim BSV, Formulare der ersten Säule bei der Informationsstelle AHV/IV. Zuständig für UVG-Fragen ist der Unfallversicherer, für Familienzulagen die Familienausgleichskasse.

Beiträge: Paritätisch finanzierte Beiträge je zur Hälfte abwickeln; Familienzulagen nach kantonalem Ansatz als Arbeitgeberbeitrag. Massgebend sind der Kanton des Geschäftssitzes und die Familienausgleichskasse.

Zahlen: AHV/IV/EO je 5,3% (total 10,6%), ALV je 1,1% bis CHF 148'200 Jahreslohn, Total AHV/IV/EO/ALV 12,8% bzw. je 6,4%. BVG: Eintrittsschwelle CHF 22'680, Koordinationsabzug CHF 26'460, minimal zu versichernder Lohn CHF 3'780.

Schwellen: Bruttojahreslohn CHF 2'500, für AHV-Rentner CHF 16'800 pro Jahr bzw. CHF 1'400 pro Monat, geringfügiger Nebenerwerb bis CHF 2'500 pro Jahr.

Laufend: Lohnänderungen an die Pensionskasse melden, Lebensereignisse unverzüglich AHV, BVG und Familienzulagen melden, Unfälle und Berufskrankheiten sofort mit den UVG-Formularen dem Unfallversicherer melden, Lohnfortzahlung nach OR 324a ff. sicherstellen.

Fristen: jährliche Endjahresabrechnung bei der AHV-Ausgleichskasse; Unfälle und Berufskrankheiten sofort melden; Lohnänderungen per 1. des laufenden Monats; Arbeitsunfähigkeit spätestens nach 6 Monaten an die Pensionskasse; IV-Früherfassung ab 30 Tagen Krankheit.

Sonderfälle: Formular A1 für Auslandsentsendungen; Mutterschaftsentschädigung, Vaterschaftsurlaub und Betreuungsurlaub sowie Krankentaggeld im Blick behalten.

Unterlagen: Formulare der ersten Säule über die Informationsstelle AHV/IV beziehen und bei der zuständigen Ausgleichskasse oder IV-Stelle einreichen.

Bereiche: AHV/IV/EO, BVG, ALV, UVG und Familienzulagen getrennt führen; für jeden Bereich Zuständigkeit, Beitrag und Frist prüfen.