Probezeit im Onboarding: Ziele, Gespräche und rechtliche Grenzen

Die Probezeit ist eine Standortbestimmung, keine Wartefrist

Das Probezeitgespräch ist der formelle Abschluss der Einarbeitungsphase und die erste formelle Standortbestimmung zwischen Führungsperson und neuem Teammitglied. Laut dem Schweizer HR-Fachverlag WEKA umfasst es mehr als die Bestätigung des Verbleibs: Austausch von Erwartungen, Reflexion der Leistung und Planung zukünftiger Entwicklungsschritte. Es ist das erste formelle Mitarbeitergespräch mit der vorgesetzten Person.

Die Probezeit hat zwei Seiten: die inhaltliche Klärung von Eignung und Erwartungen sowie den rechtlichen Rahmen aus Obligationenrecht und individuellem Arbeitsvertrag. Wer sie nur als Wartefrist bis zum Entscheid liest, übersieht beide Seiten.

Die Probezeit dient dazu, dass sich Arbeitnehmende und Arbeitgeberin kennenlernen und herausfinden, ob sie zusammenpassen. Sie ist der Zeitraum, in dem die Zusammenarbeit im Arbeitsalltag geprüft wird, bevor eine langfristige Bindung entsteht.

Klarheit über die Dauer der Probezeit gehört zu den wichtigen Aspekten eines Arbeitsverhältnisses. Sie bestimmt, wie viel Zeit für Standortbestimmung und Rückmeldung bleibt, und setzt den Termin, bis zu dem das Probezeitgespräch stattgefunden haben muss.

Was in der Probezeit geklärt werden soll

Zwei Ziele stehen im Zentrum: die Eignung innerhalb der Probezeit festzustellen und die Entscheidung über die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis vorzubereiten. Die Probezeit liefert damit die Grundlage für diesen Entscheid.

Inhaltlich heisst das: Erwartungen austauschen, bisherige Leistung reflektieren, zukünftige Entwicklungsschritte planen.

Der Fokus liegt auf Mitarbeitenden, mit denen eine langfristige Zusammenarbeit geplant ist – nicht nur auf potenziellen Trennungen. Im Personalmanagement gehören die beiden Ziele zum Onboarding-Schritt Beurteilung; die Probezeit ist damit kein Vorgang neben dem Onboarding, sondern dessen Beurteilungsteil.

Für die Praxis: Fragen zu den Erwartungen an Rolle, Zusammenarbeit und Führung vorbereiten und Herausforderungen sowie Potenzial offen ansprechen. Offene Kommunikation über Erwartungen, Herausforderungen und Potenzial gilt als entscheidend für den Erfolg der Probezeit.

Der rechtliche Rahmen im Schweizer Arbeitsverhältnis

Rechtliche Grundlage der Probezeit im Schweizer Arbeitsverhältnis sind das Obligationenrecht (OR) und der individuelle Arbeitsvertrag. Massgeblich ist die dort vereinbarte Dauer: Sie bestimmt, bis wann das Probezeitgespräch spätestens angesetzt werden muss.

Art. 335b OR regelt die Dauer: Bei unbefristeten Arbeitsverhältnissen gilt der erste Monat als Probezeit (Art. 335b Abs. 1 OR). Durch schriftliche Abrede, Gesamtarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag kann sie wegbedungen, verkürzt oder auf höchstens drei Monate verlängert werden.

Wird eine längere Probezeit vereinbart, gilt trotzdem nur eine Probezeit von drei Monaten. Die Probezeit muss für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleich lang sein. Bei Teilzeitarbeit verlängert sie sich nicht.

Während der Probezeit gilt eine Kündigungsfrist von sieben Kalendertagen, nicht Arbeitstagen (Art. 335b OR). Die Kündigung kann auf jeden beliebigen Tag ausgesprochen werden; sie muss noch während der Probezeit bei der Gegenpartei eintreffen, der Fristablauf darf danach liegen.

Die Frist lässt sich durch schriftliche Abrede, NAV oder GAV verkürzen, wegbedingen oder verlängern. Die Sperrfristen nach Art. 336c OR greifen während der Probezeit noch nicht. Verlängerungsvereinbarungen sind handschriftlich zu unterzeichnen; elektronische Signaturen genügen oft nicht.

Verkürzen Krankheit, Unfall oder die Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht die Probezeit, verlängert sie sich entsprechend (Art. 335b Abs. 3 OR). Ferien verlängern sie nicht automatisch.

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen sieht das Gesetz keine Probezeit vor; die Parteien können eine solche aber vereinbaren. Beim Lehrvertrag sind ein bis drei Monate möglich, ausnahmsweise bis zu sechs Monate mit Zustimmung der kantonalen Behörde (Art. 344a OR).

Das Ende der Probezeit ist die rechtliche Grenze. Solange sie läuft, kann bei Bedarf noch eine Kündigung ausgesprochen werden. Wer den Termin erst nach Ablauf ansetzt, verliert diese Option.

Klären Sie vor dem Gespräch mit der HR-Stelle oder einer Rechtsberatung, welche Dauer für das konkrete Arbeitsverhältnis vereinbart ist. Für den Fall der Trennung steht bei WEKA ein Musterbrief Kündigung in der Probezeit gratis bereit.

Die Antworten des SECO zu Kündigungen sind Orientierungshilfe und nicht bindend; im Streitfall entscheidet das Zivilgericht. Für öffentlich-rechtliche Arbeitsverhältnisse gelten sie nur eingeschränkt.

Prüfen Sie die vereinbarte Dauer rechtzeitig, damit das Gespräch vor Ablauf der Frist stattfinden kann. So bleibt die Option einer Kündigung bis zum letzten Tag der Probezeit erhalten.

Zeitliche Ablaufplanung der Probezeit im Schweizer Arbeitsverhältnis

Rechtliche Grundlagen der Probezeit im Schweizer Obligationenrecht

Das Probezeitgespräch ansetzen und führen

Ein strukturiertes und rechtssicheres Probezeitgespräch wird vorbereitet: Leitideen festlegen, anzusprechende Punkte vorab bestimmen und Fragen formulieren. Der WEKA-Beitrag «Probezeitgespräch: Formeller Abschluss der Probezeit» von Thomas Wachter bündelt Leitideen, Checklisten und Fragen für die definitive Anstellung im Schweizer KMU.

Inhaltlich führt das Gespräch durch drei Blöcke: Austausch der Erwartungen, Reflexion der bisherigen Leistung und Planung der Entwicklungsschritte. Gespräche begleiten die ganze Probezeit. Sie halten den Zwischenstand fest; das Gespräch am Ende ist das formelle Abschlussgespräch, in dem der Entscheid mitgeteilt wird. Rückmeldungen zum Onboarding lassen sich in jedem dieser Gespräche einholen.

Eine klare Zielsetzung und strukturiertes Feedback sind essenziell, um die Probezeit sinnvoll zu nutzen. Gesprächstermin und Vorbereitung sind so zu planen, dass der Entscheid nicht erst am letzten Tag der Probezeit gefällt werden muss. Ein FAQ zum Probezeitgespräch ergänzt die Leitideen, die Liste der anzusprechenden Punkte und die Fragen.

Vorbereitung des Probezeitgesprächs

Ablauf des Probezeitgesprächs: Von der Vorbereitung bis zur Entscheidung

Probezeitbericht und Personaldossier

Der schriftliche Probezeitbericht ergänzt das Gespräch und dient als Dokumentation im Personaldossier. Er hält fest, worauf die Beurteilung beruht, und macht sie später nachvollziehbar – etwa bei Entscheiden über Weiterbildung, Zielvereinbarung oder eine neue Funktion. Der Entscheid über die definitive Anstellung steht damit auf einer überprüfbaren Grundlage.

Für die Erstellung stehen Vorlagen zur Verfügung. WEKA führt unter den Arbeitshilfen zum Thema unter anderem eine Vorlage Probezeitbeurteilung und ein Deckblatt Personaldossier; beide stellt WEKA gratis bereit. Wer die Beurteilung im Dossier ablegt, kann in späteren Gesprächen auf dieselbe Grundlage zurückgreifen.

Das Download-Paket Probezeit bündelt die Arbeitshilfen zum Thema für CHF 80.00.

Rückmeldung zum Onboarding einholen

Alle Gespräche während der Probezeit bieten die Möglichkeit, bei den Onboardees Feedback zum Onboarding-Prozess einzuholen. Besonders geeignet ist das Gespräch am Ende der Probezeit, weil der neue Mitarbeitende den Einarbeitungsweg dann vollständig überblickt.

Geeignete Fragen betreffen den Ablauf der Einarbeitung, die Verfügbarkeit von Informationen und Ansprechpersonen sowie den ersten Eindruck von Ausschreibung und Bewerbungsprozess. Die Antworten lassen sich direkt für die Einarbeitung künftiger Mitarbeitender nutzen – etwa bei der Anpassung von Einführungsprogramm und Checklisten.

Für die Anpassung steht bei WEKA eine Vorlage Mitarbeiter-Einführungsprogramm gratis bereit. Sie lässt sich mit den Rückmeldungen der Onboardees laufend nachführen.

Vom Entscheid zur definitiven Anstellung

Am Ende der Probezeit steht der Entscheid: Bestätigung der definitiven Anstellung oder Trennung. Er wird im Gespräch mitgeteilt und im Probezeitbericht festgehalten.

Danach beginnt die fortlaufende Führungsbeziehung. Legen Sie fest, wann das nächste Beurteilungs- oder Zielgespräch stattfindet und welche Punkte bis dahin überprüft werden.

Mit der definitiven Anstellung rückt die Entwicklung in den Vordergrund. Für die vertragliche Regelung steht bei WEKA ein Muster Weiterbildungsvereinbarung bereit.

Für den Ausblick stehen weitere Arbeitshilfen bereit: das Muster Weiterbildungsvereinbarung für CHF 40.00, das Download-Paket 360°-Feedback für CHF 80.00 und das Download-Paket Talentmanagement für CHF 50.00.