Einführungsplan erstellen: Die ersten Wochen strukturieren

Was der Einführungsplan abdecken soll

Ein schriftlicher Einführungsplan hat drei Aufgaben: Er orientiert die neue Person in den ersten Wochen, hält fest, wer für welchen Schritt zuständig ist, und macht den Verlauf überprüfbar. Er beginnt nicht am ersten Arbeitstag, sondern bei der Vorbereitung vor dem Eintritt, und endet nicht nach der ersten Woche, sondern mit dem Gespräch am Ende der Probezeit.

Viele Arbeitgeber führen zwei Dokumente. Das Solothurner Personalamt stellt dafür Vorlagen für ein Einführungsprogramm und einen Einarbeitungsplan bereit. Sie dienen als Hilfestellung bei der Planung; für die Probezeit wird ein Einführungsprogramm erstellt. Wer nur eines der beiden führt, verliert entweder den betrieblichen Überblick oder die fachliche Verbindlichkeit.

Die Verantwortung liegt bei der direkten Führungskraft: Sie führt den Plan und terminiert die Gespräche. Personalabteilung oder Personalamt liefern die Vorlagen und organisieren betriebsweite Anlässe. Bei lernenden Personen kommen die berufsbildungsrechtlichen Grundlagen dazu – das Bundesgesetz und die Verordnung über die Berufsbildung, der Lehrvertrag nach Art. 344 bis 346a OR sowie das Arbeitsgesetz; für Minderjährige gilt zusätzlich die Jugendarbeitsschutzverordnung.

Den Zeitrahmen legt der Betrieb fest. Sinnvoll ist eine Gliederung in drei Abschnitte: Vorbereitung vor dem ersten Tag, erste Wochen bis zum Ende der Probezeit, Ziele und Bilanz im Probezeitgespräch. Die Länge der Probezeit ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag; der Plan richtet sich nach dieser Frist, nicht nach einem beliebigen Kalenderjahr.

Zeitrahmen des Einführungsplans: Von der Vorbereitung bis zum Probezeitgespräch

Vor dem ersten Arbeitstag: Die Zeit der Leere überbrücken

Zwischen der Unterzeichnung des Vertrags und dem ersten Arbeitstag liegt oft eine Phase, in der die neue Person nichts vom Betrieb hört. Diese Lücke lässt sich mit administrativer Vorbereitung und Kontaktpflege überbrücken – beides gehört zur Einführung, nicht erst zum Eintritt.

Administrativ muss am ersten Tag ein Bündel von Aufgaben erledigt sein: eingerichteter Arbeitsplatz mit Arbeitsmitteln, IT-Konto mit E-Mail, Telefon und Zugriff auf die benötigten Systeme, Zutrittsmittel für Gebäude und Räume, Aufnahme in Verteiler und Kalender, Meldung an Sozialversicherungen und Pensionskasse sowie Ablage der Personalunterlagen. Die Unterlagen gehören in einen Anstellungsordner statt in lose Blätter – so bleiben Vertrag, Merkblätter und Formulare an einem Ort greifbar.

Ebenso wichtig ist der persönliche Kontakt in der Zwischenzeit. Wer sich nach der Vertragsunterschrift meldet, mit welchem Inhalt und in welchem Abstand, gehört in den Plan: eine kurze Bestätigung der Anstellung, die Information über Zeit, Ort und Ansprechperson am ersten Tag sowie die vorab zugestellten Unterlagen und das Programm der ersten Tage. Diese Kontakte nimmt sinnvollerweise die direkte Führungskraft oder die Personalabteilung wahr, nicht die Begleitperson aus dem Team.

Kurz vor dem Eintritt lohnt eine letzte Kontrolle: Sind alle Zugänge eingerichtet, ist das Team informiert, weiss die Begleitperson von ihrer Rolle, ist der Empfang am ersten Tag organisiert? Diese Punkte gehören auf eine Prüfliste mit Termin und Zuständigkeit.

Checkliste: Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag: Empfang, Überblick und erste Aufgaben

Der erste Eindruck wird durch ein strukturiertes Einführungsprogramm, die Benennung einer Begleitperson und die gezielte Integration am Arbeitsplatz geprägt. Der erste Tag braucht deshalb einen Ablauf: Begrüssung durch die Führungskraft, Vorstellung im Team, Rundgang und Einführung in die Organisation, danach die Regeln des Zusammenarbeitens – Arbeitszeiten, Präsenz, Pausen, Krankmeldung, Kommunikationswege, Ansprechpersonen bei Fragen. Klare Spielregeln entlasten beide Seiten, weil die neue Person nicht raten muss, was erwartet wird.

Der erste Arbeitstag sollte erste konkrete, bewältigbare Aufgaben enthalten. Wer nur zuschaut und zugleich mit Namen, Räumen und Systemen überflutet wird, kann am Abend wenig einordnen; eine abgeschlossene kleine Aufgabe – ein Dossier einrichten, einen Ablauf durchgehen, eine Auswertung nach Vorgabe erstellen – gibt Orientierung und zeigt, dass der Beitrag erwartet wird. Die Aufgabe wird vorab so gewählt, dass sie an einem Tag oder in wenigen Stunden machbar ist und keine Entscheide verlangt, die noch nicht möglich sind.

Ein Zeichen der Wertschätzung seitens der Direktion unterstreicht die Bedeutung der neuen Mitarbeitenden: eine persönliche Begrüssung durch die Leitung, die sich Zeit für den ersten Tag nimmt, und die Begleitung an einem gemeinsamen Mittagessen oder Kaffee. Für den restlichen Tag bleibt die direkte Führungskraft ansprechbar; ihr Kalender ist entsprechend zu blocken.

Am Ende des ersten Tages steht ein kurzes Gespräch: Was ist angekommen, was ist offen, was folgt morgen? Fragen, die nicht sofort beantwortet werden können, werden notiert und mit Termin versehen.

Ablauf des ersten Arbeitstages im Überblick

Eine Begleitperson bestimmen: Götti oder Gotte

Ein «Götti» oder eine «Gotte» unterstützt die soziale Integration ohne hierarchischen Druck. Die Rolle ist bewusst von der fachlichen Führung getrennt: Die Begleitperson erklärt Alltag und Gepflogenheiten, kennt die Wege im Betrieb und ist für Fragen da, die man der Vorgesetzten oder dem Vorgesetzten nicht als Erstes stellt. Fachliche Anweisungen, Beurteilungen und Zielvereinbarungen bleiben bei der direkten Führungskraft.

Zu den typischen Aufgaben gehören: Empfang und Rundgang am ersten Tag, Vorstellung bei den Personen, mit denen die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter regelmässig zu tun hat, Erklärung von Abläufen und Umgangsformen, Hinweise auf Pausenräume, Mittagsgewohnheiten und interne Anlässe, Begleitung an den ersten Sitzungen. So nimmt die Begleitperson einen Teil der niederschwelligen Fragen ab und entlastet die Führungskraft.

Grenzen gehören in die Vereinbarung: keine Weisungsbefugnis, keine Beurteilung, keine Weitergabe von Vertraulichem über die neue Person und kein Aufwand, der die eigenen Aufgaben sprengt. Die Rolle wird zeitlich befristet – etwa bis zum Ende der Probezeit – und mit einem Zeitbudget versehen, das im Plan sichtbar ist.

Für die Auswahl gilt: jemand aus dem Team, der die eigene Arbeit gut kennt, im Betrieb vernetzt und bereit ist, Fragen mehrmals und geduldig zu beantworten. Die Begleitperson wird vor dem ersten Tag informiert und gefragt, nicht einfach zugeteilt. Ist die Aufgabe am Ende der Probezeit erfüllt, wird das im Gespräch ausdrücklich verdankt.

Götti vs. Direkte Führungskraft: Unterschiede in Rollen und Zuständigkeiten

Die ersten Wochen in Etappen gliedern

Der Plan folgt einem Wochenraster, nicht einem Punktprogramm. Ein brauchbarer Aufbau beginnt mit Orientierung, Personen und Systemen. Danach folgen erste eigene Aufgaben unter Begleitung; später wächst die eigene Verantwortung, und die Rückfragen nehmen ab. Entscheidend bleibt die Balance zwischen fachlicher Information und menschlicher Eingliederung ins Team: Wer nur Systeme und Prozesse erklärt, verliert die soziale Seite; wer nur Kaffee trinkt, verliert die Fachlichkeit.

In den Plan gehören: feste Termine mit Schlüsselpersonen, Einführung in die wichtigsten Instrumente und Ablagen, Übergabe der Dossiers oder Kundinnen und Kunden, die die neue Person übernehmen soll, sowie ein wiederkehrendes Zeitfenster für offene Fragen – ein kurzes Gespräch am Ende jeder Woche genügt. Klare Spielregeln, etwa zur Erreichbarkeit oder zur Art der Rückmeldung, gehören in die erste Woche, nicht in die vierte.

Je nach Betrieb lässt sich zusätzlich ein zentraler Einführungsanlass für mehrere neue Mitarbeitende einplanen. Das Solothurner Personalamt führt 2026 solche Welcome-Days durch, jeweils von 8.15 bis 13.30 Uhr im Rathaus Solothurn, an folgenden Daten: Donnerstag, 29. Januar 2026; Donnerstag, 5. März 2026; Mittwoch, 27. Mai 2026; Donnerstag, 27. August 2026; Donnerstag, 3. Dezember 2026. Die neuen Mitarbeitenden werden vom Personalamt für den Anlass aufgeboten. Ein solcher Anlass ersetzt die Einführung im Team nicht, sondern ergänzt sie um die betriebsweite Perspektive.

Der Raster bleibt ein Gerüst: Verschiebungen werden im Plan nachgeführt, nicht stillschweigend übergangen. Was nicht stattgefunden hat, wird neu terminiert oder gestrichen – beides ist besser als ein Plan, der nicht mehr stimmt.

Ziele vereinbaren und den Verlauf überprüfen

Ziele gehören an den Anfang der Probezeit. Für die Probezeit wird ein Einführungsprogramm erstellt, und mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter werden Ziele vereinbart. Sie werden schriftlich festgehalten, mit Zwischenterminen versehen und so gewählt, dass nach Ablauf der Probezeit beurteilbar ist, ob sie erreicht wurden – etwa fachliche Aufgaben, die selbstständig ausgeführt werden, oder Beziehungen zu internen Stellen, die aufgebaut sein sollen.

Kurze Zwischengespräche halten den Plan aktuell. Typische Themen: Stand der Einarbeitung, offene Fragen, Hindernisse, Anpassung der Ziele und die Rückmeldung der neuen Person an den Betrieb – was fehlt, was unklar ist, was gut läuft. Angepasste Ziele werden im Formular nachgeführt und nicht mündlich belassen.

Am Ende der Probezeit steht das Probezeitgespräch. Festgestellt wird, inwiefern die Ziele erreicht wurden und ob sich die Anstellung für beide Seiten als vorteilhaft erwiesen hat. Probezeit und Probezeitgespräch erlauben Aussagen über den zukünftigen Berufserfolg.

Auf den Tisch gehören Bilanz, Beurteilung durch beide Seiten, Vereinbarungen zur Weiterführung und, falls nötig, Massnahmen mit Termin. Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten und zur Personalakte genommen.

Checkliste und Vorlagen als Gerüst

Eine Einführungs-Checkliste stellt sicher, dass nichts vergessen geht – von der Vorbereitung des Arbeitsplatzes über die Kontaktpflege vor dem Eintritt bis zum Gespräch am Ende der Probezeit. Die Solothurner Personalbehörde stellt dafür eine Checkliste Einführung neue Mitarbeitende zur Verfügung, dazu ein Formular Einführungsprogramm neue Mitarbeitende, ein Formular Einarbeitungsplan neue Mitarbeitende und ein Formular für das Gespräch Ende Probezeit. Für Betriebe ohne eigene Vorlagen gibt es zudem eine gratis abrufbare Vorlage für ein Mitarbeiter-Einführungsprogramm; weitere Arbeitshilfen sind kostenpflichtig.

Die Vorlagen geben die Struktur vor, nicht den Inhalt. Sie sind an die Betriebsgrösse anzupassen: In einem Kleinbetrieb fallen zentrale Anlässe und mehrere Hierarchiestufen weg, dafür übernimmt die Geschäftsleitung persönlich. Auch die Funktion bestimmt die Etappen: Eine Position mit Kundenkontakt braucht andere Schritte als eine rein interne Fachfunktion. Eine Führungsfunktion braucht andere als eine Sachbearbeitung.

Damit der Plan gelebt und nicht nur abgelegt wird, gehören Namen statt Funktionen in die Zuständigkeitsspalte, Termine in den Kalender der Beteiligten und ein festes Traktandum in die Zwischengespräche. Nach dem ersten Durchlauf lohnt die Auswertung: Welche Schritte haben sich bewährt, welche waren zu knapp angesetzt, was hat gefehlt? Diese Rückmeldungen fliessen in die nächste Version der Vorlage ein.