Neue Mitarbeitende einarbeiten: Plan, Recht und Praxis

Einarbeitung als strategischer Teil der Personalbeschaffung

Kurzfristiger Personalbedarf ist für viele Schweizer KMU Alltag. Steigt der Auftragseingang, fragt ein Grosskunde spontan an oder startet ein Projekt früher als geplant, entsteht Druck. Ohne genügend Mitarbeitende lassen sich Termine, Qualität und Sicherheit kaum halten. Dann entscheidet sich, ob ein Betrieb auftragsstark bleibt oder Aufträge verliert.

Der Arbeitsmarkt ist angespannt, qualifizierte Fachkräfte sind rar. Zugleich steigen die Ansprüche an Tempo, Flexibilität und Rechtssicherheit.

Marktdaten aus einem Praxisleitfaden für KMU: 2023 arbeiteten 441'699 Personen in der Schweiz temporär, der Branchenumsatz betrug 10,6 Milliarden CHF. 41 % der Unternehmen setzen bereits auf Temporärarbeit, um flexibel zu bleiben; 78 % der Firmen meldeten Schwierigkeiten bei der Besetzung offener Stellen. Vor allem im Baugewerbe, in der Industrie und im Gesundheitswesen schwanken Auslastung und Personalbedarf stark.

Einarbeitung ist kein Anhängsel der Rekrutierung, sondern ihr strategischer Teil. Wer neue Mitarbeitende vom ersten Tag an strukturiert begleitet, hält Sicherheits- und Qualitätsstandards ein und bindet Personal früher. Laut Praxisleitfaden können 60 % der Firmen dank Temporärarbeit Aufträge annehmen – ein Hinweis auf den engen Zusammenhang von Personalplanung, Einarbeitung und Auftragslage.

Marktdaten zur Temporärarbeit in der Schweiz (2023)

Vor dem ersten Arbeitstag: Vertrag, Daten und Zuständigkeiten

Ein Arbeitsverhältnis beginnt mit dem Arbeitsvertrag. Er kann mündlich, schriftlich oder durch konkludentes Verhalten zustande kommen – etwa wenn die Arbeit ohne schriftliche Vereinbarung aufgenommen wird. Ein schriftlicher Vertrag ist in der Praxis klar zu empfehlen, nicht zuletzt als Beweismittel im Streitfall.

Der Vertrag sollte mindestens Funktion und Stellenbezeichnung, Lohn samt allfälligem 13. Monatslohn, Probezeit und Ferien regeln. In der Schweiz sind drei Monate Probezeit üblich. Viele Ansprüche und Fristen knüpfen an die Dauer der Betriebszugehörigkeit an; deshalb ist der tatsächliche Arbeitsantritt korrekt zu erfassen. Die Betriebszugehörigkeit beginnt mit dem ersten Tag der tatsächlichen Beschäftigung, nicht mit der Vertragsunterzeichnung.

Zu prüfen ist, ob ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) oder Normalarbeitsvertrag (NAV) gilt. Der Einzelarbeitsvertrag untersteht den Regelungen des betreffenden GAV oder NAV, sofern ein solcher besteht. GAV gelten häufig für Bau, Gastgewerbe, Pflege oder Transport; sind sie allgemeinverbindlich erklärt, haben sie Vorrang vor individuell ausgehandelten Arbeitsverträgen.

Vor dem ersten Tag sind die Zuständigkeiten zu klären: Wer begrüsst die neue Person, wer führt durch den Betrieb, wer instruiert über Sicherheit, wer ist in den ersten Wochen feste Ansprechperson, wer führt die Zwischengespräche? Auf die Checkliste gehören ebenso Arbeitsplatz, Zugänge, Arbeitsmittel und die üblichen administrativen Anmeldungen. All das lässt sich ohne besondere Zusatzmittel dokumentieren und gibt der Einarbeitung von Anfang an Verbindlichkeit.

Rechtliche Leitplanken für die Einarbeitungszeit

Das Arbeitsgesetz (ArG) schützt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor gesundheitlichen Beeinträchtigungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz. Es umfasst zwei Teile: den Gesundheitsschutz (Art. 6, 35 und 36a ArG sowie unter anderem ArGV 3) und die Arbeits- und Ruhezeiten (Art. 9 ff. ArG sowie unter anderem ArGV 1). Beide wirken direkt in die Einarbeitungsphase hinein.

Bei den Arbeitszeiten gilt für industrielle Betriebe, Büropersonal sowie technische Angestellte und Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels generell eine Höchstarbeitszeit von 45 Stunden pro Woche. Für Angestellte in überwiegend manuellen Berufen – Handwerkerinnen und Handwerker, aber auch Verkaufspersonal in kleineren und mittleren Betrieben – liegt sie bei 50 Stunden.

Alles darüber ist Überzeit. Sie ist nur ausnahmsweise zulässig und mit einem Geldzuschlag von mindestens 25 Prozent oder mit Freizeit im Verhältnis 1:1 zu kompensieren.

Für die Ruhezeiten gilt: Zwischen zwei Arbeitstagen sind mindestens 11 Stunden einzuhalten. Einmal pro Woche darf diese Ruhezeit auf acht Stunden verkürzt werden – nur wenn im Durchschnitt von zwei Wochen 11 Stunden erreicht werden. Das ArG regelt ausserdem Pausen, Nacht- und Sonntagsarbeit sowie den Schutz besonders verletzlicher Gruppen wie Schwangere und Jugendliche.

Im Prinzip gilt das ArG für alle Betriebe und alle Arbeitnehmenden der Schweiz, doch es kennt Ausnahmen. Familienbetriebe fallen weder unter die Vorschriften über den Gesundheitsschutz noch unter die über Arbeits- und Ruhezeiten; für Arbeitnehmende mit höherer leitender Tätigkeit gilt nur der Gesundheitsschutz.

Für vertiefte Fragen zu Arbeits- und Ruhezeiten verweist Unia auf die SECO-Broschüre «Arbeit und Gesundheit – Arbeits- und Ruhezeiten». Im Zweifel lohnt sich eine frühzeitige Abklärung, bevor der Einarbeitungsplan zeitlich eng getaktet wird.

Einarbeitungsplan: erste Tage, erste Wochen, Probezeit

Ein Einarbeitungsplan muss nicht aufwendig sein, sollte aber schriftlich vorliegen und drei Phasen unterscheiden. Vor dem ersten Arbeitstag werden Arbeitsplatz, Material, Zugänge, Ansprechperson und die ersten Programmpunkte vorbereitet. Am ersten Tag stehen Begrüssung, Rundgang, Teamvorstellung und Sicherheitsinstruktion im Zentrum, dazu die wichtigsten betrieblichen Regeln zu Arbeitszeit, Pausen, Spesen und Krankmeldung.

In den ersten Wochen wächst die Aufgabenübertragung schrittweise: zuerst begleitete Tätigkeiten, dann selbstständige Aufgaben mit klaren Erwartungen und Ansprechpersonen. Kurze, regelmässige Rückmeldungen – etwa am Ende der ersten Woche und danach in festen Abständen – verhindern, dass sich Missverständnisse verfestigen. Sinnvoll ist eine schriftliche Aufgaben- und Kompetenzliste, die mitwächst.

Die Probezeit strukturiert diesen Prozess; in der Schweiz sind drei Monate üblich. Vor ihrem Ablauf gehört eine Standortbestimmung dazu: Was läuft gut, wo braucht es Unterstützung, welche Ziele gelten für die nächsten Monate?

Wer früh beurteilt und dokumentiert, behält vor Ablauf der Probezeit Handlungsspielraum – für eine Weiterbeschäftigung ebenso wie für eine allfällige Beendigung. Wichtig für die Personalpraxis: Die Betriebszugehörigkeit beginnt mit dem tatsächlichen Arbeitsantritt; davon hängen später Fristen und Ansprüche ab.

Einarbeitung unter Zeitdruck: Temporärarbeit und kurzfristige Einsätze

Wenn kurzfristig Personal gebraucht wird, ist Temporärarbeit oft der schnellste Weg. Der Vorteil liegt in der Flexibilität: Mitarbeitende können für Tage, Wochen oder Monate eingesetzt werden. Laut Praxisleitfaden für KMU nutzen 41 % der Unternehmen bereits Temporärarbeit, um flexibel zu bleiben, und 60 % der Firmen geben an, dank Temporärarbeit Aufträge annehmen zu können.

Rechtlich ist der Personalverleih im Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG) geregelt; die Bewilligungspflicht beurteilt sich nach den üblichen Kriterien. Grundsätzlich ist der Verleih bewilligungspflichtig, auch bei Verhältnissen innerhalb eines Konzerns. Dem Personalverleih liegt ein Dreiparteienverhältnis zugrunde, das die Arbeitgeberfunktion aufspaltet – wer welche Pflichten trägt, ist vor dem Einsatz schriftlich zu klären.

In einem Kreisschreiben vom 20. Juni 2017 hielt das SECO fest, dass konzerninterner Personalverleih vom Ausland in die Schweiz verboten ist. Eine generelle Befreiung von der Bewilligungspflicht innerhalb eines Konzerns war nie beabsichtigt.

Für die Einarbeitung unter Zeitdruck folgt daraus: klare Aufträge, eine kurze dokumentierte Sicherheitsinstruktion, definierte Ansprechpersonen im Einsatzbetrieb und im Verleihunternehmen sowie Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten. Das ArG gilt im Prinzip für alle Betriebe und Arbeitnehmenden; auch bei kurzen Einsätzen greifen die Schutzvorschriften. Ein standardisiertes Startpaket mit Notfallnummern, Betriebsrundgang und den wichtigsten Regeln ist in kurzer Zeit abgearbeitet und senkt Risiken spürbar.

Vorteile und Risiken von Temporärarbeit im Rahmen der Einarbeitung

Förderung der Einarbeitung durch AIT/ORP

Fehlen einer neuen Mitarbeiterin oder einem neuen Mitarbeiter spezifische Kompetenzen, kann eine arbeitsmarktliche Massnahme die Einarbeitung unterstützen. Die AIT finanziert einen Lohnanteil während einer Einarbeitungsphase bei einem Arbeitgeber, der einstellen will, aber spezifische Kompetenzen benötigt. Für Betriebe heisst das: Die Einarbeitungszeit ist nicht nur eine Lohnkostenfrage, sondern eine geplante Qualifizierungsphase.

Zuständig sind die kantonalen Arbeitsvermittlungszentren (RAV, französisch ORP). Wer eine Einarbeitung mit AIT plant, nimmt früh Kontakt auf, beschreibt die geplante Phase inhaltlich und zeitlich und hält Aufgaben sowie zu erwerbende Kompetenzen fest. Voraussetzungen, Umfang der Beteiligung und Verfahren unterscheiden sich je nach Kanton und Einzelfall und sind direkt mit der zuständigen Stelle zu klären.

Für den Einarbeitungsplan heisst das: Formulieren Sie die Einarbeitung so, dass sie auch als Förderphase lesbar ist – mit Zielen, Meilensteinen und einer Person, die den Lernfortschritt begleitet. Diese Dokumentation nützt gegenüber der Amtsstelle ebenso wie im internen Prozess.

Ablauf einer AIT-Förderung für die Einarbeitung

Fazit: Rechtssicher einarbeiten, Bindung stärken

Plan, Recht und Praxis greifen ineinander: Ein schriftlicher Arbeitsvertrag mit Funktion, Lohn, 13. Monatslohn, Probezeit und Ferien schafft früh Klarheit. Der Einblick in GAV oder NAV verhindert Konflikte, und ein dokumentierter Einarbeitungsplan führt neue Mitarbeitende strukturiert durch die ersten Tage, Wochen und die Probezeit.

Rechtlich zentral bleiben die Vorgaben des Arbeitsgesetzes: Höchstarbeitszeiten, Überzeitkompensation, Pausen und Ruhezeiten gelten auch während der Einarbeitung. Bei kurzfristigem Bedarf sind flexible Modelle wie Temporärarbeit bewährt – vorausgesetzt, Zuständigkeiten, Sicherheit und Ruhezeiten sind geklärt und die Bewilligungspflicht im Personalverleih ist beachtet.

Fehlen spezifische Kompetenzen, kann eine arbeitsmarktliche Massnahme wie die AIT einen Lohnanteil während der Einarbeitungsphase finanzieren; die Bedingungen sind mit der zuständigen Amtsstelle zu klären. Für vertiefte arbeitsrechtliche Fragen stehen das SECO mit seinen Publikationen zu Arbeitsgesetz und Arbeits- und Ruhezeiten sowie Unia mit ihrem Arbeitsrechts-Ratgeber zur Verfügung.