Lohnabrechnung in der Schweiz: Bestandteile und Fristen

Überblick: Monatliche Lohnabrechnung als Pflicht

Arbeitgeber in der Schweiz müssen ihren Mitarbeitenden monatlich eine schriftliche oder elektronische Lohnabrechnung zustellen (Art. 323b OR). Eine Ausnahme besteht nicht, auch wenn in der Praxis oft nur bei Änderungen abgerechnet wird.

Die Abrechnung zeigt pro Lohnperiode, wie sich der Bruttolohn zusammensetzt, welche Beiträge abgezogen werden und welcher Betrag zur Auszahlung gelangt. Sie erlaubt, Ansprüche bei Austritt, Abwesenheiten oder Sonderzahlungen nachzuvollziehen, und zu prüfen, ob Zulagen und Boni vollständig deklariert und Ferienguthaben korrekt angespart sind.

Bestandteile: Vom Bruttolohn zum Nettolohn

Die Lohnabrechnung beginnt mit Angaben zu Person und Lohnperiode: Arbeitgeber, Arbeitnehmende, Abrechnungsmonat, Pensum und geleistete Stunden. Dann folgt der Bruttolohn der Periode, einschliesslich Zulagen für Nacht-, Schicht- oder Feiertagsarbeit und der in dieser Periode anfallenden Sonderzahlungen.

Gesetzliche und vertragliche Abzüge werden einzeln und nicht als Sammelbetrag ausgewiesen. Die Aufteilung zeigt, welcher Beitrag an welche Versicherung oder Behörde geht. Bruttolohn minus Summe der Abzüge ergibt den Nettolohn.

Der Auszahlungsbetrag muss mit dem Nettolohn nicht übereinstimmen. Vorschüsse, Rückzahlungen oder Korrekturen aus früheren Perioden verändern den effektiv überwiesenen Betrag. Spesenentschädigungen werden separat ausgewiesen und sind kein Lohnbestandteil.

Am Jahresende fasst der Lohnausweis die über das Jahr bezogenen Löhne und die abgezogenen Beiträge zusammen. Er ist das Gegenstück zu den zwölf Monatsabrechnungen und dient unter anderem für die Steuererklärung.

Abzüge im Detail: AHV, ALV, BVG, UVG und Krankentaggeld

Auf einer Schweizer Lohnabrechnung können fünf Abzugsgruppen erscheinen: Beiträge an AHV, IV und EO, an die Arbeitslosenversicherung (ALV), an die Nichtbetriebsunfallversicherung (NBU), an die berufliche Vorsorge (BVG) und an eine Krankentaggeldversicherung. Hinzu kommt die Quellensteuer, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind: Die Arbeitgeberin berechnet sie, zieht sie direkt vom Lohn ab und liefert sie an die zuständige Steuerbehörde ab; deshalb erscheint sie als eigene Position.

Nach einer gängigen Übersicht machen diese Abzüge insgesamt 14 bis 20 Prozent des Bruttolohns aus. Sie sichern im Alter sowie bei Krankheit, Unfall und Tod ab; ausbezahlt wird der Nettolohn. Die Belastung im Einzelfall hängt vom Alter, von der Lohnhöhe und von der gewählten Versicherungslösung ab.

Von 2000 Franken Bruttolohn bleiben in einem dargestellten Fall 1836.45 Franken übrig.

Die Beiträge an die Sozialversicherungen fallen ab dem 1. Januar des Jahres an, in dem eine Person 18 Jahre alt wird. In die berufliche Vorsorge wird ab dem 1. Januar des Jahres eingezahlt, in dem sie 25 Jahre alt wird.

Die Arbeitgeberin trägt neben den Abzügen auf dem Lohn eigene, gleich hohe Anteile an AHV/IV/EO und ALV sowie die Prämienanteile, die sie vertraglich oder gesetzlich übernimmt. Diese Arbeitgeberanteile erscheinen nicht als Abzug auf der Lohnabrechnung, erhöhen aber die Lohnkosten.

Bei der obligatorischen Unfallversicherung ist der versicherte Verdienst auf 148'200 Franken pro Jahr begrenzt, was einem Tagesansatz von 406 Franken entspricht.

Fristen: Fälligkeit und Abrechnungsperiode

Gemäss Art. 323 Abs. 1 OR muss der Arbeitgeber den Lohn grundsätzlich am Monatsende bezahlen; fällig ist er am letzten Tag des Monats. Vertraglich sind kürzere Abrechnungstermine möglich, längere nicht. Eine Verlängerung der Abrechnungsperiode ist nur durch Gesamtarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag zulässig; die einmonatige Frist des Gesetzes ist eine Maximalfrist.

Der Spielraum nach unten ist real: Im Einzelarbeitsvertrag oder durch Übung lassen sich frühere Zahlungstermine festlegen; nach oben ist er eng. Das Arbeitsgericht Zürich entschied 2001, dass eine Abmachung, wonach der Lohn erst nach Eingang von Kundenzahlungen bezahlt wird, von Anfang an unzulässig ist.

Für Provisionen und Beteiligungen gelten eigene Regeln. Provisionszahlungen unterstehen grundsätzlich ebenfalls einer höchstens einmonatigen Zahlungsfrist auf Monatsende (Art. 323 Abs. 2 OR).

Betrifft ein Geschäft eine Durchführung von mehr als einem halben Jahr – etwa die Lieferung einer Grossanlage –, kann schriftlich eine spätere Fälligkeit ohne obere Begrenzung vereinbart werden.

Wird ein Anteil am Geschäftsergebnis im Sinne von Art. 322a OR ausgerichtet, muss die Fälligkeit spätestens sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres festgelegt werden (Art. 323 Abs. 3 OR).

Von der Fälligkeit des Lohns zu unterscheiden ist die Zustellung der Abrechnung. Die monatliche Aushändigung in schriftlicher oder elektronischer Form ist eine eigenständige Pflicht nach Art. 323b OR und gilt auch dann, wenn sich am Lohn nichts geändert hat.

Sonderfälle: Boni, Ferien und Abwesenheiten

Sonderzahlungen wie Boni müssen korrekt deklariert und mit Sozialversicherungsbeiträgen belastet werden. Direkte Überweisungen an die Vorsorgeeinrichtung unter Umgehung der Sozialabgaben sind unzulässig; werden Boni nicht oder nur teilweise abgerechnet, entstehen für die Arbeitgeberin rechtliche Risiken.

Bei regulären Stundenlöhnern dürfen Ferien nicht laufend ausbezahlt werden; sie müssen auf einem Konto angespart werden. Die Ferienauszahlung im laufenden Lohn ist kein zulässiger Ersatz für den Ferienbezug.

Während einer Abwesenheit stammt die Vergütung aus zwei Quellen, die auf der Lohnabrechnung zwingend in zwei getrennten Zeilen erscheinen, weil sie nicht denselben Regeln folgen: Lohnfortzahlung des Arbeitgebers (Art. 324a bzw. 324b OR) und Taggeld der Versicherung.

Beim Unfall zahlt der Arbeitgeber den Unfalltag und zwei Wartetage; ab dem 3. Tag richtet die obligatorische Unfallversicherung ein Taggeld von 80 Prozent aus. Der versicherte Verdienst ist auf 148'200 Franken pro Jahr (406 Franken pro Tag) begrenzt; das ergibt ein Taggeld von höchstens rund 324.80 Franken pro Tag.

Bei Krankheit zahlt der Arbeitgeber während der Wartefrist, danach leistet die kollektive Krankentaggeldversicherung. In der Praxis sieht sie oft 80 Prozent des Lohns und Leistungen bis 720 oder 730 Tage vor.

Für Erwerbsersatz nach EO gelten eigene Höchstbeträge. Mutterschaft wird mit 80 Prozent des Lohns, maximal 220 Franken pro Tag, während 14 Wochen (98 Tage) entschädigt.

Vaterschaft oder der andere Elternteil: 80 Prozent, maximal 220 Franken pro Tag, während zwei Wochen (14 Taggelder) innert sechs Monaten. Auch diese Leistungen sind auf der Abrechnung von der Lohnfortzahlung getrennt zu halten.

Austritt und Alter: Was sich auf der Abrechnung ändert

Beim Austritt sind spezifische Nachdeckungsfristen einzuhalten; die Freizügigkeitsmeldung bei der Pensionskasse ist zwingend. Beides wirkt sich auf die letzte Lohnabrechnung aus: Der Austritt muss der Vorsorgeeinrichtung gemeldet werden, und Versicherungsdeckungen wirken für eine begrenzte Zeit nach.

Im Rentenalter ändert sich die Struktur der Abzüge: BVG und ALV entfallen, nicht jedoch AHV/IV/EO und die Unfallversicherung. Diese Beiträge werden weiterhin abgezogen und müssen auf der Abrechnung weiterhin ausgewiesen werden.

Prüfpunkte für Arbeitgeber und Arbeitnehmende

Wird die Lohnabrechnung in jeder Lohnperiode zugestellt und nicht nur bei Veränderungen (Art. 323b OR)? Sind Boni und andere Sonderzahlungen vollständig im Bruttolohn deklariert und mit Sozialversicherungsbeiträgen belastet, statt direkt an die Vorsorge überwiesen zu werden?

Werden Ferienguthaben bei regulären Stundenlöhnern angespart und nicht laufend ausbezahlt? Entspricht der Zahlungstermin dem Monatsende nach Art. 323 Abs. 1 OR?

Stützt sich eine längere Abrechnungsperiode tatsächlich auf einen Gesamt- oder Normalarbeitsvertrag? Gelten bei Provisionen und Ergebnisbeteiligungen die dafür geltenden Sonderregeln?

Erscheinen bei Abwesenheiten die Lohnfortzahlung des Arbeitgebers und das Taggeld der Versicherung als getrennte Positionen? Sind bei Austritten die Nachdeckungsfristen eingehalten und ist die Meldung an die Pensionskasse ausgelöst?

Fehlen bei Arbeitnehmenden im Rentenalter BVG und ALV auf der Abrechnung, während AHV/IV/EO und Unfallversicherung weiterhin abgezogen werden?